Assistenz der Geschäftsführung/Vorstand (m/w/d)

Aufgaben

• Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung: Terminkoordination, Reiseplanung und -buchung
• Korrespondenz und Kommunikation: Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Post
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
• Vorbereitung von Besprechungen und Präsentationen (Gesellschafter, Beirat, Executive Leadership Team)
• Projektmanagement: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten, Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen: Teilnahme an Meetings, Protokollführung, Follow-up der besprochenen Themen
• Dokumentation und Verwaltung: Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Protokollen, Reports sowie Präsentationen
• Datenmanagement: Pflege und Strukturierung von Datenbanken und Akten
• Vertraulichkeit: Sicherstellung der Vertraulichkeit und Sensibilität bei der Bearbeitung von Geschäftsunterlagen

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (z. B. Betriebswirtschaftslehre, Management)
• Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion, in der Unterstützung der Geschäftsführung oder im Vorstands-Bereich
• Kommunikationsfähigkeiten: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Organisatorisches Talent: Ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation, Priorisierung und Multitasking
• Proaktive Arbeitsweise: Eigeninitiative, lösungsorientiertes Denken und hohe Einsatzbereitschaft
• IT-Kenntnisse: Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Teams), idealerweise SAP-Anwenderkenntnisse
• Diskretion und Zuverlässigkeit: Hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
• Teamfähigkeit und Flexibilität, Zuverlässigkeit und Präzision
• Freundliches und professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung

Wir bieten

• Eine ausgeprägte Work-Life-Balance durch 80 Tage Home-Office im Jahr
• Strukturierte Einarbeitung
• Moderne Hard- und Software

Bei uns stehen HR-Talenten alle Türen offen, etwa in den Bereichen Recruiting, Personalleitung, Personalentwicklung, Payroll oder HR Controlling u.v.m. Wir begleiten Sie von Anfang an kompetent durch den Recruiting-Prozess und stellen Ihnen zusätzliche Informationen kontinuierlich zur Verfügung. Profitieren Sie von unserem umfangreichen Netzwerk und sichern Sie sich damit auch den Zugang zu Positionen, die nicht am Markt ausgeschrieben sind. Darüber hinaus erhalten Sie ein detailliertes und zeitnahes Feedback von uns.