Assistenz für Vorstand und Geschäftsführer (m/w/d)

LEITWERK AG; Urloffen; On-site; EUR 52,000 - 78,000; Full time

Benefits offered by this job

Wohlfühlarbeitsplatz

Mobiles Arbeiten

Verantwortung & Weiterbildung

Du-Kultur

Professionelles Onboarding

Regelmäßige Events

Corporate Benefits

Job summary

LEITWERK AG sucht eine engagierte Assistenz für das Vorstandsbüro in Baden-Württemberg. Sie koordinieren Termine, Reisen und Korrespondenz, bereiten Meetings und Entscheidungsgrundlagen vor und unterstützen bei Beschaffung, Lieferantenmanagement sowie Rechnungsfreigaben.

Sie arbeiten bereichsübergreifend, erstellen Recherchen und Management-Unterlagen, nutzen KI-Tools zur Optimierung von Dokumenten und Prozessen und unterstützen das Testcenter administrativ.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion oder vergleichbaren organisatorischen Position.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Interesse an KI- und High-Tech-Themen.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisationsstärke, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Vorstandsbüros, inklusive Terminmanagement, Reiseplanung und Korrespondenz für Vorstand und Geschäftsführung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen, Analysen und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, Lieferantenmanagement sowie Rechnungsfreigaben
• Übernahme bereichsübergreifender Projekte, Sonderaufgaben und kurzfristiger Anforderungen der Unternehmensleitung
• Erstellung von Recherchen, Auswertungen und Management-Unterlagen sowie Unterstützung im Key-Account-Umfeld
• Schnittstelle zwischen Unternehmensleitung, Fachbereichen und externen Ansprechpartnern
• Einsatz moderner KI-Tools zur Optimierung von Dokumenten, Präsentationen und Arbeitsabläufen
• Unterstützung unseres zertifizierten Testcenters im administrativen Bereich

Skills

Microsoft 365

KI- & High-Tech-Themen

Organisationsstärke

Eigeninitiative

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Job description

Du bist das High-Performance-Backoffice unserer Unternehmensleitung: Du hältst Vorstand und Geschäftsführer (m/w/d) den Rücken frei, behältst Termine, Fristen und offene Punkte im Blick und sorgst dafür, dass Dinge erledigt werden. Die Rolle ist abwechslungsreich, anspruchsvoll und selten planbar. Du arbeitest nicht nur Aufgaben ab, sondern denkst mit, erkennst Zusammenhänge und entwickelst eigene Lösungen. Reizt Dich genau diese Mischung aus Verantwortung, Dynamik und direkter Zusammenarbeit mit der Unternehmensleitung?

‚Dann komm als Persönlichkeit zum Q-FOX®!‘

Die LEITWERK AG ist eines der führenden Systemhäuser in der Region. Zu unseren Kernkompetenzen zählen Data Center, IT-Infrastrukturen, IT-Netzwerke, Applikationsbereitstellung, Cloud-Dienste und ganzheitliche Security-Lösungen. Mit knapp 200 Experten (m/w/d) sowie gut ausgebildeten Fachkräften (m/w/d) reagieren wir schnell und flexibel auf die Anforderungen unserer Kunden. Dank der BADEN CLOUD®, unserem eigenen Rechenzentrum, sind wir in der Lage, Lösungen mit höchster Sicherheit und Zuverlässigkeit zu realisieren. Die LEITWERK AG ist ein Unternehmen der Q-FOX® Gruppe.

Was Du tun wirst

• Organisation und Koordination des Vorstandsbüros, einschließlich Terminmanagement, Reiseplanung und Korrespondenz für Vorstand und Geschäftsführung
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen, Analysen und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen, Lieferantenmanagement sowie Rechnungsfreigaben
• Übernahme bereichsübergreifender Projekte, Sonderaufgaben und kurzfristiger Anforderungen der Unternehmensleitung
• Erstellung von Recherchen, Auswertungen und Management-Unterlagen sowie Unterstützung im Key-Account-Umfeld
• Schnittstelle zwischen Unternehmensleitung, Fachbereichen und externen Ansprechpartnern (m/w/d)
• Einsatz moderner KI-Tools zur Optimierung von Dokumenten, Präsentationen und Arbeitsabläufen
• Unterstützung unseres zertifizierten Testcenters im administrativen Bereich

Was wir uns von Dir wünschen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion oder vergleichbaren organisatorischen Position
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie Interesse an KI- und High-Tech-Themen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Organisationsstärke, Eigeninitiative und eine strukturierte Arbeitsweise
• Freude an anspruchsvollen Aufgaben, wechselnden Prioritäten und eigenverantwortlichem Arbeiten
• Diskretion, Loyalität und ein souveränes Auftreten

Was wir Dir bieten

• Wohlfühlarbeitsplatz: Für die Arbeit wirst Du von uns technisch bestens ausgestattet und kannst Dich vor Ort auf moderne Arbeitsplätze in großzügigen, hellen Büroräumen sowie auf kostenlose Getränke inkl. Kaffee und Softdrinks freuen
• Mobiles Arbeiten: In den meisten Fachbereichen ist mobiles Arbeiten an mehreren Tagen pro Woche möglich
• Verantwortung & Weiterbildung: Bei uns hast Du die Möglichkeit, vieles mitzugestalten, Dir eigene Ziele zu setzen und somit schnell Verantwortung zu übernehmen. Selbstverständlich bieten wir Dir dafür auch die nötigen Weiterbildungen an
• Wertschätzende Du-Kultur: Vom Praktikanten bis hin zum Vorstand – bei uns spricht sich jeder mit einem respektvollen „Du“ an
• Professionelles Onboarding: Die ersten beiden Tage erhältst Du alle Infos und Schulungen, die Du für deinen Start benötigst. Nutze zudem die Möglichkeit, erste Kontakte zu knüpfen, zum Beispiel während des gemeinsamen Mittagsbuffets
• Regelmäßige Events: Ob Oktoberfest an unserem Standort in Freiburg, Boule-Turnier auf unserer eigenen Boule-Bahn in Appenweier oder Minigolf als Teamevent – wir lieben es, gemeinsam zu feiern, und lassen Events nicht zu kurz kommen
• Corporate Benefits: Freue Dich auf attraktive Vergünstigungen über unser Partnerprogramm, mit denen Shopping noch mehr Spaß macht

Der Q-FOX® freut sich auf Deine Unterstützung!