Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Hirely; München; Vor Ort; EUR 43.000 - 53.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Startgehalt 4000€

Weiterbildungen 50k

Direkte Zusammenarbeit

Internationale Reisen

Zentrales Büro München

KI-Tools Ausstattung

Zusammenfassung

Everflow Excellence GmbH in München sucht eine operativ stark orientierte Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d). Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, koordinieren Projekte, steuern Kommunikation und nutzen KI im Alltag.

Sie bringen mind. 2 Jahre Erfahrung, kaufmännische Ausbildung, exzellente MS Office-Kenntnisse und Deutschkenntnisse auf Muttersprachenniveau. Die Position ist vor Ort im Münchner Büro mit Reisen deutschlandweit.

Qualifikationen

• Mind. 2 Jahre Erfahrung als Personal/Executive Assistant oder vergleichbare Funktion.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Sicherheit im Umgang mit digitalen Tools und KI
• Herausragende Organisation, Zeitmanagement und Priorisierung – auch unter Zeitdruck bleibst du gelassen.

Aufgaben

• Organisation des operativen Tagesgeschäfts der Geschäftsführung: Termine, Meetings und Geschäftsreisen eigenständig planen.
• Zentrale Kommunikationsdrehscheibe: Posteingang priorisieren, Anfragen bearbeiten, between Geschäftsführung, Team und Partner steuern.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten sowie KI-gestützten Meeting-Protokollen mit Aufgabenlisten.
• Projektkoordination: laufende Projekte steuern und Deadlines einhalten.
• Recruiting-Support: Bewerbungen koordinieren und Termine terminieren.
• Organisation interner & externer Veranstaltungen (Team-Events, Kunden-Events, Reisen).

Kenntnisse

Organisation

Zeitmanagement

Projekkoordination

Kommunikation

Deutschkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

KI-Tools

PowerPoint

Jobbeschreibung

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Everflow Excellence GmbH ist die externe Marketingabteilung für den Mittelstand. Wir sorgen dafür, dass unsere Kunden mehr Neukunden gewinnen und offene Stellen besetzen, und machen sie mit Ads und viralem Content sichtbar. Mehr als 200 Betriebe aus über 15 Branchen setzen auf uns, viele haben dadurch Millionen zusätzlich verdient. Wir sind ein schnelles Team und messen uns an Ergebnissen.

Für die Geschäftsführung suchen wir jemanden, der den Betrieb operativ zusammenhält. Eine klassische Assistenz ist das nicht. Du arbeitest täglich direkt mit der Geschäftsführung, koordinierst Projekte, steuerst die Kommunikation, nutzt KI im Alltag und entscheidest vieles selbst.

Deine Vorteile

• Startgehalt ab 4.000 € plus Extra-Vergütung für Bereiche, die du eigenständig übernimmst
• Weiterbildungen im Wert von über 50.000 € und direkter Kontakt zu einem Netzwerk aus Multimillionen-Unternehmern
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und echter Einfluss auf die Unternehmensentwicklung
• Internationale Reisen: Du begleitest die Geschäftsführung deutschlandweit und mehrmals im Jahr nach Dubai
• Zentrales, modernes Büro in der 19. Etage der Highlight Towers
• Moderne Ausstattung mit MacBooks, höhenverstellbaren Arbeitsplätzen und den richtigen KI-Tools

Deine Aufgaben

• Organisation des operativen Tagesgeschäfts der Geschäftsführung: Termine, Meetings und Geschäftsreisen eigenständig und vorausschauend planen und koordinieren
• Zentrale Kommunikationsdrehscheibe: Posteingang priorisieren, Anfragen eigenständig bearbeiten und präzise zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern steuern
• Erstellung von Präsentationen, Berichten sowie KI-gestützten Meeting-Protokollen mit klaren Aufgabenlisten
• Projektkoordination: laufende Projekte steuern und dafür sorgen, dass alle Beteiligten die vereinbarten Deadlines einhalten
• Recruiting‑Support: Bewerbungen koordinieren, Vorstellungsgespräche terminieren und den Prozess reibungslos am Laufen halten
• Organisation interner & externer Veranstaltungen (Team-Events, Kunden-Events und Reisen)

Das solltest du mitbringen

• Mind. 2 Jahre Erfahrung als Personal/Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion; abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Sicherheit im Umgang mit digitalen Tools und KI
• Herausragende Organisation, Zeitmanagement und Priorisierung – auch unter Zeitdruck bleibst du gelassen
• Eigenständige, vorausschauende und ergebnisorientierte Arbeitsweise: Du gehst voran, statt auf Ansage zu warten
• Top-Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Persönlichkeit zählt mehr als der Lebenslauf

Rahmenbedingungen (bitte vorab beachten): Diese Position ist eine Vor‑Ort‑Rolle im Münchner Büro mit Reisebereitschaft – deutschlandweit sowie mehrmals im Jahr nach Dubai – und Erreichbarkeit am Wochenende.

Weitere Informationen:

• Befristung: Unbefristet
• Remote-Job: Kein Remote-Job
• Gehalt: 4.000 € pro Monat
• Arbeitszeiten: 40 Stunden pro Woche