Assistenz der Geschäftsführenden Direktion (m/w/d), unbefristet

Stiftung Staatstheater Augsburg; Augsburg; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsplatz

38,5 Std. Wochenarbeitszeit

Tarifliche Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmaßnahmen

Arbeitsatmosphäre und Wertschätzung

Job summary

Stiftung Staatstheater Augsburg sucht eine Assistenz der Geschäftsführenden Direktion (m/w/d) in Vollzeit. Die Stelle ist unbefristet und umfasst die Organisation des Tagesgeschäfts der Geschäftsführung, Termin- und Reiseplanung sowie administrative Bearbeitung von Vorgängen.

Zu den Aufgaben gehört auch Fristenkontrolle, Protokollführung und die Pflege von Ablagestrukturen. Eine kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in Büroorganisation sind Voraussetzung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Büroorganisation/Sekretariat/Verwaltung
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführenden Direktion
• Terminmanagement, Sitzungsorganisation und Reiseplanung
• Koordination und administrative Bearbeitung eingehender Vorgänge
• Fristenkontrolle, Wiedervorlage und Nachhalten vereinbarter Aufgaben
• Organisation von Besprechungen inkl. Einladungsmanagement, Unterlagenzusammenstellung, Raummanagement und Protokollführung
• Zusammenstellung von Unterlagen und Informationen nach Vorgaben
• Standardkorrespondenz und administrative Kommunikation intern wie extern
• Pflege von Ablagestrukturen, Übersichten und Dokumentationen

Skills

Büroorganisation

Sekretariat

Verwaltung

EDV-Kenntnisse

Teamfähigkeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische Berufsausbildung

Tools

Microsoft Office

Job description

Die Stiftung Staatstheater Augsburg veranstaltet in den fünf Sparten Musiktheater, Ballett, Schauspiel, Konzert, Digitaltheater, der Vernetzungsplattform Plan A und dem Kinder- und Jugendtheater über 940 Vorstellungen von 44 verschiedenen Inszenierungen pro Jahr. Mit unseren über 400 Mitarbeiter:innen erreichen wir damit ca. 187.000 Zuschauer:innen. Das Große Haus wird derzeit saniert, der Spielbetrieb findet in den Interimsspielstätten im martini-Park und in der brechtbühne im Gaswerk statt.

Assistenz der Geschäftsführenden Direktion (m/w/d)

unbefristet

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts der Geschäftsführenden Direktion
• Terminmanagement, Sitzungsorganisation und Reiseplanung
• Koordination und administrative Bearbeitung eingehender Vorgänge
• Fristenkontrolle, Wiedervorlage und Nachhalten vereinbarter Aufgaben
• Organisation von Besprechungen inkl. Einladungsmanagement,Unterlagenzusammenstellung, Raummanagement, Bewirtung sowie Protokollführung und Dokumentation
• Zusammenstellung von Unterlagen und Informationen nach Vorgaben
• Standardkorrespondenz und administrative Kommunikation intern wie extern
• Pflege von Ablagestrukturen, Übersichten und Dokumentationen

Sie bringen mit:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikationen aufgrund einschlägiger Berufserfahrung
• Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Sekretariat oder in der Verwaltung
• Sichere EDV-Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Programmen
• Sehr gute Ausdrucksweise in Schrift und Sprache
• Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Organisationsgeschick sowie sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
• Kontaktfreude, Teamfähigkeit und Kommunikationstalent
• Freundliches und verbindliches Auftreten

Wir bieten Ihnen:

• Einen unbefristeten und sicheren Arbeitsplatz
• Eine Wochenarbeitszeit von 38,5 Std.
• Eine tarifliche Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildungsmaßnahmen und Schulungen
• Einen Arbeitsplatz mit hohem Identifikationspotenzial und wertschätzender, gemeinschaftlicher Arbeitsatmosphäre.

Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen inEntgeltgruppe E 8 TV-L.

Der Jahresurlaub wird im Schwerpunkt während der Theaterferien gewährt.

Für Rückfragen bitten wir Sie, das unten aufgeführte E-Mail-Postfach zu verwenden.

Wir möchten darauf hinweisen, dass entstehende Reisekosten bei einer Einladung zum Vorstellungsgespräch leider nicht erstattet werden können.

Das Staatstheater Augsburg setzt sich für die Beschäftigung schwerbehinderter Menschen ein. Daher werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Diese werden gebeten, sofern sie ihre Schwerbehinderung anzeigen möchten, einen geeigneten Nachweis beizufügen.

Darüber hinaus fördert das Staatstheater Augsburg die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Bei gleicher Eignung werden Bewerber:innen bevorzugt berücksichtigt, deren Geschlecht in der Abteilung stark unterrepräsentiert ist.