Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Facility Management

Studierendenwerk Heidelberg AöR; Heidelberg; Vor Ort; EUR 80.000 - 100.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein öffentlich-rechtliches Dienstleistungsunternehmen in Heidelberg sucht eine Assistenz der Abteilungsleitung Facility Management. Verantwortlichkeiten umfassen Office-Management, Unterstützung der Abteilungsleitung und Kommunikation mit Stakeholdern. Vorteile sind ein krisensicherer Arbeitsplatz, 30 Tage Urlaub und weitere Benefits. Bewerbungen sind vom 01.09.2025 bis 30.09.2025 willkommen.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Vergütung nach Tarifvertrag

Betriebliche Altersversorgung (VBL)

Vergünstigungen in Mensen und Cafés

Planbare Arbeitszeit

Partnerschaftliche Unternehmenskultur

Qualifikationen

• Einschlägige Erfahrung in einer Assistenzfunktion.
• Proaktives und selbstständiges Handeln ist erforderlich.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit, vorzugsweise auch in Englisch.

Aufgaben

• Unterstützung der Abteilungsleitung Facility Management.
• Office-Management, einschließlich Termin- und Reisemanagement.
• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder.

Kenntnisse

Berufserfahrung in Assistenz- oder Sekretariatsfunktion

Strukturierte Denk- und Arbeitsweise

Selbstbewusste Persönlichkeit

Organisationstalent

Kommunikationskompetenz

MS Office Anwenderkenntnisse

Jobbeschreibung

Sie suchen nicht nur einen Job, sondern eine herausfordernde Aufgabe, die sinnvoll ist? Sie arbeiten gerne inmitten eines lebendigen Unicampus? Dann sollten wir uns kennenlernen!

Wir bieten als öffentlich-rechtliches Dienstleistungsunternehmen mit rund 570 Beschäftigten professionellen Service und kompetente Beratung rund um das Studium. Ob bei der Wohnungssuche, der Studienfinanzierung, der Verpflegung, dem Studieren mit Kind oder der Psychosozialen Beratung – wir tragen an unseren verschiedenen Standorten in der Hochschulregion Heidelberg/Heilbronn dafür Sorge, dass rund 49.000 Studierende optimal beraten und betreut werden. Als moderner Arbeitgeber handeln wir erfolgsorientiert und verantwortungsvoll.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir am Standort Heidelberg in Vollzeit oder Teilzeit eine/n

Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung
Facility Management

Ihre Aufgaben

• Tatkräftige Unterstützung der Abteilungsleitung Facility Management bei den operativen, konzeptionellen sowie strategischen Aufgaben
• Office-Management von A bis Z, d. h. Termin-/Reisemanagement, Protokollierung von Meetings, Bearbeitung des postalischen und elektronischen Schriftverkehrs, Rechnungsprüfung etc.
• Zentrale Anlaufstelle der Abteilung für interne und externe Stakeholder
• Eigenständiges Erarbeiten von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Statistiken
• Unterstützung bei Personalorganisation und -betreuung, z. B. Erstellung von Einarbeitungsplänen, Vorauswahl von Bewerbungen
• Mitarbeit, Koordination, Dokumentation und Überwachung von Abteilungsprojekten

Ihr Profil

• Einschlägige und mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion
• Strukturierte Denk- und Arbeitsweise sowie proaktives, selbstständiges Handeln
• Selbstbewusste Persönlichkeit, die sich durch Loyalität, offene Kommunikation, Teamgeist, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen auszeichnet
• Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Bälle zeitgleich in der Luft zu halten
• Ausgeprägte Kommunikationskompetenz, idealerweise auch in englischer Sprache
• Professionelle Anwenderkenntnisse in Büro-IT (MS Office) und Erfahrung im Umgang mit Zeitwirtschaftssystemen

Was wir Ihnen bieten

• Krisensicherer Arbeitsplatz mit 30 Tagen Urlaub und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
• Vergütung nach dem Tarifvertrag 9a (TV-L), inkl. Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersversorgung (VBL)
• Zahlreiche Benefits (wie z.B. günstige Versicherungstarife, Vergünstigungen in unseren Mensen und Cafés, vergünstigtes Job-Deutschlandticket, Firmenkleidung u.v.m.)
• Planbare Arbeitszeit
• Partnerschaftliche Unternehmenskultur, flache Hierarchien, familienbewusste Personalpolitik

Möchten auch Sie Teil unseres starken Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung vom 01.09.2025 bis 30.09.2025 bevorzugt über unser Online-Formular. Ihre Fragen beantwortet gerne Frau Nadolski (06221-54 3644) und Frau Straßer (06221-54 3579).

Wir setzen uns für Vielfalt und Chancengleichheit ein. Bewerbungen von Frauen sind besonders erwünscht. Schwerbehinderte Menschen werden bei Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Veröffentlichung am: 01.09.2025

Studierendenwerk Heidelberg AöR
Personalabteilung, Marstallhof 1, 69117 Heidelberg
www.stw.uni-heidelberg.de/de/karriere