Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant (m / w / d)

Assistenz der Geschäftsleitung/ Executive Assistant (m/w/d)

Vollzeit, Festanstellung · Bonn

Du arbeitest eng mit dem Vorstand zusammen und bist erste Anlaufstelle im Tagesgeschäft, denkst aber gleichzeitig einen Schritt weiter. Du hältst die Fäden in der Hand – von der vorausschauenden Terminplanung bis zur aktiven Mitwirkung an strategischen und operativen Themen. Dabei bist du nicht nur Organisationstalent, sondern auch Sparringspartner*in, Projektkoordinator*in und Impulsgeber*in.

Strategie & operative Steuerung:

• Du übernimmst eigenständig (Teil-)Projekte und unterstützt bei der operativen und strategischen Umsetzung von Themen.
• Du behältst Aufgaben, Fristen und Entscheidungen im Blick und sorgst damit für ein effizientes Monitoring.
• Zur Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen erstellst du Auswertungen, Analysen und Präsentationen.
• In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung bildest du ein Sparring zu aktuellen Herausforderungen, Ideen und Weiterentwicklungen.

• Du übernimmst das Kalendermanagement, die Terminplanung und bereitest Meetings und Entscheidungsvorlagen vor und nach.
• Du koordinierst interne und externe Ansprechpartner*innen und sorgst für effizientes Schnittstellenmanagement und klare Kommunikation.
• Dazu bearbeitest und priorisierst du Unterlagen und E-Mails.

Minimum Anforderungen:

• Ein abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Ausbildung im wirtschaftlichen, technischen oder kommunikationsnahen Bereich.
• Erste relevante Berufserfahrung – idealerweise in der Assistenz auf Geschäftsführungsebene, im Projektmanagement, der Unternehmensentwicklung oder in einer Stabsfunktion.
• Sehr gutes Verständnis für Zahlen, Strukturen und Zusammenhänge – du arbeitest lösungs- und ergebnisorientiert.
• Eigeninitiative, Neugierde auf Neues, insbesondere an technologischen/digitalen Themen – du willst mitgestalten statt verwalten.
• Sicherer Umgang mit Kennzahlen und gängigen Tools wie MS Office (insbesondere PowerPoint & Excel), Jira/Confluence und Miro.
• Kommunikationsstärke, Organisationstalent und Diskretion – du agierst souverän auf allen Ebenen.

Unser Erfolgsrezept: Das WIR gewinnt

• Ein Job, in dem man mit viel Spaß und freier Zeiteinteilung Gutes tun kann.
• Mobiles Arbeiten.
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch individuelle Fortbildungen, digitale Weiterbildungen (z.B. über die Plattform Masterplan) und Entwicklungspläne.
• Positives, offenes, freundliches und nachhaltiges Arbeits- und Büroumfeld.
• Wir bieten individuelle Hilfsmittel, um barrierefreies Arbeiten zu ermöglichen.
• Attraktives Gehalt, kostenfreies Deutschlandticket, umfangreiche Sozialleistungen (Kindergeld, Erfolgsbeteiligung etc.).
• 29 Urlaubstage (plus: Rosenmontag, Heiligabend, Silvester).
• Kostenloser Parkplatz in unserer Tiefgarage, kostenloser Fahrradverleih, Fahrgemeinschaften.