Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

MVZ Labor Dr. Limbach & Kollegen eGbR; Heidelberg; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Job-Rad

Kinderbetreuungszuschuss

Deutschland-Ticket

Gesundheitsmanagement

Fortbildung

Job summary

MVZ Labor Dr. Limbach & Kollegen eGbR sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsleitung zur proaktiven Unterstützung im operativen Tagesgeschäft. Sie koordinieren Termine, bereiten Meetings vor, organisieren Reisen und übernehmen administrative Aufgaben rund um Verträge für ärztliches Personal.

Sie arbeiten eng mit KV, Zulassungsbehörden und externen Beratern zusammen und agieren als zentrale Anlaufstelle. Sehr gute MS-Office Kenntnisse und Diskretion sind Voraussetzung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Gesundheitswesen.
• Erfahrung in der Vertragserstellung sowie in personaladministrativen Prozessen.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft.
• Terminmanagement und Koordination komplexer Kalenderstrukturen.
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings und Veranstaltungen.

Skills

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Dienstleistungsorientierung

Kommunikationsstärke

MS Office Kenntnisse

Vertraulichkeit

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Verwaltungsfachangestellte(r)

Tools

MS Office

Outlook

Excel

PowerPoint

Job description

Ihre Aufgaben

• Proaktive und eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft
• Terminmanagement sowie Koordination komplexer Kalenderstrukturen
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Gremiensitzungen, Fachveranstaltungen und Veranstaltungen
• Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen inklusive Reise- und Spesenmanagement
• Eigenständige Erstellung, Anpassung und administrative Verwaltung von Arbeitsverträgen für ärztliches Personal (Fachärzte und Weiterbildungsassistenten) nach vorgegebenen Standards
• Korrespondenz und Abstimmung mit der Kassenärztlichen Vereinigung (KV), Zulassungsausschüssen, Ärztekammern sowie externen Rechtsberatern
• Als erste Anlaufstelle für interne und externe Ansprechpartner unserer Geschäftsleitung empfangen und betreuen Sie Gäste, nehmen Anrufe entgegen und steuern die ein- und ausgehende geschäftliche Korrespondenz stilsicher
• Sie führen das Ablagesystem, organisieren die Korrespondenz, sowie die Sicherstellung eines zuverlässigen Wiedervorlagenmanagements
• Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie Organisation von Catering, Bewirtung und Büromaterial

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Personaldienstleistungskauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Gesundheitswesen oder einer vergleichbaren anspruchsvollen Branche
• Erfahrung in der Vertragserstellung sowie in personaladministrativen Prozessen
• Kenntnisse der Strukturen und administrativen Abläufe im kassenärztlichen Umfeld (KV-Meldungen, Genehmigungsverfahren, Zulassungswesen) sind wünschenswert
• Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent, eine sehr sorgfältige, rechtssichere Arbeitsweise sowie die Fähigkeit aus, auch bei hohem Arbeitsaufkommen souverän die richtigen Prioritäten zu setzen.
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und ein souveränes Auftreten
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein verantwortungsbewusster Umgang mit sensiblen Informationen
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie Freude an digitalen Arbeitsprozessen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift auf C2-Niveau
• Gute Englischkenntnisse sind von Vorteil

Ihre Chance

• Sicherer Arbeitsplatz in einem modern eingerichteten Labor und dynamisch wachsenden Unternehmen
• Betriebliches Gesundheitsmanagement und Gesundheitsförderung
• Eine umfangreiche und strukturierte Einarbeitung durch die Teamkollegen
• Möglichkeit zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
• Eine gute und partnerschaftliche Arbeitsatmosphäre
• Attraktive Sozialleistungen (z.B. Job-Rad, Kinderbetreuungszuschuss u.v.m.)
• Zuschuss zum Deutschland-Ticket
• Hospitationen in den Laborbereichen
• Regelmäßige Feedbackgespräche
• Ein hohes Maß an Selbständigkeit
• Ein wertschätzendes, kollegiales Umfeld in einer flachen Hierarchiestruktur