Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m / w / d)

Rail-Flow GmbH; Offenbach am Main; Vor Ort; EUR 40.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, die den CEO in strategischen und operativen Belangen unterstützt. In dieser spannenden Rolle optimierst du Prozesse, priorisierst Aufgaben und agierst als zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder. Du wirst Teil eines dynamischen, internationalen Teams und hast die Möglichkeit, die Zukunft des Schienengüterverkehrs aktiv mitzugestalten. Mit einem attraktiven Gesamtpaket und einem hohen Maß an kreativer Freiheit, wirst du in einem Umfeld arbeiten, das Wert auf Effizienz und Nachhaltigkeit legt. Wenn du organisatorische Fähigkeiten und eine Leidenschaft für innovative Lösungen mitbringst, ist diese Position ideal für dich.

Leistungen

Bezuschusstes Deutschland-Ticket

Fahrrad-Leasing-Programme

Weiterbildungsbudget

Hochwertige IT-Ausstattung

Team-Events

Qualifikationen

• Erfahrung in einer ähnlichen Position als Sekretär/in oder Assistenz.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Verantwortungsbewusstsein.

Aufgaben

• Unterstützung des CEO in strategischen und operativen Belangen.
• Effektives Kalender- und Zeitmanagement für den CEO.
• Vorbereitung und Moderation von Management-Meetings.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeiten

Diskretion

Flexibilität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

LinkedIn

Jira

Confluence

PowerPoint

Jobbeschreibung

Als Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant unterstützt Du unseren CEO in strategischen und operativen Belangen, optimierst Prozesse und Prioritäten und agierst als zentrale Schnittstelle für interne und externe Stakeholder.

Aufgaben

1. Strategische Unterstützung des CEO
2. Proaktive Priorisierung von Aufgaben und Projekten basierend auf den Unternehmenszielen und Zeitplänen.
3. Analyse und Vorbereitung strategisch relevanter Informationen für Entscheidungen.
4. Vertretung des CEO in Meetings, bei denen operative Steuerung oder Abstimmung erforderlich ist.
5. Effektives Kalender- und Zeitmanagement
6. Verwaltung und Optimierung des komplexen Kalenders des CEOs, einschließlich interner und externer Termine.
7. Sicherstellung, dass Zeit und Prioritäten mit Unternehmenszielen übereinstimmen.
8. Schnittstellenmanagement mit internen Abteilungen, Partnern und externen Stakeholdern.
9. Management von Meetings und Kommunikation
10. Vorbereitung, Organisation und Moderation von Management- und Führungstreffen, einschließlich Protokollierung und Nachverfolgung von Aufgaben.
11. Aktive Kommunikation mit dem Advisory Board, Gesellschaftern und anderen Führungskräften, um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.
12. Für eingehende und ausgehende Nachrichten Management und Durchführung der Korrespondenz der E-Mail Inbox und LinkedIn Account des CEOs.
13. Externe Kommunikation für den CEO (z.B. LinkedIn Account).
14. Nachverfolgung von zu erwartenden Antworten bei vom CEO versendeten Emails, Teams Nachrichten, Jira Tickets oder Confluence Posts.
15. Erstellung von umfangreichen Power Point Präsentation und Vorträgen für den CEO.
16. Leitung und Unterstützung strategischer Projekte
17. Eigenständige Leitung ausgewählter Projekte des CEOs, vom Kick-off bis zur Umsetzung.
18. Monitoring von Projekten und Sicherstellung der Einhaltung von Deadlines und Meilensteinen.
19. Unterstützung bei der Implementierung neuer Prozesse und Systeme.
20. Administrative Exzellenz
21. Management von vertraulichen Dokumenten und Informationen, dabei absolute Vertrauenswürdigkeit und Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen.
22. Unterstützung bei Reiseplanung, Reisekostenabrechnung und organisatorischen Details.
23. Sicherstellung, dass administrative Abläufe reibungslos und effizient ablaufen.

Dein Profil

1. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
2. Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position als Sekretär/in, Assistenz oder Office Manager/in
3. Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Selbstständigkeit
4. Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
5. Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikation in Deutsch und Englisch (C1 / C2)
6. Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten
7. Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell auf wechselnde Aufgaben und Prioritäten einzustellen

Warum wir?

1. Gestalte die Zukunft mit, indem du den Verkehr von der Straße auf die Schiene verlagerst.
2. Werde Teil eines dynamischen, internationalen Teams, in dem das Senior Management umfassende Erfahrung aus der Unternehmens- und Gründerwelt mitbringt.
3. Genieße ein hohes Maß an kreativer Freiheit und Entscheidungskompetenz, unterstützt durch ein attraktives Gesamtpaket, das folgende Vorteile umfasst:

Vorteile

1. Bezuschusstes Deutschland-Ticket oder Givve-Card
2. Fahrrad-Leasing-Programme über Leasing-Center oder BusinessBike
3. Weiterbildungsbudget für deine berufliche Weiterentwicklung
4. Hochwertige IT-Ausstattung
5. Zwei großartige Team-Events pro Jahr

Über uns

Das Freight-Tech-Scale-up Rail-Flow mit über 100 Mitarbeitenden revolutioniert die Effizienz und den Zugang zum Schienengüterverkehr sowie zum intermodalen Transport. Die innovative Rail-Flow-Plattform bietet maßgeschneiderte Lösungen wie Marktplatz-, Kollaborations-, CRM- und Transportmanagement-Tools, die sämtliche Prozesse entlang der Wertschöpfungskette der Bahnlogistik optimieren.

Durch die Beschleunigung von Abläufen und die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit der Schiene leistet Rail-Flow einen entscheidenden Beitrag zur Verlagerung des Verkehrs von der Straße auf die Schiene und somit zur Reduktion von CO2-Emissionen. Bereits über 500 Unternehmen – darunter Güterbahnen, Bahnspediteure, intermodale Operateure, Verlader und Lkw-Spediteure – vertrauen auf die Lösungen von Rail-Flow.