Assistenz Einkauf und Beschaffung (m/w/d)

Technische Universität Nürnberg; Nürnberg; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Technische Universität Nürnberg sucht eine Assistenz für Einkauf und Beschaffung (m/w/d). Wir bieten eine unbefristete Anstellung im öffentlichen Dienst mit attraktiver Vergütung und ausgezeichneten Sozialleistungen. Sie werden verantwortlich sein für die nationale Vergabe, Marktanalysen, das Einholen von Angeboten und die Betreuung der Mitarbeitenden in Beschaffungsfragen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, in einem dynamischen Team zur Weiterentwicklung digitaler Prozesse beizutragen.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten

Zugang zu Corporate Benefits

Qualifikationen

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Durchführung und Abwicklung von Beschaffungsvorhaben nach den gesetzlichen Vorgaben.
• Betreuung und Beratung der Mitarbeitenden zu Einkaufsthemen.
• Unterstützung beim Aufbau eines digitalen Beschaffungswesens.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

MS Office

Jobbeschreibung

- for english version, see below -

Die 2021 gegründete UTN ist eine innovative Universität mit Schwerpunkt auf Künstlicher Intelligenz, interdisziplinärer Forschung und moderner Lehre. Mit flachen Hierarchien, digitalen Technologien und einer offenen, integrativen Kultur bietet sie ein zukunftsorientiertes Arbeitsumfeld. Der nachhaltige Campus in Nürnberg wird das Zentrum eines neuen Stadtviertels und Heimat für rund 6.000 Studierende. Die Metropolregion Nürnberg überzeugt mit hoher Lebensqualität, guter Verkehrsanbindung und attraktiven Lebenshaltungskosten.

Assistenz Einkauf und Beschaffung (m/w/d)

Als Assistenz in Einkauf und Beschaffung übernimmst du spannende Aufgaben rund um die nationale Vergabe: du recherchierst Märkte, holst Angebote ein, erstellst Unterlagen, koordinierst Termine und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft – von der Bestellung in SAP bis zur Kommunikation. Außerdem bringst du dich in die Weiterentwicklung digitaler Beschaffungsprozesse ein und unterstützt das Team bzw. die Unit mit organisatorischem Überblick und administrativem Feingefühl.

Das alles erwartet dich an der UTN: eine moderne, offene Verwaltung, viel Gestaltungsspielraum und ein engagiertes Team, das gemeinsam mit dir Strukturen aufbaut, Prozesse neu denkt und echten Teamgeist lebt.

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich jetzt und werde Teil einer einzigartigen Reise im Team Procurement. Gemeinsam bauen wir die Universität der Zukunft – mit deinem Talent und deinem Engagement.

Deine Aufgaben:

• Durchführung und Abwicklung von Beschaffungsvorhaben nach den gesetzlichen Vorgaben (z.B. Markterkundung, Angebotseinholung, Erstellung von Vergabe- und Vertragsunterlagen, Dokumentation und Lieferterminüberwachung)
• Betreuung und Beratung der Mitarbeitenden der Universität zu Einkaufsthemen und Beschaffungsprozessen
• Übernahme klassischer sowie vielfältiger administrativer und organisatorischer Aufgaben im Team und innerhalb der Finance & Human Resources Unit
• Unterstützung beim Aufbau eines digitalen Beschaffungswesens sowie Mitwirkung in projektspezifischen Aufgabenstellungen

Dein Profil:

Erforderlich:

• Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung, im kaufmännischen Bereich, zum/zur Rechtsanwaltsfachangestellte/-n, Weiterqualifizierung als Verwaltungsfachkraft (BL I) oder vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Teamfähigkeit, eine zuverlässige Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Grundkenntnisse der englischen Sprache für die Kommunikation im internationalen Umfeld der Universität

Wünschenswert:

• Idealerweise Berufserfahrung im öffentlichen Dienst und/oder Hochschul-/Wissenschaftsbereich
• Kenntnisse im bayerischen Vergabe- und Haushaltsrecht
• Umgang mit Dokumentenmanagement- und Workflowsystemen
• SAP-Kenntnisse

Deine Benefits:

Attraktive Vergütung & Sicherheit

• Unbefristetes Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst für langfristige Planungssicherheit
• Attraktive Vergütung nach Entgeltgruppe 6 TV-L (Je nach Stufe ab 3086,57€ brutto, näheres unter: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes: Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Möglichkeit zur Entgeltumwandlung

Work-Life-Balance & Flexibilität

• Flexible Arbeitszeiten und Mobile-Working-Optionen für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• 30 Tage Urlaub pro Jahr (bei einer 5-Tage-Woche) plus arbeitsfreie Tage am 24. & 31. Dezember
• Möglichkeit zur individuellen Arbeitszeitgestaltung: Die Stelle kann in Voll- oder Teilzeit besetzt werden

Weiterentwicklung & Karriere

• Fort- und Weiterbildungsangebote, z. B. Sprachkurse und Fachseminare

Arbeitsumfeld & Kultur

• Moderner, ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten Umfeld
• Kollegiales und motiviertes Team mit gelebter Du-Kultur
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen Herausforderungen an einer neu gegründeten Universität

Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote

• Zugang zu unserem Corporate Benefit Programm mit attraktiven Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten
• Regelmäßige Team-Events

Mobilität

• Verkehrsgünstige Lage mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenfreie Parkplätze, e-Ladesäulen, Diensträder
• JobBike Bayern unser Dienstrad-Leasingprogramm

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerbende werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Frauen werden gem. Art. 7 Abs. 3 Bayerisches Gleichstellungsgesetz zur Bewerbung aufgerufen.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in KW 35 statt.

Du hast Fragen...

zum Bewerbungs- und Einstellungsprozess?
Dann melde dich einfach mit dem Betreff„FHR-2025-12“ per Mail an [e-mail].

zum Inhalt der Stelle?
Julia Lang, Team Lead Procurement, ist gerne für deine Fragen da – schreib einfach an [e-mail].

Interessiert?

Dann schicke uns deine aussagekräftige Bewerbung bis zum 18.08.2025ausschließlich über unser Bewerbungsportal.

Founded in 2021, UTN is an innovative university with a focus on artificial intelligence, interdisciplinary research and modern teaching. With flat hierarchies, digital technologies and an open, inclusive culture, it offers a future-orientated working environment. The sustainable campus in Nuremberg will be the centre of a new city district and home to around 6,000 students. The Nuremberg metropolitan region offers a high quality of life, good transport links and an attractive cost of living.

Assistant in Procurement (m/f/d)

As an assistant in procurement, you will take on exciting tasks relating to national procurement: you will research markets, obtain offers, prepare documents, coordinate appointments and ensure that everything runs smoothly - from ordering in SAP to ensuring communication. You will also be involved in the further development of digital procurement processes and support the team or unit with an organisational overview and administrative finesse.

All of this is waiting for you at UTN: a modern, open administration, plenty of room for creative freedom and a committed team that will work with you to build structures, rethink processes and live a real team spirit.

Sounds like you?
Then apply now and become part of a unique journey in our procurement team. Together we will build the university of the future - with your talent and commitment.

Your tasks:

• Carrying out and processing procurement projects in accordance with legal requirements (e.g. market research, requesting tenders, preparing award and contract documents, documentation and monitoring delivery dates)
• Supporting and advising university employees on purchasing topics and procurement processes
• Taking on classic and diverse administrative and organisational tasks in the team and within the Finance & Human Resources Unit
• Supporting the development of a digital procurement system and participating in project-specific tasks

Your profile:

Required:

• Successfully completed training in administration, in the commercial sector, as a paralegal, further qualification as an administrative specialist (BL I) or comparable qualification
• Strong organisational, communication and teamwork skills, a reliable way of working and a pronounced service orientation
• Confident handling of common MS Office applications
• Very good verbal and written communication skills in German
• Basic knowledge of English for communication in the international environment of the university

Desirable:

• Ideally professional experience in the public sector and/or university/science sector
• Knowledge of Bavarian procurement and budget law
• Familiarity with document management and workflow systems
• SAP knowledge

Your benefits:

Attractive salary & security

• Permanent employment in the public sector for long-term planning security
• Attractive salary according to pay group 6 TV-L (depending on level from € 3086,57 gross, more details at: https://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/allg/)
• Social benefits of the public sector: annual bonus payment, company pension scheme (VBL) and possibility of deferred compensation

Work-life balance & flexibility

• Flexible working hours and mobile working options for an optimal work-life balance
• 30 days of holiday per year ( based on a 5-day week) plus days off on 24 & 31 December
• Possibility of individual working hours: The position can be filled on a full-time or part-time basis

Further development & career

• Further development and training opportunities, e.g. language courses and specialist seminars, are available.

Working environment & culture

• Modern, ergonomically equipped workplace in a future-oriented environment
• Strong team culture and a dynamic, supportive work environment
• Dynamic working environment with varied challenges at a newly founded university

Corporate benefits & employee offers

• Access to our Corporate Benefit Programme with attractive discounts and employee offers
• Regular team events

Mobility

• Convenient location with good public transport connections
• Free parking, e-charging stations, company bikes
• JobBike Bayern our company bike leasing programme

The position is suitable for severely disabled persons. Severely disabled applicants will be given preference if their suitability, qualifications and professional performance are otherwise essentially equal. Women are encouraged to apply in accordance with Art. 7 Para. 3 of the Bavarian Equal Opportunities Act.

The interviews are expected to take place in week 35.

Any questions...

about the application and recruiting process?
Then simply send an email to [e-mail] with the subject line ‘FHR-2025-12’.

about the details of the position?
Julia Lang, Team Lead Procurement, will be happy to answer your questions - just write to [e-mail].

Interested?

Then send us your application until 18.08.2025exclusively via our application portal.