Assistenz im Vorzimmer des Personalrats (m/w/d)

Stadt Hildesheim; Hildesheim; Hybrid; EUR 34,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket

Homeoffice möglich

Fortbildungsmöglichkeiten

betriebliche Altersversorgung

Jahressonderzahlung

Job summary

Stadt Hildesheim sucht eine Assistenz im Vorzimmer des Personalrats (m/w/d) in Vollzeit, teilzeitgeeignet. Die Stelle gehört zum TVöD und bietet flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Homeoffice.

Wichtige Aufgaben umfassen Postbearbeitung, Terminkoordination, Aktenführung, Protokolle, Raum- und Technikorganisation sowie die Vorzimmerbegleitung von Meetings. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mindestens 2 Jahre Verwaltungs- oder

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Büromanagementkaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikation
• mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Verwaltungs- oder Bürotätigkeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; sichere Ausdrucksfähigkeit

Responsibilities

• Wahrnehmen von Vorzimmeraufgaben (Posteingang/-ausgang, eigenständige Terminkoordination, Aktenführung, Erledigungen,Protokolle, Präsentationen)
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Beschaffung von Büromaterial und Fachliteratur
• Führen von Bestandsverzeichnissen, Aktenverwaltung, Schadensmeldungen
• Haushaltssachbearbeitung (Kontoüberwachung, Umgang mit Programmen H&H und Board)

Skills

MS-Office

Teamfähigkeit

Organisation

Kommunikation

Zuverlässigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung Büromanagement

Tools

Dokumentenmanagementsystem

Job description

Assistenz im Vorzimmer des Personalrats (m/w/d)

Bei der Stadt Hildesheim ist im Personalrat zum 01.02.2027 die Stelle Assistenz im Vorzimmer des Personalrats (m/w/d) Entgeltgruppe 6 TVöD – in Vollzeit zu besetzen. Die Stelle ist teilzeitgeeignet. Wir kommen gerne mit Ihnen über praktikable Arbeitszeitmodelle ins Gespräch.

Unsere Mitarbeitenden erbringen für die Menschen in unserer Stadt sowie die ansässigen Unternehmen wichtige Dienstleistungen des öffentlichen Lebens. Die Stadt Hildesheim zählt zu den größten öffentlichen Arbeitgebern in der Region und bietet ein breites Aufgabenspektrum, wie Wirtschaft und Kultur, Stadtplanung und Stadtentwicklung, Soziales und Jugend, öffentliche Sicherheit und Ordnung.

Die ausgeschriebene Stelle ist dem Personalrat zugeordnet. Der Personalrat ist die gewählte Interessenvertretung der Stadt Hildesheim.

Das Büro des Personalrats ist die zentrale organisatorische und administrative Anlaufstelle für die vielfältigen Aufgaben des Gremiums.

Für diese abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen mitbringt.

Diese Aufgaben erwarten Sie bei uns:

• Wahrnehmung von Vorzimmeraufgaben (Posteingang und -ausgang, einschließlich elektronischer Postfächer, eigenständige Terminkoordination und Terminüberwachung, Aktenführung inkl. Ablage und Wiedervorlagen, Erledigen von Schreibarbeiten einschließlich Erstellen von Tabellen und Listen, Eigenständige Organisation und Begleitung von Besprechungen, Tagungen, Arbeitskreisen u.a. durch Terminkoordination, Raum, Technik, Protokollführung, Präsentationen usw., Bearbeitung der Krankmeldungen und Wahrnehmung der Vorzimmerfunktion in der elektronischen Zeiterfassung)
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Beschaffung von Büromaterial und Fachliteratur
• Führung von Bestandsverzeichnissen, Aktenverwaltung, Schadensmeldungen
• Haushaltssachbearbeitung (Kontoüberwachung, Umgang mit den Programmen H&H und Board, Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, Anweisung von Rechnungen)

Ihr fachliches Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Verwaltungs- oder Bürotätigkeiten

Das bringen Sie persönlich mit:

• vertiefte Kenntnisse im Umgang mit den MS-Office-Produkten
• Erfahrungen in der Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem sind wünschenswert
• ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Verschwiegenheit, insbesondere im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Personalangelegenheiten
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und ein hohes Maß an Sorgfalt
• engagierte, selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• verbindliches, freundliches und sicheres Auftreten
• Teamfähigkeit und Flexibilität
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Sicherheit beim Verfassen und Gestalten von Schriftstücken

Wir bieten Ihnen:

• Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, wie z.B. Firmenfitness im Hansefitverbund sowie Fahrrad-Leasing
• Möglichkeit der Nutzung eines Jobtickets für einen nachhaltigen Arbeitsweg sowie in der Freizeit
• flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Homeoffice für einen optimalen Ausgleich von Job, Familie und Freizeit
• umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten zur gezielten Weiterentwicklung der eigenen Fach- und Personalkompetenz
• interessante und abwechslungsreiche Aufgaben sowie vielfältige Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten
• betriebliche Altersversorgung und leistungsorientierte Bezahlung für Tarifbeschäftigte sowie eine Jahressonderzahlung

Die Stadt Hildesheim strebt an, dass sich die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Verwaltung abbildet. Wir erkennen damit Vielfalt als Teil unserer Unternehmenskultur an. Unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung und Identität, Geschlecht oder Behinderung heißen wir alle Personen, die sich für eine Tätigkeit bei uns interessieren und uns voranbringen möchten, herzlich willkommen. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein.

Im Hinblick auf die Ziele des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) wird angestrebt, in allen Bereichen und Positionen Unterrepräsentanzen abzubauen. Daher sind Bewerbungen von Männern mit den vorstehend genannten Qualifikationen besonders erwünscht.

Schwerbehinderte Menschen sowie ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen besonders berücksichtigt. Dies setzt voraus, dass Sie eine bestehende Schwerbehinderung oder Gleichstellung in Ihrer Bewerbung angeben und einen entsprechenden Nachweis beifügen.

Für weitere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Frau Heldt unter der Telefonnummer 05121-301-1804 gerne zur Verfügung.

Für Auskünfte zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Runne im Bereich Personal unter der Telefonnummer 05121-301-1217 zur Verfügung.