Assistenz für die Abteilungsleitungen (w/m/d)

Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V.; Stuttgart; Vor Ort; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. (DLR) in Stuttgart sucht eine erfahrene Assistenz der Institutsleitung. Sie arbeiten an zentralen Büroprozessen, koordinieren Termine, Meetings und Reisen und erstellen Berichte und Präsentationen in Deutsch und Englisch.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Assistenz-Erfahrung und sichere MS-Office-Kenntnisse. Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum erwartet Sie im Umfeld eines führenden

Qualifikationen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse und einschlägige Berufserfahrung
• praktische Berufserfahrung in der Abwicklung von Büroprozessen und Assistenz
• sehr gute Kommunikationskompetenz in Deutsch und Englisch
• Beherrschung gängiger PC-Anwendungen (MS Office)
• Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement
• Kosten-Nutzen-Abwägungen im wirtschaftlichen Kontext

Aufgaben

• Du bearbeitest ein- und ausgehende Korrespondenz für die Abteilungsleitungen in deutsch und englisch
• Du organisierst Besprechungs-Termine inkl. Raumbuchung und Bewirtung
• Du organisierst, koordinierst und begleitest Meetings – Vorbereitung bis Nachbereitung
• Du erstellst Berichte, Präsentationen und Dokumente in deutscher und englischer Sprache
• Du planst Dienstreisen und begleitest diese
• Du vertretst die Assistenz der Institutsleitung

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Meetingkoordination

Kosten-Nutzen-Analyse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Kennziffer: 5151

Arbeitsort: Stuttgart

Eintrittsdatum: sofort

Karrierestufe: Berufserfahrene

Beschäftigungsgrad: Vollzeit, Teilzeit

Dauer der Beschäftigung: 2 Jahre

Vergütung: Die Vergütung erfolgt gemäß der jeweils geltenden Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (Bund).

Steige ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt e. V. (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer rund 12.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchtest du diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist dein Platz bei uns!

Am Institut für Verbrennungstechnik gestalten wir die Zukunft von Energie und Mobilität. Unsere 100 Mitarbeitenden aus verschiedenen Disziplinen optimieren technische Verbrennungsprozesse mit Hilfe von numerischen Modellen, modernen experimentellen Techniken und chemisch-kinetischen Methoden. Alternative, klimaneutrale und synthetische Brennstoffe (Brenn-, Kraft- und Treibstoffe) in flüssiger und gasförmiger Form sind ein zentrales Forschungsgebiet des Instituts.

Das erwartet dich:

• sinnstiftende Arbeit in einem Forschungsinstitut mit hoher gesellschaftlicher Relevanz
• abwechslungsreiche Tätigkeit voller Gestaltungsspielräume
• Zusammenarbeit mit internationalen Kolleginnen und Kollegen
• Mitwirkung am Aufbau einer nachhaltigen Energieversorgung für die Zukunft

Deine Aufgaben:

• Du bearbeitest ein- und ausgehende Korrespondenz für die Abteilungsleitungen in deutscher und englischer Sprache
• Du organisierst Besprechungs-Termine für die Abteilungsleitungen inkl. Raumbuchung und ggf. Bewirtung
• Du organisierst, koordinierst und begleitest Meetings und Arbeitssitzungen – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung
• Du erstellst und prüfst Berichte, Präsentationen und Dokumente in deutscher und englischer Sprache, führst Inhalte zusammen und sorgst für eine professionelle Darstellung
• Du planst, organisierst und bereitest Dienstreisen vor und nach
• Du vertrittst die Assistenz der Institutsleitung

Das bringst du mit:

• abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung oder alternativ gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• praktische, mehrjährige Berufserfahrung in der Abwicklung von Büroprozessen und in der Assistenz
• sehr gute Kommunikationskompetenz in der englischen und deutschen Sprache in Wort und Schrift
• Beherrschung gängiger PC-Anwendungen (MS Office) und Kommunikationsmittel
• Kenntnisse und Erfahrung im Veranstaltungsmanagement
• Fähigkeit und Erfahrung im Umgang mit Regelwerken und Gesetzen
• Grundverständnis für Wirtschaftlichkeit (Fähigkeit Kosten-Nutzen-Abwägungen vorzunehmen)

Das bieten wir dir

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen dir unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!