Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) (40 Std./Woche)

Haspa Direkt Servicegesellschaft für Direktvertrieb mbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mobiles Arbeiten

30 Tage Urlaub

Bikeleasing

Massagen am Arbeitsplatz

Sportangebote

Bio-Obst

Kaffee

Betriebliche Altersvorsorge

Deutschland-Ticket Zuschuss

HaspaJoker Konto

Zusammenfassung

Haspa Direkt Servicegesellschaft mbH sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die eng mit der Geschäftsführung und den Abteilungsleitungen zusammenarbeitet und das Team durch organisatorische Aufgaben unterstützt.

Sie organisieren Termine, bereiten Besprechungen vor, unterstützen operative und strategische Themen und planen Dienstreisen. Zudem erstellen Sie Präsentationen, Berichte und Protokolle und arbeiten an der internen Kommunikation mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung.
• Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder vergleichbaren Position.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion.
• Sicherer Umgang mit MS Office Word, Excel, PowerPoint, M365 und modernen Kommunikationstools.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Anforderungen sinnvoll zu priorisieren.
• Lösungsorientiertes Denken und gutes Prozessverständnis.
• Fähigkeit, Informationen schnell zu erfassen, klar zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten.
• Freundliches, serviceorientiertes und souveränes Auftreten – auch in anspruchsvollen Situationen.

Aufgaben

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung und Abteilungsleitungen
• Effizientes Termin- und Kalendermanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Inhaltliche Vorbereitung und Begleitung operativer und strategischer Themen
• Planung und Koordination von internen und externen Terminen, Veranstaltungen und Dienstreisen
• Professionelle Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen
• Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz sowie erste Anlaufstelle für Lieferant:innen und Besucher:innen
• Empfang und Betreuung von Gästen inkl. Vorbereitung der Meetingräume
• Organisation eines reibungslosen Büroalltags: Ablage, Material, Rechnungen
• Unterstützung bei interner Unternehmenskommunikation
• Enge Zusammenarbeit im Assistenz-Team sowie gegenseitige Vertretung bei Abwesenheiten

Ausbildung

Kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung

Tools

MS Office

Word

Excel

PowerPoint

M365

Jobbeschreibung

Als Tochterunternehmen der Hamburger Sparkasse begeistern wir mit einem mehrfach ausgezeichneten Kundenservice-Team unsere Kund:innen und diejenigen, die es werden wollen. Ob Kontoführung, Zahlungsverkehr oder Wertpapieraufträge: Mit unseren Banking- Services erleichtern wir ganz konkret das Leben von Menschen und finden immer die beste Lösung. Denn bei Haspa Direkt steht immer der Mensch – und damit unsere Kund:innen und Mitarbeiter:innen – im Mittelpunkt.

Dein Aufgabenbereich:

Du sorgst dafür, dass im Tagesgeschäft alles gut organisiert und strukturiert abläuft. Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsführung sowie den Abteilungsleitungen zusammen und bist Teil eines Assistenz-Teams, das sich aus insgesamt drei Assistenzen zusammensetzt.

• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsführung und Abteilungsleitungen
• Effizientes Termin- und Kalendermanagement inkl. Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Nachverfolgung wichtiger Themen
• Inhaltliche Vorbereitung und Begleitung operativer und strategischer Themen für die Geschäftsführung
• Planung und Koordination von internen und externen Terminen, Veranstaltungen und Dienstreisen
• Professionelle Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen
• Bearbeitung der schriftlichen und telefonischen Korrespondenz sowie erste Anlaufstelle für Lieferant:innen und Besucher:innen
• Empfang und Betreuung von Gästen inkl. Vorbereitung der Meetingräume
• Organisation eines reibungslosen Büroalltags: Ablage, Material, Rechnungen
• Unterstützung bei interner Unternehmenskommunikation
• Enge Zusammenarbeit im Assistenz-Team sowie gegenseitige Vertretung bei Abwesenheiten

Dein Profil – das bringst du mit:

Du arbeitest strukturiert, behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick und hast Freude daran, gemeinsam im Team Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung
• Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder vergleichbaren Position
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Diskretion
• Sicherer Umgang mit MS Office Word, Excel, PowerPoint, M365 und modernen Kommunikationstools
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Anforderungen sinnvoll zu priorisieren
• Lösungsorientiertes Denken und gutes Prozessverständnis
• Fähigkeit, Informationen schnell zu erfassen, klar zu strukturieren und adressatengerecht aufzubereiten
• Freundliches, serviceorientiertes und souveränes Auftreten – auch in anspruchsvollen Situationen
• Sehr gutes Gespür für klare und adressatengerechte Kommunikation
• Proaktive Arbeitsweise und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
• Hohes Engagement, Flexibilität und ausgeprägte Teamfähigkeit

Was uns besonders wichtig ist:

Du wirst Teil eines dreiköpfigen Assistenz-Teams, das die Geschäftsführung und die Abteilungen eng begleitet und im Alltag zuverlässig unterstützt. Die Zusammenarbeit im Team hat bei uns einen sehr hohen Stellenwert: Wir legen großen Wert auf gegenseitige Unterstützung, offene Kommunikation und ein abgestimmtes Miteinander. Teamfähigkeit ist für uns nicht nur eine Eigenschaft, sondern gelebter Alltag – denn nur gemeinsam können wir die vielfältigen Aufgaben bestmöglich bewältigen.

Darauf kannst du dich freuen:

• Team: Ein kleines Team, in dem auf eine offene Kommunikation und ein unkompliziertes, offenes Miteinander viel Wert gelegt wird
• Work-Life-Balance: Mobiles Arbeiten (tageweise nach Einarbeitung) sowie Arbeitszeiten, welche sich mit Deiner Lebenssituation gut vereinbaren lassen, 30 Tage Urlaub
• Zugehörigkeit, Individualität und Diversität: Du wirst Teil eines aufgeschlossenen Teams, in dem Du DU sein kannst in unserem WIR. Wir freuen uns auf Dich, so wie Du bist!
• Top-Lage: Unser Büro liegt nur 5 Minuten vom Hamburger Hauptbahnhof entfernt und ist hervorragend mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar
• Benefits: Wie beispielsweise Bikeleasing, Massagen am Arbeitsplatz, Sportangebote, frisches Bio-Obst, Kaffee, betriebliche Altersvorsorge, Bezuschussung des Deutschland-Tickets, ein kostenfreies HaspaJoker premium Girokonto sowie diverse Corporate Benefits

Lerne uns kennen:

Wir sind respektvoll, vielfältig und offen – zugleich ist Stillstand für uns ein Fremdwort. Kurz, wir schätzen Weiterentwicklung, begegnen uns auf Augenhöhe und haben eine besondere, wertschätzende und faire Unternehmenskultur, die von allen Mitarbeiter:innen gelebt wird.