Assistenz der kaufmännischen Leiterin (m/w/d)

Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen sucht eine Assistenz für die kaufmännische Leitung in Düsseldorf. In dieser vielseitigen Vollzeitstelle sind Sie verantwortlich für die Organisation des Vorstandbüros und unterstützen die Direktion mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung. Ihr Aufgabenspektrum reicht von Berichterstellung bis zur Koordination administrativer Vorgänge. Wenn Sie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und hervorragende kommunikative Fähigkeiten mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersversorgung (VBL)

Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle

Individuelle Weiter- und Fortbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich erforderlich.
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint).
• Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Organisation und Leitung des Vorstandbüros der kaufmännischen Direktion.
• Unterstützung beim Verfassen von Berichten und Vorträgen.
• Koordination der Geschäftsberichte der Stiftung.

Kenntnisse

Kommunikative Fähigkeiten

Strukturierte Arbeitsweise

Eigeninitiative

Gute Englischkenntnisse

MS Office-Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich

Jobbeschreibung

Assistenz der kaufmännischen Leiterin (m/w/d), Düsseldorf

Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen

Düsseldorf, Germany

Über uns

Die Stiftung Kunstsammlung Nordrhein-Westfalen ist eine Stiftung des privaten Rechts, die mit dem K20 und K21 an zwei Standorten in Düsseldorf präsent ist. Als international renommierte Einrichtung in besonderer Verantwortung des Landes Nordrhein-Westfalen mit rund 100 Mitarbeiter*innen verwahrt, verwaltet, erforscht und vermittelt sie Kunstbestand des Landes und stiftungseigene Bestände und macht sie im Rahmen von Dauer- und Wechselausstellungen im nationalen und internationalen Kontext der Öffentlichkeit zugänglich. Die Kunstsammlung ist ein Museum im Wandel, das sich im Programm und als Institution mit den Themen Diversität, Digitalisierung und Nachhaltigkeit beschäftigt und sich aktiv neuen Besucher*innengruppen zuwendet.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Unsere Anforderungen an Sie

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Sehr gut ausgebildete kommunikative Fähigkeiten
• Strukturierte, effiziente, sorgfältige Arbeitsweise
• Sicheres Auftreten und große Eigeninitiative
• Gute englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, Powerpoint)

Ihre Aufgaben

• Organisation und Leitung des Vorstandbüros der kaufmännischen Direktion
• Unterstützung der Direktion beim Verfassen von Berichten und Vorträgen, kaufmännische Aufbereitung von Zahlen und Daten, Erstellung von Analysen, detaillierten Kostenkalkulationen, Kostenübersichten und Präsentationen
• Selbständige Vor- und Nachbereitung der Kuratoriumssitzungen (Terminkoordination, Erstellung und Versand Einladungsschreiben und Sitzungsunterlagen, Protokollführung)
• Koordination Geschäftsberichte der Stiftung (Zusammenführung, Redigieren)
• Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge
• Protokollführung der Sitzungen
• Kalenderführung / Terminkoordination
• Vor- und Nachbereitung der Dienstreisen des kfm. Vorstands, Postbearbeitung
• Interne und externe Kommunikation, Weiterleitung der unterschiedlichsten Themen in die jeweiligen Abteilungen, selbstständiges Verfassen von Korrespondenz in Deutsch u. Englisch
• Bewirtung und Betreuung von internen Meetings, Fortbildungen, Veranstaltungen

Wir bieten Ihnen

• Eine vielseitige Vollzeitstelle in einer der angesehensten Kultureinrichtungen Europas
• Vielseitige Aufgaben mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung
• Ein attraktives Gehalt gemäß TV-L mit betrieblicher Altersversorgung (VBL)
• 30 Tage Urlaub, zusätzlich am 24. und 31.12. arbeitsfrei
• Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Individuelle Weiter- und Fortbildungsmöglichkeiten