Assistenz Hauptabteilungsleitung (m/w/d)

Hays; Penzberg; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein renommiertes Unternehmen in der Pharmaindustrie sucht eine engagierte Assistenzkraft. In dieser Rolle übernehmen Sie Aufgaben im Bestellwesen, Meeting-Management und Travel Management. Mit einer kaufmännischen Ausbildung und fundierter Erfahrung im Assistenzbereich sind Sie der ideale Kandidat. Profitieren Sie von einem jährlichen Urlaubsanspruch von 30 Tagen und abwechslungsreichen Aufgaben in einem innovativen Umfeld.

Leistungen

Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen

Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess

Abwechslungsreiche Tätigkeit

Anspruchsvolle Aufgaben in einer innovativen Branche

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann für Büromanagement.
• Fundierte Erfahrung im Assistenzbereich oder vergleichbarer kaufmännischer Tätigkeit.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise auf Niveau B1 oder höher.

Aufgaben

• Beachtung der regulatorischen Vorgaben und Bestellwesen.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings mit Stakeholdern.
• Planung und Organisation im Rahmen des Travel Managements.

Kenntnisse

EDV-Kenntnisse

Englischkenntnisse

Organisation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Aufgaben

1. Beachtung und Einhaltung der regulatorischen, betrieblichen sowie gesetzlichen Vorgaben (Organisationsanweisungen, SOPs, Arbeitssicherheit, Umweltschutz, Richtlinien etc.)
2. Übernahme des Bestellwesens von der Angebotseinholung bis hin zur Prüfung und Freigabe der Rechnung (auch bei komplexen Bestellungen)
3. Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern (Agenda, Dokumentation, Nachverfolgung von Action Items)
4. Eigenständige Übernahme von Planung, Organisation und Abrechnung im Rahmen des Travel Managements für die Führungskraft / das Team
5. Zeitnahes und eigenverantwortliches Erfassen aller Daten im Rahmen der Zeiterfassung / -abrechnung

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung
• Fundierte Erfahrung im Assistenzbereich oder vergleichbarer kaufmännischer Tätigkeit
• Kenntnisse in EDV und vertiefte, der Ausbildung entsprechende, arbeitsplatzspezifische Kenntnisse
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift, idealerweise auf Niveau B1 oder höher
• Fachspezifische Weiterbildungen, z. B. Fachwirt, Betriebswirt, Ausbildungsbeauftragte

Vorteile

• Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tagen
• Betreuung im gesamten Bewerbungsprozess
• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
• Anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einer zukunftsträchtigen und innovativen Branche
• Betreuung im laufenden Projekt durch unser Team

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