Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Hays; Mülheim an der Ruhr; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein renommiertes Unternehmen sucht eine engagierte Assistenz für die Geschäftsführung. In dieser abwechslungsreichen Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung durch effektive Terminkoordination, Reiseplanung und die Organisation von Besprechungen. Sie bringen Ihre organisatorischen Fähigkeiten und Ihre proaktive Arbeitsweise ein, um Projekte erfolgreich zu begleiten und sicherzustellen, dass alle Aufgaben fristgerecht erledigt werden. Diese Position bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, wo Ihre Diskretion und Zuverlässigkeit geschätzt werden. Wenn Sie eine Leidenschaft für Organisation und Kommunikation haben, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Leistungen

Abwechslungsreiche Tätigkeit

Unbefristete Anstellung

Flexible Arbeitszeiten

Hohes Maß an Eigenverantwortung

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Fundierte Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder im Vorstands-Bereich.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung durch Terminkoordination und Reiseplanung.
• Dokumentation und Verwaltung von Besprechungen und Präsentationen.

Kenntnisse

Organisatorisches Talent

Selbstorganisation

Multitasking

Proaktive Arbeitsweise

Lösungsorientiertes Denken

Diskretion

Zuverlässigkeit

Serviceorientierung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office

SAP

Jobbeschreibung

Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung: Terminkoordination, Reiseplanung und -buchung

Interne, wie auch externe Korrespondenz und Kommunikation: Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und Post

Vorbereitung von Besprechungen und Präsentationen: Gesellschafter, Beirat, Executive Leadership Team

Projektmanagement: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten, Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines

Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen: Teilnahme an Meetings, Protokollführung, Follow-up der besprochenen Themen

Dokumentation und Verwaltung: Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Protokollen, Reports sowie Präsentationen

Datenmanagement: Pflege und Strukturierung von Datenbanken und Akten

Vertraulichkeit: Sicherstellung der Vertraulichkeit und Sensibilität bei der Bearbeitung von Geschäftsunterlagen

Minimum Anforderungen:

1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine andere vergleichbare Qualifikation
2. Fundierte Erfahrung in einer Assistenzfunktion, in der Unterstützung der Geschäftsführung oder im Vorstands-Bereich
3. Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
4. Organisatorisches Talent: Ausgeprägte Fähigkeit zur Selbstorganisation, Priorisierung und Multitasking
5. Proaktive Arbeitsweise: Eigeninitiative, lösungsorientiertes Denken und hohe Einsatzbereitschaft
6. Fundierte Kenntnisse in den gängigen Microsoft Office Programmen (insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Teams), idealerweise SAP-Anwenderkenntnisse
7. Diskretion und Zuverlässigkeit: Hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
8. Freundliches und professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung

Wir bieten:

1. Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem renommierten Unternehmen
2. Eine unbefristete Anstellung
3. Flexible Arbeitszeiten
4. Hohes Maß an Eigenverantwortung

Bei uns stehen HR-Talenten alle Türen offen, etwa in den Bereichen Recruiting, Personalleitung, Personalentwicklung, Payroll oder HR Controlling u.v.m. Wir begleiten Sie von Anfang an kompetent durch den Recruiting-Prozess und stellen Ihnen zusätzliche Informationen kontinuierlich zur Verfügung. Profitieren Sie von unserem umfangreichen Netzwerk und sichern Sie sich damit auch den Zugang zu Positionen, die nicht am Markt ausgeschrieben sind. Darüber hinaus erhalten Sie ein detailliertes und zeitnahes Feedback von uns.