Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

DIS Deutscher Industrie Service AG; Esslingen am Neckar; Vor Ort; EUR 40.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Unternehmen sucht eine engagierte Assistenz für das Top-Management, die Organisationstalent und Kommunikationsfähigkeiten mitbringt. In dieser spannenden Rolle sind Sie verantwortlich für die Verwaltung des Terminkalenders, die Koordination von Besprechungen und die Erstellung von Geschäftskorrespondenz. Sie unterstützen die Geschäftsleitung bei der Organisation von Veranstaltungen und der Verwaltung vertraulicher Informationen. Wenn Sie eine proaktive und selbständige Arbeitsweise haben und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern, dann ist diese Position genau das Richtige für Sie. Nutzen Sie die Chance, Teil eines großartigen Teams zu werden, das seit über 50 Jahren Menschen in Arbeit bringt und für seine hervorragenden Arbeitsbedingungen ausgezeichnet wurde.

Leistungen

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Assistenzrolle.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.

Aufgaben

• Verwaltung des Terminkalenders des Geschäftsführers und Koordination von Besprechungen.
• Erstellung von Geschäftskorrespondenz und Berichten für die Geschäftsleitung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Zeitmanagement

Kommunikationsfähigkeiten

Problemlösungskompetenz

Flexibilität

Vertraulichkeit

Teamarbeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Office 365

Concur

Jobbeschreibung

Bei einem unserer namhaften Kunden in Esslingen bietet sich diese interessante Perspektive im Rahmen der Personalvermittlung.

Ihre Benefits

• Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Ihre Aufgaben

• Verwaltung des Terminkalenders des Geschäftsführers und Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen, Tagungen, und Reisen, einschließlich Flugbuchungen, Hotelreservierungen und Reiseplänen
• Erstellung von Geschäftskorrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten für die Geschäftsleitung und Organisation von internen und externen Kommunikationen im Namen der Geschäftsleitung
• Verwaltung von vertraulichen Informationen und sensiblen Daten mit höchster Diskretion
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen, einschließlich Agenda-Erstellung, Protokollführung und Follow-Up-Aktionen
• Organisation von Tagungen für verschiedene Abteilungen sowie Zusammenarbeit mit anderen Bereichen bei der Organisation von Veranstaltungen wie Firmenfesten
• Reisestelle: Planung, Koordination und Buchung von Geschäftsreisen (hauptsächlich mit den Firmenbuchungsportalen) sowie allgemeinen Reisen für das gesamte Unternehmen nach betrieblichen Richtlinien
• Verwaltung von Büroausstattung, -Vorräten und -Infrastruktur sowie Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Bürobetriebs
• Organisatorische Zuständigkeit für die Betriebskantine
• Management der Firmenflotte und Führerschein-Compliance
• Durchführung von Recherchen, Erstellung von Berichten zu verschiedenen Themen nach Bedarf, sowie Erstellen und Verwalten von Statistiken und internen Listen (z.B. Mobiltelefone, Auslands-KV, Geburtstagsliste)
• Unterstützung bei speziellen Projekten und Initiativen der Geschäftsleitung
• Bereitstellung von allgemeiner administrativer Unterstützung abteilungsübergreifend nach Bedarf
• Korrespondenz erledigen und Schriftgut unterschriftsreif vorlegen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Assistenzrolle, idealerweise im Top-Management-Level
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagement Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unter Druck zu arbeiten
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Proaktive und selbständige Arbeitsweise sowie Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit verschiedenen Stakeholdern auf allen Ebenen zu interagieren
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Office 365 und anderen Bürosoftwaretools
• Kenntnisse im Concur Reisebuchungstool von Vorteil
• Diskretion und Vertraulichkeit
• Erfahrung im Vertrieb, Business Development oder Service
• Ausgewiesene Kenntnisse im Bereich der Marktanalyse, Datenanalyse
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Office-IT-Lösungen, insbesondere Excel. Wissen im Umgang mit Datenbanken von Vorteil
• Sehr gute verhandlungssichere Englischkenntnisse
• Globale Reisebereitschaft
• Team- und serviceorientierte Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen
• Hohe Selbständigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative

Über uns

Wir bringen seit über 50 Jahren Menschen in Arbeit und ermöglichen den Einstieg in namhafte Unternehmen in den Bereichen Office & Management, Finance, Financial Services, IT sowie Industrie. Unsere Branchen-Expert:innen finden für Personen jedes Erfahrungslevels den passenden Job.

Wir wurden bereits zum 20. Mal im Wettbewerb Deutschlands Beste Arbeitgeber vom Institut Great Place to Work ausgezeichnet und erhielten 2025 zum 4. Mal den kununu Top Company Award. Unser Service wird mit 4,6 bei Google und mit 4,2 bei kununu bewertet.

*Stand 03/25

Interessiert? Wir sollten uns kennenlernen! Bitte den Lebenslauf über unsere Online-Bewerbungsplattform oder an die unten angegebene E-Mail-Adresse senden. Wir melden uns dann umgehend.