Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

PubliCare GmbH; Köln; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Homecare Unternehmen sucht eine engagierte Assistenz, die Organisationstalent und Kommunikationsgeschick mitbringt. In dieser spannenden Rolle unterstützen Sie die Geschäftsführung bei der Terminplanung, Reiseorganisation und Eventmanagement. Sie werden Teil eines dynamischen Teams, das Wert auf Wertschätzung und respektvolle Kommunikation legt. Mit einer Vielzahl von Benefits, wie flexibler Arbeitskultur und umfangreichen Entwicklungsmöglichkeiten, bietet diese Position eine langfristige Perspektive in einem stabilen Umfeld. Wenn Sie bereit sind, Ihre Fähigkeiten in einem unterstützenden Team einzubringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Leistungen

Kostenlose Parkplätze

Jobrad

Kindergartenzuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

30 Urlaubstage

BONAGO-Mitarbeiterkarte

Regelmäßige Feedback-Gespräche

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz in einem internationalen Umfeld.

Aufgaben

• Terminkoordination und Kalendermanagement für die Geschäftsführung.
• Planung und Buchung von nationalen und internationalen Reisen.
• Koordination von Meetings und Veranstaltungen.

Kenntnisse

Kommunikationsgeschick

Organisationsstärke

MS Office Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Reiseorganisation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Wer sind wir? Eines der erfolgreichsten Homecare Unternehmen!

Bei uns beginnt alles mit Wertschätzung, Respekt und Kommunikation auf Augenhöhe: weil unsere Mitarbeiter:innen nur dann bestmögliche Ergebnisse erzielen, wenn sie persönlich hinter PubliCare stehen.
Täglich kümmern sich über 800 Kolleg:innen mit Herzblut und Engagement um eine professionelle Beratung, Anleitung und Belieferung unserer Patient:innen mit medizinischen Hilfsmitteln.

Was machst du bei uns? Organisation, Priorisierung und der Geschäftsführung den Rücken freihalten!

• Terminkoordination und Kalendermanagement: Verwaltung und Organisation komplexer Termine, Meetings und Veranstaltungen. Gute Priorisierung und Erfahrung im Umgang mit Terminkonflikten.
• Reiseorganisation: Planung und Buchung von nationalen und internationalen Reisen, inklusive Hotels, Transfers und Visa-Angelegenheiten.
• Reisekosten- und Spesenabrechnung: sorgfältige und korrekte Abrechnung von Reisekosten und Spesen der Geschäftsführung.
• Koordination und Organisation von nationalen und internationalen Meetings/Veranstaltungen: reibungslose Vor- und Nachbereitung (z. B. Buchung von Konferenzräumen, Hotel- und Transferbuchung, Organisation des Caterings, Zusammenarbeit mit Empfang/Service).
• Postbearbeitung und Dokumentenmanagement: redaktionelle Überarbeitung sowie Finalisierung von Dokumenten inkl. Unterschrifteneinholung.
• Sichere Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Recherche und Informationsbeschaffung: Recherche und Aufbereitung von Informationen für die Geschäftsführung.
• Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern: Kommunikation mit internen Teams, Partnern auf internationaler Ebene sowie Kunden.
• Eventmanagement: Organisation von Firmenveranstaltungen, wie z. B. Sommerfest oder Weihnachtsparty.
• Bestellungen und Freigaben: Bestellungen auf Wunsch der Geschäftsführung und Rechnungsfreigaben. Prüfung der Reisekosten- und Spesenabrechnungen des Managementteams.

Was bringst du zu uns mit? Kommunikationsgeschick und Organisationsstärke!

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise bringst du mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Assistenz in einem internationalen Umfeld mit.
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office setzen wir voraus.
• Verfügst du über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse rundet das dein Profil ab.
• Du zeichnest dich durch deine gewissenhafte Arbeitsweise, dein Kommunikationsgeschick sowie deine guten organisatorischen Fähigkeiten aus.
• Wenn zudem kunden- und ergebnisoriertes Handeln zu deinen Stärken zählen, bist du bei uns genau richtig!

Was bieten wir dir? Den Unterschied!

• Du-Kultur ab dem ersten Kontakt
• Hilfsbereite und sympathische Kolleg:innen machen das Ankommen bei PubliCare leicht
• Ein Team, in dem deine Meinung zählt und du deine Fähigkeiten und Stärken einbringen kannst
• Kostenlose Parkplätze und Erreichbarkeit mit ÖPNV
• Regelmäßige Feedback- und Mitarbeitergespräche zur persönlichen Entwicklung
• Eine langfristige Perspektive in einem stabilen Unternehmen
• Benefits wie: BONAGO-Mitarbeiterkarte, Kindergartenzuschuss, Jobrad, Deutschlandticket, betriebliche Altersvorsorge (mit 20 % Zuschuss) und Geschenke z. B. zum Jubiläum oder mal zwischendurch
• 30 Urlaubstage im Jahr sind bei uns selbstverständlich

Wie erreichst du uns?

PubliCare GmbH
Personalabteilung
Am Wassermann 20-22
50829 Köln

Weitere Infos findest Du auf unserer Internetseite www.publicare-gmbh.de