Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung

Malteser in Deutschland; Vechta; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Mobiles Arbeiten

Firmenfitness

Job-Bike

Jahressonderzahlung

Job summary

Malteser in Deutschland am Standort Vechta sucht eine Assistenz (m/w/d) der Diözesan- und Bezirksgeschäftsführung in Teil- oder Vollzeit (ab 30 Std./Woche). Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung, Fachstellen und Führungskräften zusammen und sorgen für verlässliche organisatorische Abläufe.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminmanagement, Sitzungs- und Gremienorganisation, Informationsaufbereitung sowie bereichsübergreifende Koordination.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung.
• Berufserfahrung in Assistenz, Verwaltung oder Koordination.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick.
• Strukturiertes, zuverlässiges und selbstständiges Arbeiten.
• Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Serviceorientierte Kommunikation.
• Positive Grundeinstellung zu christlichen Werten der Malteser.

Responsibilities

• Organisation & Terminmanagement: Termine koordinieren, Tagesgeschäft unterstützen und Abläufe strukturieren.
• Gremien- und Sitzungsmanagement: Sitzungen vorbereiten, Ergebnisse dokumentieren, Maßnahmen verfolgen.
• Informationsaufbereitung: Informationen bündeln und Präsentationen, Berichte, Vorlagen erstellen.
• Koordination & Abstimmung: bereichsübergreifende Abstimmungen organisieren und mit Fachstellen zusammenarbeiten.
• Kommunikation & Schnittstellenfunktion: Anlaufstelle für interne/externe Anfragen und Informationsfluss.
• Projekte & Veranstaltungen: organisatorische Projekte, Tagungen und Veranstaltungen begleiten.

Job description

Hinter einer gut funktionierenden Organisation stehen Menschen, die Verbindungen schaffen, Informationen zusammenführen und dafür sorgen, dass wichtige Themen nicht aus dem Blick geraten.

Für diese Aufgabe suchen wir zum 01.01.2027 für unseren Standort Vechta eine Assistenz (m/w/d) der Diözesan- und Bezirksgeschäftsführung in Teil- oder Vollzeit (ab 30 Std./ Wo.).

Dabei arbeitest Du eng mit der Geschäftsführung, Fachstellen und Führungskräften zusammen und trägst dazu bei, dass Zusammenarbeit im Alltag verlässlich gelingt.

Aufgaben

• Organisation & Terminmanagement
  Du koordinierst Termine und Fristen, unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und sorgst für strukturierte organisatorische Abläufe.
• Gremien- und Sitzungsmanagement
  Du bereitest Besprechungen und Sitzungen vor und nach, dokumentierst Ergebnisse und behältst vereinbarte Maßnahmen im Blick.
• Informationsaufbereitung
  Du bündelst Informationen aus unterschiedlichen Bereichen und unterstützt bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen.
• Koordination & Abstimmung
  Du organisierst bereichsübergreifende Abstimmungen und arbeitest eng mit Fachstellen, Führungskräften sowie weiteren Ansprechpersonen innerhalb von Bezirk und Diözese zusammen.
• Kommunikation & Schnittstellenfunktion
  Du bist Anlaufstelle für interne und externe Anfragen an die Geschäftsführung und unterstützt einen verlässlichen Informationsfluss.
• Projekte & Veranstaltungen
  Du begleitest organisatorische Projekte, Tagungen, Veranstaltungen und weitere Maßnahmen innerhalb unserer Organisation.

Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder vergleichbare Ausbildung
• Du bringst Berufserfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion mit
• Du verfügst über sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 und nutzt digitale Anwendungen sicher und routiniert
• Du überzeugst durch ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und selbstständig
• Du zeichnest Dich durch Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein aus
• Du kommunizierst klar, serviceorientiert und auf Augenhöhe mit unterschiedlichen Ansprechpersonen
• Du hast eine positive Grundeinstellung zu den christlichen Werten der Malteser

Wir bieten

Vergütung und Zusatzleistungen

• Eine unbefristete Beschäftigung mit leistungsgerechter tariflicher Vergütung nach AVR-Caritas mit regelmäßigen Tariferhöhungen
• Jahressonderzahlung
• Zusätzliche arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge über die RZVK
• Fortlaufender Krankengeldzuschuss

Modernes Gesundheitsmanagement und Flexibilität

• 30 Tage Urlaub im Jahr (bei einer 5-Tage-Woche)
• Heiligabend und Silvester frei
• Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich
• Möglichkeit der Teilnahme am Firmenfitnessprogramm
• Nutzung unseres Job-Bike-Angebots
• Pflege-Hotline für eine fachkundige und kostenlose Beratung unserer Mitarbeitenden

Weiterbildungsmöglichkeiten

• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, auch über unsere Malteser-Akademie und spezielle E-Learning Einheiten

Mitarbeiterrabatte

• Rabatte und Gutscheine über unser Vorteilsportal für Mitarbeitende
• Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket

Umfangreiches Onboarding und ein tolles Team

• Eine gezielte und umfangreiche Einarbeitung in Deine Aufgaben und Themengebiete
• Ein freundliches und aufgeschlossenes Team, welches Dir mit Rat und Tat zur Seite steht

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.