Assistenz der Geschäftsführung & Betriebsorganisation (m/w/d)

Klavier Kreisel GmbH & Co.KG; Fürth; Vor Ort; EUR 42.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Zugang zu Konzerten

Karten für Bühnenveranstaltungen

Zusammenfassung

Klavier Kreisel GmbH & Co.KG in Fürth sucht eine operative Assistenz, die als rechte Hand der Geschäftsführung Strukturen schafft, Abläufe koordiniert und Prozesse effizient macht.

Sie moderieren Gespräche, setzen Fristen, kontrollieren Aufgaben und arbeiten eng mit dem Geschäftsführer zusammen. Deutsch sicher, Office-Kenntnisse vorausgesetzt; Englischkenntnisse vorteilhaft.

Qualifikationen

• Sorgfalt und Verlässlichkeit im Arbeitsalltag.
• Einfühlungsvermögen und Durchsetzungskraft in Gesprächen.
• Ruhe und Klarheit auch unter Zeitdruck.
• Selbstständiges Priorisieren von Aufgaben und Projekten.

Aufgaben

• Aus vorhandenen Abläufen klare Strukturen schaffen und verfolgen.
• Faktura, offene Posten und Angebotsnachverfolgung im Blick behalten.
• Aufträge selbstständig abwickeln oder delegieren und rechtzeitig abschließen.
• Verbindliche Abläufe sicherstellen und Termine koordinieren.
• Eng mit der Geschäftsführung zusammenarbeiten und sensible Bereiche diskret behandeln.

Kenntnisse

Verlässlichkeit

Organisation

Durchsetzungskraft

Diskretion

Kundenorientierung

Eigenverantwortung

Tools

Office-Programme

Jobbeschreibung

Ich suche keine klassische Assistenz. Ich suche eine organisatorische Ergänzung.

Ich bin Klavierbaumeister und führe Klavier Kreisel, einen traditionsreichen Familienbetrieb in sechster Generation. Seit rund 160 Jahren beschäftigen wir uns mit Klavieren, Flügeln und Digitalpianos. Heute gehören zu unserem Unternehmen ein Klavierhandel, eine eigene Meisterwerkstatt, ein Außendienst und ein Team aus 10 Mitarbeitenden.

Meine Stärke liegt in der fachlichen Arbeit: in Instrumenten, Reparaturen, Kundengesprächen, größeren Angeboten und strategischen Entscheidungen. Weniger liegt mir die kleinteilige Organisation eines gewachsenen Betriebs.

Deshalb suche ich eine operative Assistenz, die nicht nur Termine koordiniert, sondern gemeinsam mit mir dafür sorgt, dass unser Betrieb verlässlich, ruhig und effizient funktioniert.

Kurz gesagt: Ich suche meine rechte Hand.

Ihre Aufgabe

Strukturen: Sie sorgen dafür, dass aus gewachsenen und teilweise unruhigen Abläufen klare und verlässliche Strukturen werden.

Sie behalten offene Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten im Blick, koordinieren, delegieren und haken nach. Sie erkennen frühzeitig, wenn etwas liegen bleibt, und sorgen dafür, dass daraus möglichst kein Problem für unsere Kundschaft oder unser Team entsteht.

Auftragsabwicklung: Darüber hinaus behalten Sie Faktura, offene Kunden- und Lieferantenposten, Angebotsnachverfolgung, Reklamationen und interne Abstimmungen im Blick. Sie übernehmen Aufgaben selbst oder delegieren sie an die zuständigen Mitarbeitenden. Entscheidend ist, dass Vorgänge vollständig und rechtzeitig abgeschlossen werden.

Verantwortung im Team:

• Du sorgst für Verbindlichkeit und klare Abläufe.
• Du moderierst Gespräche und hältst Vereinbarungen nach.
• Du sprichst unerledigte Aufgaben und wiederkehrende Probleme offen an.
• Du darfst verbindliche Aufgaben und Fristen setzen.
• Du verbesserst Abläufe eigenständig und führst neue Strukturen ein.

Zusammenarbeit mit mir: Sie arbeiten sehr eng mit mir zusammen und erhalten Einblick in sensible kaufmännische, personelle und strategische Themen. Diskretion, Loyalität und persönliche Vertrauenswürdigkeit sind daher unverzichtbar.

Gleichzeitig wünsche ich mir ausdrücklich eine Person mit eigenem Kopf.

Sie dürfen mir widersprechen, mich an Zusagen erinnern und Entscheidungen einfordern. Sie dürfen auch klar ansprechen, wenn eine spontane Idee bestehende Abläufe gefährdet oder zusätzliche Unruhe erzeugt.

Ich suche keine Person, die mich lediglich verwaltet. Ich suche jemanden, der gemeinsam mit mir den Betrieb organisatorisch weiterentwickelt.

Was Sie mitbringen sollten

Ein bestimmter Studienabschluss oder ein bestimmtes Diplom ist für mich nicht entscheidend. Relevante Berufserfahrung ist wesentlich wichtiger.

Sie müssen nicht aus dem Klavierhandel, dem Handwerk oder der Musikbranche kommen. Wichtig ist, dass Sie sich glaubhaft auf die Kultur eines traditionsreichen Familien- und Handwerksbetriebs einlassen können.

Entscheidend sind vor allem:

• Sorgfalt und Verlässlichkeit
• Einfühlungsvermögen und Durchsetzungskraft
• Ruhe und Klarheit auch unter Zeitdruck
• selbstständiges Priorisieren
• Freude an Verantwortung und Gestaltung
• professionelles und kundenorientiertes Auftreten
• traditionsbewusste und bodenständige Haltung
• absolute Diskretion

Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift ist erforderlich. Einfache Englischkenntnisse sind hilfreich. Sicherer Umgang mit den üblichen Office-Programmen wird vorausgesetzt. Erfahrung mit einer bestimmten Warenwirtschaft oder Buchhaltungssoftware ist nicht notwendig.

Sie müssen kein Klavier spielen können. Entscheidend ist nicht, dass Sie Chopin erkennen. Entscheidend ist, dass Sie erkennen, wenn ein Vorgang seit drei Wochen unbearbeitet ist.

Was Sie bei uns erwartet

Sie erhalten eine Position mit echtem Gestaltungsspielraum.

Nach einer guten Einarbeitung sollen insbesondere Außendienstplanung, Faktura und kaufmännische Nachverfolgung zuverlässig in Ihrer Verantwortung liegen.

Rahmenbedingungen

• unbefristete Festanstellung
• Vollzeit mit bis zu 40 Wochenstunden
• Arbeitsort Fürth
• reguläre Werktage
• feste Kernzeiten mit Spielraum für individuelle Lösungen
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten nach betrieblicher Erfordernis
• betriebliche Altersvorsorge nach individueller Vereinbarung
• Zugang zu unseren hauseigenen Konzerten
• Karten für wichtige Bühnen und Kulturveranstaltungen in der Metropolregion
• Unsere Veranstaltungen außerhalb der regulären Arbeitszeit sind freiwillig.