Assistenz der Geschäftsführung - Office Management (m/w/d)

WELCOME HOTELS; Frankfurt; Vor Ort; EUR 30.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Unternehmen im Hotel- und Gaststättengewerbe sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung. In dieser Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung in allen Belangen, sorgen für eine effektive Büroorganisation und betreuen verschiedene Projekte. Sie profitieren von einem unbefristeten Arbeitsvertrag, einer offenen Unternehmenskultur und attraktiven Mitarbeitervorteilen. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich in einem dynamischen Umfeld weiterzuentwickeln und Ihre Fähigkeiten auszubauen. Wenn Sie eine zuverlässige und serviceorientierte Persönlichkeit sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Leistungen

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Mitarbeitertarife

50% Discount auf F&B Leistungen

Professionelle Trainings

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Teamevents

Online Schulungsprogramme

Prämie für Werbung neuer Mitarbeitenden

Einarbeitungsplan

Offene Unternehmenskultur

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss.
• Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich erforderlich.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung und effektive Büroorganisation.
• Vertragsmanagement und Projektbetreuung im kaufmännischen Bereich.

Kenntnisse

MS Office Anwendungen

Deutsch

Englisch

Organisationstalent

Kommunikative Fähigkeiten

Dienstleistungsorientierung

Sorgfalt

Lösungsorientierung

Eigeninitiative

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Rechtsanwaltsfachangestellte/r

Jobbeschreibung

Assistenz der Geschäftsführung - Office Management (m/w/d)

Willkommen Bei WELCOME

In dieser Position bist Du verantwortlich für eine zuverlässige Unterstützung der Geschäftsführung in allen Belangen, für eine effektive Büroorganisation im Sinne der WELCOME Kultur und für Projektbetreuung und vorbereitende Arbeiten im kaufmännischen und rechtlichen Arbeitsfeld.

Das Darfst Du Von Uns Erwarten

• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit leistungsgerechter Bezahlung
• Offene Unternehmenskultur – flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe
• Einarbeitungsplan, Onboarding & regelmäßige Feedbackgespräche
• Als Mitarbeitende/r in unseren Hotels profitierst Du von den Mitarbeitertarifen sowie Family & Friends Tarifen der Welcome Hotels und zudem von der Kooperation mit Personights
• 50% Discount auf F&B Leistungen in den Hotels
• Teamevent & Geburtstagsgeschenk
• Professionelle Trainings mit externen Coaches begleiten unsere Hotelteams über das ganze Jahr hinweg. Du kannst Deine Persönlichkeit optimal entwickeln und entfalten
• Welcome Talentprogramm
• Umfassende Online Schulungsprogramms in mehreren Sprachen sowie verschiedene Inhouseschulungen stehen Dir zur Verfügung
• Prämie für die Werbung von neuen Mitarbeitenden bis zu 1.000€
• Angebot eines Betriebliches Gesundheitsmanagements
• Die Kooperation mit Corporate Benefits & MiVo sorgt für attraktive Rabatte in Online-Shops

Dafür Bist Du Zuständig

• Kaufmännischer Bereich
• Vertragsmanagement und Projektbetreuung des Vertragsmanagment-Systems
• Regelmäßige Überwachung des Versicherungswesens und Aufarbeitung von Sachverhalten in Zuarbeit für unseren Versicherungsbroker
• Verwaltung der Bankzugänge und ASP für die Bankberater der Hotels
• Verwaltung der Unterschriftenberechtigungen und der EBICS (Online Banking)
• Rechtlicher Bereich
• Vorbereitung und Prüfung von Verträgen und Angeboten zur Unterschrift
• Terminplanung und Aktualisierung von Handelsregisterauszügen
• Unterstützung bei der Terminierung von Notaren
• Gesellschafts- An- und -Ummeldungen und Beantragung von Konzessionen, Lizenzen und Genehmigungen
• Erstellen von Gesellschafterbeschlüssen in Form und Schrift in Abstimmung mit dem CFO und Notar
• Markenverwaltung in Abstimmung mit Patentanwälten
• Koordination und Administration der Kommunikation mit externen Rechtsberatern
• Organisatorischer Bereich
• Verwaltung der Akten der Hotelgesellschaften
• Erstellen von Präsentationen, Reports und Statistiken
• Terminkoordination, Planung von Dienstreisen und Meetings, Reisekostenabrechnung
• Effektives Büromanagement inklusive Bestellwesen, Organisation der Reinigung und Ansprechpartner/in für das Facility Management des Gebäudes
• Planung und Organisation von Mitarbeiter-events, internen und externen Meetings und Gästebewirtung im Büro
• Verwaltung des Postwesens (Eingangs- und Ausgangspost, E-Mails)
• Mitarbeit und Koordination des internen Kommunikationswesens

Das Bringst Du Mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Abschluss (beispielsweise Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder auch mit Hotel Background)
• Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich
• Sehr gute Kenntnisse in allen gängigen MS Office Anwendungen, sowie in der modernen Meetingorganisation
• Du beherrschst Deutsch und Englisch sehr sicher in Wort und Schrift
• Du bist eine engagierte Persönlichkeit, die sich vielseitig einsetzen und weiterentwickeln möchte
• Du arbeitest sorgfältig, lösungsorientiert und strukturiert
• Du besitzt die Fähigkeit, zielgerichtet und konzentriert zu arbeiten
• Du hast die Entschlossenheit, Dinge zu einem hohen Qualitätsstandard zu erledigen
• Du bist selbst-motiviert und kannst eigenständig Initiative ergreifen
• Du zeigst eine ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung und zeichnest Dich durch absolute Diskretion aus
• Du überzeugst mit guten kommunikativen Fähigkeiten und einem sicheren Auftreten
• Du schätzt Teamarbeit, bist sehr zuverlässig und verfügst über großes Organisationsgeschick

Möchtest Du gemeinsam mit uns erfolgreich sein? Wir freuen uns auf Deine Unterlagen per E-Mail.

Gerne stehen wir natürlich vorher für Fragen zur Verfügung.

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Erfahre mehr über uns

WELCOME HOTELS

Kuhwaldstraße 46 60486 Frankfurt

Frau Anja Ratz Director of Human Resources [phone] [e-mail] www.welcome-hotels.com

Karrierestufe

Berufseinstieg

Beschäftigungsverhältnis

Vollzeit

Tätigkeitsbereich

Verwaltung

Branchen

Hotel- und Gaststättengewerbe