Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

JCB Deutschland; Frechen; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein international tätiges Unternehmen sucht einen Projektassistenten (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsleitung. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Steuerung von Projekten, die Koordination von Terminen und die Organisation von Veranstaltungen. Wir suchen eine dynamische Persönlichkeit mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung, sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen sowie soliden IT-Kenntnissen. Profitieren Sie von Entwicklungsmöglichkeiten und attraktiven Zusatzleistungen.

Leistungen

Kantine

Benefits

Altersvorsorge

JobRad

Mitarbeiterevents

bis zu 32 Urlaubstage

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, ergänzt durch entsprechende Berufserfahrung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Level C1).
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint.

Aufgaben

• Übernahme und Steuerung diverser Projekte zur Unternehmensentwicklung.
• Terminkoordination für die Geschäftsleitung.
• Planung und Organisation interner und externer Events.

Kenntnisse

Organisation

Serviceorientierung

Teamgeist

Selbstständigkeit

IT-Kenntnisse

Deutsch

Englisch

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Strategische und operative Projektunterstützung:
• Übernahme und Steuerung diverser Projekte zur Unternehmensentwicklung
• Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Analysen zur Unterstützung von Managemententscheidungen (z.B. Vorstandspräsentationen, Performance Programme)
• Monitoring von Berichten und Analysen zur Entscheidungsfindung

Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung:
• Terminkoordination (Videokonferenzen, Telefonate, persönliche Termine) für die Geschäftsleitung
• Erstellung und Versand geschäftlicher Korrespondenz, inklusive Übersetzungen für Geschäftsleitung & Management
• Erstellung von VISA-Einladungen für ausländische Mitarbeiter
• Monatliche Kreditkartenabrechnungen
• Digitale Verwaltung und Ablage von Korrespondenzen und Dokumenten

Kommunikations- und Empfangsmanagement:
Management der Aushilfskräfte am Empfang hinsichtlich:
• Betreuung der Telefonzentrale
• Begrüßung und Betreuung von Besuchern
• Bearbeitung eingehender Post und Pakete sowie deren Verteilung
• Versand von Paketen via UPS/DHL
• Bedienung der Frankiermaschine, Patrone wechseln, Porto aufladen
• Prüfung eingehender Rechnungen und Mahnungen
(Übernahme bei Abwesenheiten der Aushilfskräfte)

Veranstaltungsmanagement:
• Planung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Events (z.B. Händlerkonferenzen, After-Work-Events)
• Kommunikation mit Teilnehmern, Hotelbuchungen, Catering, Abendprogramm, Transfers, Geschenke, Nachverfolgung der Rückmeldungen

Reisemanagement:
• Buchung von Flügen, Mietwagen, Shuttleservices und Hotels für die Geschäftsleitung
• Verwaltung des „AirPlus“-Tools: Rechnungen einsehen und abgleichen
• Koordination der UK-Besuche in Frechen: Shuttles, Hotels, IT-Raumvorbereitung

Bürobestellungen:
• Einkauf und Verwaltung von Büromaterialien

Dein Profil

• Dein Bildungsweg:Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, ergänzt durch entsprechende Berufserfahrung.
• Souveränes und sympathisches Auftreten:Professionelles Auftreten, freundliche und gepflegte Umgangsformen, Serviceorientierung und Teamgeist.
• Organisation und Effizienz:Selbstständiges, strukturiertes Arbeiten, schnelle Auffassungsgabe, Ruhe in anspruchsvollen Situationen.
• Zuverlässigkeit:Hohes Maß an Gewissenhaftigkeit und Verlässlichkeit.
• IT-Kenntnisse:Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint.
• Sprachkenntnisse:Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Level C1).
• Bereitschaft zu abwechslungsreicher Tätigkeit in einem dynamischen Team bei einem internationalen Konzern, mit Entwicklungsmöglichkeiten und attraktiver Vergütung (z.B. Kantine, Benefits, Altersvorsorge, JobRad, Mitarbeiterevents, bis zu 32 Urlaubstage).