Assistenz der Geschäftsführenden Direktion (m/w/d), unbefristet

Buehnenverein; Augsburg; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsplatz

38,5 Std/Woche

Tarifliche Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Job summary

Staatstheater Augsburg sucht eine Assistenz der Geschäftsführenden Direktion (m/w/d) in unbefristeter Anstellung. Sie unterstützen die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinieren Termine, schreiben Korrespondenz und pflegen Aktenstrukturen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Reiseplanung, Sitzungsorganisation, Fristenkontrolle sowie Protokollführung. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung, Büroerfahrung, gute Office-Kenntnisse und Diskretion.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Sekretariat oder in der Verwaltung.
• Sichere EDV-Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Programmen.
• Sehr gute Ausdrucksweise in Schrift und Sprache.
• Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Organisationsgeschick sowie sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise.
• Kontaktfreude, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke.
• Freundliches und verbindliches Auftreten.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführenden Direktion.
• Terminmanagement, Sitzungsorganisation und Reiseplanung.
• Koordination und administrative Bearbeitung eingehender Vorgänge.
• Fristenkontrolle, Wiedervorlage und Nachhalten vereinbarter Aufgaben.
• Organisation von Besprechungen inkl. Einladungsmanagement, Unterlagenzusammenstellung, Raummanagement, Bewirtung sowie Protokollführung und Dokumentation.
• Zusammenstellung von Unterlagen und Informationen nach Vorgaben.
• Standardkorrespondenz und administrative Kommunikation intern wie extern.
• Pflege von Ablagestrukturen, Übersichten und Dokumentationen.

Skills

Organisation

Teamfähigkeit

Kommunikation

Diskretion

Kontaktfreude

Sorgfalt

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Assistenz der Geschäftsführenden Direktion (m/w/d), unbefristet

Berufsbereich:Geschäftsführung / Direktion

Vertragsbeginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Teresa Baumgartner
Assistentin der Personalleitung
[e-mail]

Die Stiftung Staatstheater Augsburg veranstaltet in den fünf Sparten Musiktheater, Ballett, Schauspiel, Konzert, Digitaltheater, der Vernetzungsplattform Plan A und dem Kinder- und Jugendtheater über 940 Vorstellungen von 44 verschiedenen Inszenierungen pro Jahr. Mit unseren über 400 Mitarbeiter:innen erreichen wir damit ca. 187.000 Zuschauer:innen. Das Große Haus wird derzeit saniert, der Spielbetrieb findet in den Interimsspielstätten im martini-Park und in der brechtbühne im Gaswerk statt.

Das Staatstheater Augsburg orientiert sich in seinem künstlerischen und innerbetrieblichen Handeln am, durch die Mitarbeiterschaft entworfenen, Leitbild. Themen wie Familienfreundlichkeit, Nachhaltigkeit und Weiterbildung sind uns wichtig.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführenden Direktion
• Terminmanagement, Sitzungsorganisation und Reiseplanung
• Koordination und administrative Bearbeitung eingehender Vorgänge
• Fristenkontrolle, Wiedervorlage und Nachhalten vereinbarter Aufgaben
• Organisation von Besprechungen inkl. Einladungsmanagement, Unterlagenzusammenstellung, Raummanagement, Bewirtung sowie Protokollführung und Dokumentation
• Zusammenstellung von Unterlagen und Informationen nach Vorgaben
• Standardkorrespondenz und administrative Kommunikation intern wie extern
• Pflege von Ablagestrukturen, Übersichten und Dokumentationen

Sie bringen mit:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikationen aufgrund einschlägiger Berufserfahrung
• Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Sekretariat oder in der Verwaltung
• Sichere EDV-Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Programmen
• Sehr gute Ausdrucksweise in Schrift und Sprache
• Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Organisationsgeschick sowie sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
• Kontaktfreude, Teamfähigkeit und Kommunikationstalent
• Freundliches und verbindliches Auftreten

Wir bieten Ihnen:

• Einen unbefristeten und sicheren Arbeitsplatz
• Eine Wochenarbeitszeit von 38,5 Std.
• Eine tarifliche Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildungsmaßnahmen und Schulungen
• Einen Arbeitsplatz mit hohem Identifikationspotenzial und wertschätzender, gemeinschaftlicher Arbeitsatmosphäre.

Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 8 TV-L.

Der Jahresurlaub wird im Schwerpunkt während der Theaterferien gewährt.

Das Staatstheater Augsburg setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Diese werden gebeten, sofern sie ihre Schwerbehinderung anzeigen möchten, einen geeigneten Nachweis beizufügen.

Darüber hinaus fördert das Staatstheater Augsburg die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Bei gleicher Eignung werden Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt, deren Geschlecht in der Abteilung stark unterrepräsentiert ist.