Assistenz der Geschäftsführenden Direktion (m/w/d), unbefristet

Staatstheater Augsburg; Augsburg; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Job summary

Das Staatstheater Augsburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz der Geschäftsführenden Direktion (m/w/d) unbefristet. Sie organisieren und koordinieren das Tagesgeschäft der Geschäftsführenden Direktion, managen Termine, Sitzungen und Reisen sowie die Bearbeitung eingehender Vorgänge.

Zu Ihren Aufgaben gehören Fristenkontrolle, Protokollführung, Unterlagenaufbereitung, Besprechungsvorbereitung und die Pflege von Ablagestrukturen.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikationen durch einschlägige Berufserfahrung
• Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Sekretariat oder in der Verwaltung
• Sichere EDV-Kenntnisse in gängigen Microsoft-Office-Programmen
• Sehr gute Ausdrucksweise in Schrift und Sprache
• Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Organisationsgeschick sowie sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
• Kontaktfreude, Teamfähigkeit und Kommunikationstalent
• Freundliches und verbindliches Auftreten

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführenden Direktion
• Terminmanagement, Sitzungsorganisation und Reiseplanung
• Koordination und administrative Bearbeitung eingehender Vorgänge
• Fristenkontrolle, Wiedervorlage und Nachhalten vereinbarter Aufgaben
• Organisation von Besprechungen inkl. Einladungsmanagement, Unterlagenzusammenstellung, Raummanagement, Bewirtung sowie Protokollführung und Dokumentation
• Zusammenstellung von Unterlagen und Informationen nach Vorgaben
• Standardkorrespondenz und administrative Kommunikation intern wie extern
• Pflege von Ablagestrukturen, Übersichten und Dokumentationen

Skills

Organisationsgeschick

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Diskretion

Verlässlichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office

Job description

Die Stiftung Staatstheater Augsburg veranstaltet in den fünf Sparten Musiktheater, Ballett, Schauspiel, Konzert, Digitaltheater, der Vernetzungsplattform Plan A und dem Kinder- und Jugendtheater über 940 Vorstellungen von 44 verschiedenen Inszenierungen pro Jahr. Mit unseren über 400 Mitarbeiter:innen erreichen wir damit ca. 187.000 Zuschauer:innen. Das Große Haus wird derzeit saniert, der Spielbetrieb findet in den Interimsspielstätten im martini-Park und in der brechtbühne im Gaswerk statt.

Das Staatstheater Augsburg orientiert sich in seinem künstlerischen und innerbetrieblichen Handeln am, durch die Mitarbeiterschaft entworfenen, Leitbild. Themen wie Familienfreundlichkeit, Nachhaltigkeit und Weiterbildung sind uns wichtig.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Assistenz der Geschäftsführenden Direktion (m/w/d)

unbefristet

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführenden Direktion
• Terminmanagement, Sitzungsorganisation und Reiseplanung
• Koordination und administrative Bearbeitung eingehender Vorgänge
• Fristenkontrolle, Wiedervorlage und Nachhalten vereinbarter Aufgaben
• Organisation von Besprechungen inkl. Einladungsmanagement, Unterlagenzusammenstellung, Raummanagement, Bewirtung sowie Protokollführung und Dokumentation
• Zusammenstellung von Unterlagen und Informationen nach Vorgaben
• Standardkorrespondenz und administrative Kommunikation intern wie extern
• Pflege von Ablagestrukturen, Übersichten und Dokumentationen

Sie bringen mit:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikationen aufgrund einschlägiger Berufserfahrung
• Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Sekretariat oder in der Verwaltung
• Sichere EDV-Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Programmen
• Sehr gute Ausdrucksweise in Schrift und Sprache
• Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Organisationsgeschick sowie sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
• Kontaktfreude, Teamfähigkeit und Kommunikationstalent
• Freundliches und verbindliches Auftreten

Wir bieten Ihnen:

• Einen unbefristeten und sicheren Arbeitsplatz
• Eine Wochenarbeitszeit von 38,5 Std.
• Eine tarifliche Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildungsmaßnahmen und Schulungen
• Einen Arbeitsplatz mit hohem Identifikationspotenzial und wertschätzender, gemeinschaftlicher Arbeitsatmosphäre.

Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 8 TV -L.

Der Jahresurlaub wird im Schwerpunkt während der Theaterferien gewährt.

Wir möchten darauf hinweisen, dass entstehende Reisekosten bei einer Einladung zum Vorstellungsgespräch leider nicht erstattet werden können.

Das Staatstheater Augsburg setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Diese werden gebeten, sofern sie ihre Schwerbehinderung anzeigen möchten, einen geeigneten Nachweis beizufügen.

Darüber hinaus fördert das Staatstheater Augsburg die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Bei gleicher Eignung werden Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt, deren Geschlecht in der Abteilung stark unterrepräsentiert ist.