Assistenz (m/w/d)

Erzbistum Hamburg; Hamburg; Vor Ort; EUR 30.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine etablierte religiöse Einrichtung sucht eine engagierte Assistenz für die portugiesische Mission in Hamburg. In dieser spannenden Vollzeitstelle übernehmen Sie vielfältige Aufgaben in der Büroorganisation, von der Bearbeitung des Schriftverkehrs bis zur Koordination von Veranstaltungen. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Gemeindemitglieder und Besucher und tragen aktiv zur Gestaltung einer lebendigen Gemeinschaft bei. Mit flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten und einem unterstützenden Team bietet diese Position die Chance, in einem bedeutenden Umfeld zu arbeiten und sich persönlich weiterzuentwickeln.

Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

30 Tage Jahresurlaub

Freie Tage am 24. und 31. Dezember

Zuschuss zum Deutschlandticket

Flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitmodell

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Supervisionen

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Erfahrungen in der Büroorganisation oder Verwaltung.

Aufgaben

• Bearbeitung des Schriftverkehrs und Pflege von Daten in Kirchenbüchern.
• Organisation von Gottesdiensten und Gemeindeveranstaltungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Büroorganisation

Portugiesisch (muttersprachliches Niveau)

Deutsch (mindestens B1-Niveau)

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Jobbeschreibung

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine

Assistenz (m/w/d)

in der portugiesischen Mission und für die Delegatur der portugiesischen Seelsorge. Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit (39 Std.) zu besetzen. Die Besetzung nur eines Stellenanteils (19,5 Std.) ist auch möglich. Der halbe Stellenanteil (19,5 Std.) der Delegatur ist zunächst auf 5 Jahre befristet.

Katholisch im Norden: Im Erzbistum Hamburg, dem jüngsten und nördlichsten Bistum, wird Gemeinschaft und ökumenische Verbundenheit gelebt. Bei uns gestalten 2.000 Hauptamtliche und viele Ehrenamtliche eine zeitgerechte und zukunftsreiche Kirche im Norden.

Ihre neue Stelle hat zwei Aufgabenbereiche:

Ihre Aufgaben als Büroangestellte in der portugiesischen Mission

• Sie bearbeiten den Schriftverkehr (E-Mails, Briefe, Urkunden), pflegen Daten in Kirchenbüchern und Mitgliederlisten und führen die Kasse sowie die Vorbereitung von Rechnungen für die Buchhaltung durch.
• Sie sind die Anlaufstelle für Gemeindemitglieder, Ehrenamtliche und Besucher, übernehmen den Telefondienst und beantworten Anfragen zu kirchlichen Angelegenheiten.
• Sie organisieren Räumlichkeiten und verwalten Termine für Gottesdienste, Taufen, Trauungen, Katechesen und weitere Gemeindeveranstaltungen.
• Sie begleiten die Vorbereitung und Durchführung von Sakramentenspendungen (z. B. Taufe, Erstkommunion, Firmung) und unterstützen die Katechetinnen bei Festgottesdiensten und Katechesekursen.
• Sie wirken aktiv bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen wie dem Fátima-Tag, dem Brasilien- und Guinea-Bissau-Tag sowie Weihnachtsbasaren mit und koordinieren die Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen.

Büroangestellte in der Delegatur der portugiesischen Seelsorge

• Sie übernehmen die allgemeine Büroorganisation, den Schriftverkehr sowie die Verwaltung von Akten und Kirchenbüchern.
• Sie sind Ansprechperson für Besucher, Priester und Bischofskonferenzen und koordinieren Termine, Sitzungen und Veranstaltungen.
• Sie führen die Kasse, erstellen Monatsabschlüsse, verwalten das Budget und übernehmen die Abrechnung mit der deutschen Bischofskonferenz.
• Sie kümmern sich um Materialbestellungen, verwalten Schlüssel für Ehrenamtliche und koordinieren die Raumnutzung.
• Sie sorgen für die ordnungsgemäße Ablage, Archivierung und Dokumentation gemäß den kirchlichen Vorgaben.

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie beherrschen die portugiesischen Sprache (muttersprachliches Niveau) und deutsche Sprache (mindestens B1-Niveau).
• Sie verfügen über erste Erfahrungen in der Büroorganisation oder Verwaltung.
• Sie haben ein ausgeprägtes Organisationstalent und eine eigenständige, strukturierte Arbeitsweise sowie eine rasche Auffassungsgabe, sowie Kenntnisse im Umgang mit MS Office.
• Wir begrüßen die Mitgliedschaft in einer christlichen Kirche (ACK) und die Identifikation mit den Aufgaben, Werten und Grundsätzen der katholischen Kirche.

Warum Sie bei uns gut aufgehoben sind

• Mittendrin: Arbeiten Sie im Zentrum von Hamburg St. Georg - direkt am Mariendom.
• Gut versorgt: Wir vergüten nach der Dienstvertragsordnung des Erzbistums Hamburg, in Anlehnung an den TvöD, Entgeltgruppe 5 und bieten Ihnen eine betriebliche Altersvorsorge durch die Kirchliche Zusatzversorgungskasse sowie zwei gebundene Jahressonderzahlungen.
• Gut leben und arbeiten: Wir bieten flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitmodell, 30 Tage Jahresurlaub sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember und die Möglichkeit, 5 Tage im Jahr vielfältige Exerzitien-Angebote wahrzunehmen.
• Einfach unterwegs: Sie erhalten einen Zuschuss zum Deutschlandticket.
• Neues lernen: Nutzen Sie breite Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Supervisionen.

Wir freuen uns darauf, Sie kennen zu lernen! Bitte bewerben Sie sich mit Ihren Bewerbungsunterlagen und Ihren Gehaltsvorstellungen über unser Bewerberportal. Bei Fragen stehen wir Ihnen unter folgenden Kontaktdaten zur Verfügung: Bewerbermanagement - Frau Andrea Sredojevic, bewerbungen[AT]erzbistum-hamburg.de, Tel. [phone].

Bewerbungen von schwerbehinderten Personen sind ausdrücklich erwünscht.

Karrierestufe

• Berufseinstieg

Beschäftigungsverhältnis

• Vollzeit

Tätigkeitsbereich

• Verwaltung

Branchen

• Religiöse Einrichtungen