Assistenz der Kulturamtsleitung/Budgetverwaltung (m/w/d)

Bautzen; Bautzen; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Jahressonderzahlung

31 Urlaubstage ab 2027

Zusammenfassung

Die Große Kreisstadt Bautzen sucht ab sofort eine Assistenz der Kulturamtsleitung/Budgetverwaltung (m/w/d) in Vollzeit, befristet als Abwesenheitsvertretung. Sie übernehmen Sekretariats-, Budget- und Fördermittelaufgaben, Rechnungsprüfung, Honorarverträge, Bearbeitung von Fördermitteilungen, Besucherempfang, Dokumentenmanagement sowie Inventur und Materialverwaltung.

Sie bringen eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, gute MS-Office Kenntnisse, Organisationstalent, Diskretion und

Qualifikationen

• abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich
• Kenntnisse im kommunalen Haushaltsrecht wünschenswert
• Kenntnisse von Förderrichtlinien sind wünschenswert
• Verwaltungskenntnisse und Kenntnisse im Kommunalrecht wünschenswert
• Sprachkenntnisse Deutsch mind. C1

Aufgaben

• Sekretariatsaufgaben Kulturamt (Büroorganisation und allgemeine Sekretariatsaufgaben)
• Kommunikation und Korrespondenz
• Terminkoordination und Planung
• Dokumentenmanagement
• Empfang und Betreuung von Besuchern
• Beschaffung u. Verwaltung von Verbrauchsmaterialien
• Bearbeitung von Urlaubs- u. Fehlzeitenmeldungen
• Prüfung/Überwachung Leihverkehr für den Bereich Museum
• Vorbereitungen u. Mitarbeit bei Ausstellungseröffnungen im Bereich Museum
• Budgetverwaltung (Rechnungsprüfung und -bearbeitung)
• Bearbeitung Barauszahlungen für das Museum
• Bearbeitung der Honorarverträge für Museumsführungen
• Abrechnung Museumskasse
• Verwaltung und Lagerung Verkaufsware für das Museum
• Inventur von Verkaufsware
• Bearbeitung und Abrechnung von Kommissionsverträgen
• Bearbeitung und Erstellung von Gebührenbescheiden u. Rechnungen
• Fördermittelbearbeitung inkl. Fördermittelanträgen
• Bearbeitung GEMA-Gebühren
• Bearbeitung Künstlersozialabgaben

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Diskretion

MS-Office

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

"Als ich jung war dachte ich, dass Geld das Wichtigste im Leben ist und nun, da ich alt bin, weiß ich es."
Oscar Wilde

Trauen Sie sich! Die Große Kreisstadt Bautzen sucht Menschen mit Engagement, Herzblut und Expertise. Gemeinsam mit circa 500 Beschäftigten arbeiten Sie aktiv für die Verwaltung einer der familienfreundlichsten Mittelstädte Deutschlands.

Stellen Sie sich der Herausforderung und bewerben Sie sich auf die befristet zu besetzende Stelle als

Assistenz der Kulturamtsleitung/Budgetverwaltung (m/w/d)
(Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA)

und werden Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet im Rahmen einer Abwesenheitsvertretung (§ 14 Absatz 1 Satz 1 Nr. 3 TzBfG) Teil der Bautzener Stadtverwaltung, in Vollzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden.

Zu Ihren Aufgaben zählen dabei:

• Sekretariatsaufgaben Kulturamt (Büroorganisations- und allgemeine Sekretariatsaufgaben)
  • Kommunikation und Korrespondenz
  • Terminkoordination und Planung
  • Dokumentenmanagement
  • Empfang und Betreuung von Besuchern
  • Beschaffung u. Verwaltung von Verbrauchsmaterialien
  • Bearbeitung von Urlaubs- u. Fehlzeitenmeldungen
  • Prüfung/ Überwachung Leihverkehr für den Bereich Museum
  • Vorbereitungen u. Mitarbeit bei Ausstellungseröffnungen im Bereich Museum
• Budgetverwaltung
  • Rechnungsprüfung und -bearbeitung
  • Budgetverwaltung für das Kulturamt einschließlich Museum
  • Rechnungsbearbeitung
  • Bearbeitung Barauszahlungen für das Museum
  • Bearbeitung der Honorarverträge für Museumsführungen durch Externe für das Museum
  • Abrechnung Museumskasse für das Museum
  • Verwaltung und Lagerung Verkaufsware für das Museum
  • Inventur von Verkaufsware
  • Bearbeitung und Abrechnung von KommissionsverträgenBearbeitung und Erstellung von Gebührenbescheiden u. Rechnungen
• Fördermittelbearbeitung im Kulturamt
  • Erstellung von Fördermittelanträgen nach Zuarbeiten für das Kulturamt einschließlich Museum
• Bearbeitung GEMA-Gebühren
• Bearbeitung Künstlersozialabgaben

Das bringen Sie mit:

Qualifikation

• abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
• abgeschlossene Ausbildung zur/ zum Kaufmann/-frau für Büromanagement

Expertise

• Kenntnisse im kommunalen Haushaltsrecht sind wünschenswert,
• Kenntnisse von Förderrichtlinien sind wünschenswert,
• Verwaltungskenntnisse und Kenntnisse im Kommunalrecht sind wünschenswert
• Kenntnisse im Datenschutzrecht

Kompetenz & Persönlichkeit

• gutes Organisations- und Koordinierungsvermögen
• sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Loyalität und absolute Diskretion
• sicherer Umgang mit der Software für Bürokommunikation (MS-Office)
• Sprachkenntnisse der deutschen Sprache mind. auf C1-Niveau

Wir überzeugen Sie mit:

• attraktiven Aufgaben in einem vielfältigen und interessanten Tätigkeitsfeld
• leistungsgerechter Vergütung nach TVöD (VKA) mit betrieblicher Altersvorsorge, Jahressonderzahlung und vermögenswirksamen Leistungen
• ab 2027 jährlich 31 Tage Erholungsurlaub (bei einer 5-Tage-Woche), 24.12. und 31.12. arbeitsfrei
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Gleitzeit
• individuellen Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
• einem betrieblichen Gesundheitsmanagement
• der Möglichkeit der mobilen Arbeit nach aktueller Dienstvereinbarung

Sie passen zum Anforderungsprofil und sind interessiert? – Wir auch. Gern möchten wir Sie kennenlernen!

Bewerbungen grundsätzlich geeigneter schwerbehinderter Menschen, auch gleichgestellter im Sinne des § 2 Abs. 3 Sozialgesetzbuch – Neuntes Buch (SGB IX) –, werden bei vergleichbarer Qualifikation besonders berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist den Bewerbungsunterlagen beizulegen.

Bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sowie des Sächsischen Datenschutzdurchführungsgesetzes (SächsDSDG) gespeichert und ausschließlich für den Zweck dieses Verfahrens verarbeitet und genutzt. Vertraulichkeit sichern wir Ihnen zu.

Kontakt bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle: Frau Kaiser, Tel. [phone] - 911

Kontakt bei Fragen zum Bewerbungsprozess:Frau Grüttner, Tel. [phone] - 127