Assistenz der Geschäftsführung (20–25 Std.) (m/w/d)

Randstad (Schweiz) AG; Köln; Vor Ort; EUR 18.000 - 25.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein engagiertes Organisationstalent wird gesucht, um das Büro in einem kreativen und dynamischen Umfeld zu unterstützen. In dieser Teilzeitstelle von 20-25 Stunden pro Woche übernehmen Sie vielfältige Aufgaben im Sekretariatsbereich und in der kaufmännischen Unterstützung. Ihre Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation sind gefragt, um einen reibungslosen Ablauf im Büro zu gewährleisten. Ein moderner Arbeitsplatz und ein familiäres Miteinander erwarten Sie. Wenn Sie Freude an der Arbeit im Team haben und strukturiert arbeiten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Leistungen

Moderner Arbeitsplatz

Kreatives und dynamisches Umfeld

Kollegialität und familiäres Miteinander

Qualifikationen

• Mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Position.
• Strukturiertes und eigenständiges Arbeiten mit hohem Qualitätsanspruch.

Aufgaben

• Entgegennahme von Telefonaten und erste Ansprechperson für Besucher.
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung und Erstellung von Angeboten.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

MS Office

Adobe InDesign

Photoshop

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Studium oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Adobe InDesign

Photoshop

Jobbeschreibung

PS Direkt - Job perfekt

Du hast ein Händchen für Ordnung, liebst es, den Überblick zu behalten, und arbeitest gerne im Team?
Dann bist du bei uns genau richtig! Zur Unterstützung im Büro suchen wir ein engagiertes Organisationstalent, das mit Struktur, Freundlichkeit und Tatkraft den Rücken freihält – in Teilzeit mit 20–25 Stunden aufgeteilt auf 5 Tage pro Woche.

Wir suchen im Rahmen der Direktvermittlung.

Ihre Aufgaben

• Im Sekretariatsbereich: Sie nehmen eingehende Telefonate freundlich und professionell entgegen und sind erste Ansprechperson für Besucher und Gäste.
• Sie bearbeiten den Posteingang und -ausgang zuverlässig und termingerecht.
• Sie übernehmen allgemeine Schreibarbeiten sowie die Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Sie koordinieren Termine, überwachen Fristen und sorgen für einen strukturierten Ablauf.
• Sie kümmern sich um die Organisation und Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie gelegentlich um kleine Aufmerksamkeiten (z. B. Präsente).
• Sie pflegen gewissenhaft unsere Adressdatenbank.

Im kaufmännischen Bereich:

• Sie unterstützen bei der vorbereitenden Buchhaltung, prüfen ein- und ausgehende Rechnungen und veranlassen elektronische Überweisungen.
• Sie behalten den Überblick über Projektzahlungsläufe und übernehmen die Erstellung von Angeboten und Rechnungen.

Optional: Bereich Öffentlichkeitsarbeit (je nach Erfahrung und Interesse):

• Sie wirken an der Umsetzung einer Veröffentlichungsstrategie mit und betreuen unsere Homepage.
• Sie unterstützen bei der Entwicklung von Ideen für unsere Präsenz in sozialen Medien.
• Sie pflegen unsere interne Bild- und Materialdatenbank und sorgen für eine übersichtliche Struktur.

Ihre Fähigkeiten

• Sie verfügen über mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- oder vergleichbaren Position.
• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie arbeiten strukturiert, eigenständig und mit einem hohen Qualitätsanspruch.
• Sie treten freundlich und sicher auf, sind teamorientiert und verfügen über ein sehr gutes mündliches sowie schriftliches Ausdrucksvermögen.
• Der sichere Umgang mit MS Office ist für Sie selbstverständlich; Kenntnisse in Adobe InDesign oder Photoshop sind von Vorteil.
• Erfahrung im Architekturbereich ist wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung.

Das wird Ihnen geboten

• Ein moderner Arbeitsplatz
• Ein kreatives und dynamisches Umfeld
• Kollegialität und ein offenes, familiäres Miteinander

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Oder schreib uns gerne auf Xing an!

Bitte habe Verständnis, dass postalisch zugesandte Unterlagen nicht zurückgesendet werden. Deine Unterlagen und Bewerberdaten werden nach der DSGVO und BDSG-neu verarbeitet.

Diese Position ist zwischen 18.000 € und 25.000 € brutto jährlich dotiert.