Assistenz im Vorzimmer des Personalrats (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit

Stadt Hildesheim; Niedersachsen; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Firmenfitness im Hansefit-Verbund

Jobticket

Homeoffice flexibel

Fortbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersversorgung

Jahressonderzahlung

Job summary

Stadt Hildesheim sucht eine engagierte Assistenz im Vorzimmer des Personalrats. Die Stelle ist der Personalrats-Gremiumsorganisation zugeordnet und bietet abwechslungsreiche Aufgaben in Verwaltung, Organisation und Schreiben.

Sie arbeiten eigenständig, bringen Teamfähigkeit, Verschwiegenheit und Kommunikationsstärke mit und arbeiten idealerweise hybrid, mit Homeoffice-Möglichkeit sowie flexiblen Arbeitszeitmodellen.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Verwaltungs- oder Bürotätigkeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Wahrnehmung von Vorzimmeraufgaben wie Posteingang/-ausgang, Terminkoordination und Protokollführung.
• Organisation von Dienstreisen, Beschaffung von Büromaterial und Literatur.
• Verwaltung von Akten, Bestandsverzeichnissen und HH-sachbearbeitung.

Skills

MS-Office Kenntnisse

Teamfähigkeit

Vertraulichkeit & Diskretion

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

2 Jahre Berufserfahrung in Verwaltungs- oder Bürotätigkeiten

Tools

Dokumentenmanagementsystem

Office-Software (MS Office)

Job description

Assistenz im Vorzimmer des Personalrats (m/w/d)
- Entgeltgruppe 6 TVöD -

Bei der Stadt Hildesheim ist im Personalrat zum 01.02.2027 die Stelle

in Vollzeit zu besetzen. Die Stelle ist teilzeitgeeignet. Wir kommen gerne mit Ihnen über praktikable Arbeitszeitmodelle ins Gespräch.

Unsere Mitarbeitenden erbringen für die Menschen in unserer Stadt sowie die ansässigen Unternehmen wichtige Dienstleistungen des öffentlichen Lebens. Die Stadt Hildesheim zählt zu den größten öffentlichen Arbeitgebern in der Region und bietet ein breites Aufgabenspektrum, wie Wirtschaft und Kultur, Stadtplanung und Stadtentwicklung, Soziales und Jugend, öffentliche Sicherheit und Ordnung.

Die ausgeschriebene Stelle ist dem Personalrat zugeordnet. Der Personalrat ist die gewählte Interessenvertretung der Stadt Hildesheim.

Das Büro des Personalrats ist die zentrale organisatorische und administrative Anlaufstelle für die vielfältigen Aufgaben des Gremiums.

Für diese abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen mitbringt.

Diese Aufgaben erwarten Sie bei uns:

• Wahrnehmung von Vorzimmeraufgaben (Posteingang und -ausgang, einschließlich elektronischer Postfächer, eigenständige Terminkoordination und Terminüberwachung, Aktenführung inkl. Ablage und Wiedervorlagen, Erledigen von Schreibarbeiten einschließlich Erstellen von Tabellen und Listen, Eigenständige Organisation und Begleitung von Besprechungen, Tagungen, Arbeitskreisen u.a. durch Terminkoordination, Raum, Technik, Protokollführung, Präsentationen usw., Bearbeitung der Krankmeldungen und Wahrnehmung der Vorzimmerfunktion in der elektronischen Zeiterfassung)
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Beschaffung von Büromaterial und Fachliteratur
• Führung von Bestandsverzeichnissen, Aktenverwaltung, Schadensmeldungen
• Haushaltssachbearbeitung (Kontoüberwachung, Umgang mit den Programmen H&H und Board, Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, Anweisung von Rechnungen)

Für weitere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Frau Heldt unter der Telefonnummer 05121-301-1804 gerne zur Verfügung.

Ihr fachliches Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Verwaltungs- oder Bürotätigkeiten

Das bringen Sie persönlich mit:

• vertiefte Kenntnisse im Umgang mit den MS-Office-Produkten
• Erfahrungen in der Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem sind wünschenswert
• ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Verschwiegenheit, insbesondere im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Personalangelegenheiten
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Sorgfalt
• engagierte, selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• verbindliches, freundliches und sicheres Auftreten
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Sicherheit beim Verfassen und Gestalten von Schriftstücken

Wir bieten Ihnen:

• Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, wie z.b. Firmenfitness im Hansefitverbund sowie Fahrrad-Leasing
• Möglichkeit der Nutzung eines Jobtickets für einen nachhaltigen Arbeitsweg sowie in der Freizeit
• flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Homeoffice für einen optimalen Ausgleich von Job, Familie und Freizeit
• umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten zur gezielten Weiterentwicklung der eigenen Fach- und Personalkompetenz
• interessante und abwechslungsreiche Aufgaben sowie vielfältige Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten
• betriebliche Altersversorgung und leistungsorientierte Bezahlung für Tarifbeschäftigte sowie eine Jahressonderzahlung

Die Stadt Hildesheim strebt an, dass sich die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Verwaltung abbildet. Wir erkennen damit Vielfalt als Teil unserer Unternehmenskultur an. Unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung und Identität, Geschlecht oder Behinderung heißen wir alle Personen, die sich für eine Tätigkeit bei uns interessieren und uns voranbringen möchten, herzlich willkommen. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein.

Im Hinblick auf die Ziele des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) wird angestrebt, in allen Bereichen und Positionen Unterrepräsentanzen abzubauen. Daher sind Bewerbungen von Männern mit den vorstehend genannten Qualifikationen besonders erwünscht.

Schwerbehinderte Menschen sowie ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen besonders berücksichtigt. Dies setzt voraus, dass Sie eine bestehende Schwerbehinderung oder Gleichstellung in Ihrer Bewerbung angeben und einen entsprechenden Nachweis beifügen.

Haben Sie Interesse und möchten Teil unseres Teams werden?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Für Auskünfte zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Runneim Bereich Personal unter der Telefonnummer 05121-301-1217 zur Verfügung.