Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

JR Germany; Potsdam; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung sucht eine Assistenz der Institutsleitung zur Unterstützung der administrativen Abläufe. Die Position bietet ein spannendes Arbeitsumfeld in einem renommierten Forschungsinstitut und flexible Arbeitszeiten. Bewerber sollten eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement haben und über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse verfügen.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Betriebskita 'Geolino'

Zuschüsse zum Jobticket oder Deutschland-Ticket

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder mehrjährige Berufserfahrung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Interesse an Klimawissenschaften oder verwandten Bereichen.

Aufgaben

• Koordination und Vorbereitung von Terminen und Sitzungen.
• Reisemanagement, inklusive Planung und Abrechnung von Dienstreisen.
• Betreuung von Gästen des Instituts.

Kenntnisse

Organisation

Teamarbeit

Kommunikation

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Assistenz der Institutsleitung (m/w/d), Potsdam

Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK)

Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen in den Bereichen Globaler Wandel, Klimafolgen und nachhaltige Entwicklung. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und Sozialwissenschaftler*innen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.

Im Rahmen einer Vertretung sucht das PIK eine

Assistenz der Institutsleitung (m/w/d)

(Stellenausschreibungsnummer: 18-2025 Assistenz Vorstand)

Die Stelle ist befristet bis 31.03.2027. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L Brandenburg). Für diese Position ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 bei einer Arbeitszeit von 40 Stunden/Woche vorgesehen. Teilzeitbeschäftigung mit mindestens 32 Stunden/Woche ist möglich.

Zu den Aufgaben gehören:

1. Koordination und Vorbereitung von Terminen und Sitzungen
2. Reisemanagement, inklusive Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
3. Betreuung von Gästen des Instituts
4. Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit dem Direktor und seinem Team aus Assistenzen, wissenschaftlichen Referent*innen und weiteren Teams des Vorstandsbereichs
5. Weiterleitung externer Anfragen an die Forschungsabteilungen des PIK
6. Kommunikation in Deutsch, Englisch und ggf. weiteren Fremdsprachen, u.a. mit hochrangigen Personen aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft
7. Organisation der Büroabläufe (Unterschriftenmanagement, Wiedervorlagen etc.) und Pflege der elektronischen Dateiverwaltung
8. Unterstützung bei Vernetzung, Kooperation sowie Meeting- und Veranstaltungsmanagement innerhalb des Planet Prize Jury
9. Unterstützung der wissenschaftlichen Arbeiten im Rahmen des Planet Prize Jury Projekts (Korrekturlesen, Literatursammlungen)
10. Pflege der Homepage und Datenbanken für das Planet Prize Jury Projekt

Voraussetzungen:

1. Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement, Verwaltungsfachwirt*in, Fremdsprachensekretär*in oder vergleichbare Qualifikation oder mehrjährige Berufserfahrung
2. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachkenntnisse sind Plus
3. Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
4. Interesse an Klimawissenschaften oder verwandten Bereichen
5. Berufserfahrung im wissenschaftlichen Umfeld wünschenswert

Wir erwarten von Ihnen:

1. Kooperationsbereitschaft und Freude an Teamarbeit
2. Organisationsgeschick und Koordinationsfähigkeit
3. Strukturierte, effiziente und lösungsorientierte Arbeitsweise
4. Freundliche Kommunikation in Deutsch und Englisch
5. Ruhe und Überblick in anspruchsvollen Situationen
6. Priorisierungsfähigkeit und kreative Problemlösungskompetenz
7. Bereitschaft, sich in neue Software einzuarbeiten
8. Zuverlässigkeit, Engagement und Motivation

Wir bieten:

• Ein spannendes Umfeld an einem international renommierten Forschungsinstitut auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam
• Gute Anbindung nach Berlin und Betriebskita 'Geolino' im Wissenschaftspark
• Flexible Arbeitszeiten (bis zu 50% mobile Arbeit)
• Tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen und Zuschüsse zum Jobticket oder Deutschland-Ticket