Assistenz der stellvertretenden Klinikleitung (m/w/d)

Universit; Essen; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Tarifliche Vergütung (TV-L) inkl. Jah‑

Jahressonderzahlung

Betriebliche Zusatzversorgung

Job summary

Medizinische Fakultät der Universität Duisburg-Essen sucht Assistenz der stellvertretenden Klinikleitung (m/w/d). Sie organisieren das Sekretariat, koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und unterstützen deutsch- und englischsprachige Korrespondenz.

Es erwarten Sie eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise, sichere EDV-Kenntnisse und die Pflege von Datenbanken. Teilzeit/ Homeoffice im Rahmen der Möglichkeiten wird angeboten.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen, medizinischen oder vergleichbaren Bereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär/in oder vergleichbare Tätigkeiten wünschenswert.
• Sichere EDV-Kenntnisse, insbesondere Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Eigenständige Organisation und Koordination des Klinikleitungssekretariats
• Termin- und Informationsmanagement
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Entscheidungsgrundlagen
• Selbstständige Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Datenbanken, Mitgliederverwaltung und Dokumentenmanagement pflegen
• Administrative und organisatorische Unterstützung studienbezogener Abläufe
• Unterstützung beim Aufbau und der Pflege der Social-Mmedia-Plattform der Klinikleitung
• Unterstützung der digitalen Außendarstellung und Kommunikation
• Unterstützung wissenschaftlicher Tätigkeiten im administrativen Rahmen
• Mitwirkung an der Digitalisierung der Sehschule
• Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und Kongresse
• Erstellung von Tabellen, Statistiken und Übersichten
• Bearbeitung abrechnungsrelevanter Vorgänge
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen in SAP
• Unterstützung bei Verwaltungs- und Personalprozessen
• Organisation von Dienstreisen

Skills

Organisationstalent

Administrative Unterstützung

MS Office Kenntnisse

Team- und Kommunikationsfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Education

Ausbildung im kaufmännischen oder medizinischen Bereich

Mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär/in

Tools

SAP

Datenbankpflege

Job description

Assistenz der stellvertretenden Klinikleitung (m/w/d)

Assistenz der stellvertretenden Klinikleitung (m/w/d)

• Eigenständige Organisation und Koordination des Klinikleitungssekretariats
• Termin- und Informationsmanagement
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Entscheidungsgrundlagen
• Selbstständige Korrespondenz und administrative Unterstützung der stellvertretenden Klinikleitung in deutscher und englischer Sprache
• Selbstständige Pflege von Datenbanken, Mitgliederverwaltung und Dokumentenmanagement
• Administrative und organisatorische Unterstützung studienbezogener Abläufe
• Unterstützung beim Aufbau und der Pflege der Social-Media-Plattform der Klinikleitung
• Unterstützung der digitalen Außendarstellung und Kommunikation
• Unterstützung wissenschaftlicher Tätigkeiten im administrativen und assistierenden Rahmen
• Mitwirkung an der Digitalisierung der Sehschule
• Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen und Kongresse
• Selbstständiges Erstellen von Tabellen, Statistiken und Übersichten
• Eigenständige Pflege digitaler Plattformen, z. B. fürVerwaltungs-, Studien- und Lehrprozesse
• Eigenständige Bearbeitung abrechnungsrelevanter Vorgänge
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen in SAP
• Unterstützung bei Verwaltungs- und Personalprozessen
• Organisation von Dienstreisen
• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung imkaufmännischen, medizinischen oder vergleichbaren Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär/in oder vergleichbare Tätigkeiten wünschenswert
• Sichere EDV-Kenntnisse, insbesondere Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
• Sehr gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, selbstständige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise
• Flexible, kooperative und zuverlässige Persönlichkeit mit hoher Eigenmotivation und freundlichem, sicherem und gepflegtem Auftreten
• Belastbar, vertrauenswürdig, team- und kommunikationsfähig

Freuen Sie sich auf

• AnteiligesArbeiten im Homeoffice im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
• Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
• Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
• 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
• Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
• Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
• Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch die Abteilung für Familie & Gesundheit in allen Lebenslagen
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
• Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
• Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze

Rahmenbedingungen

• Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.
• Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
• Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.
• Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.
• Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.

Beste Argumente für eine Beschäftigung in der Universitätsmedizin Essen

Umwelt und
Nachhaltigkeit

Familienfreundliche
Unternehmenskultur

Vielfalt und
Internationalität

Eigene Kita
und Tagespflege

Fort- und Weiter-
bildungsakademie

Zertifizierte
Einarbeitung

Gesundheits-
management

Tarifliche
Vergütung

und Vieles
Mehr

Zum Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie informiert Sie auch unsere Abteilung für Familie und Gesundheit

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