Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)

Landeshauptstadt Hannover; Hannover; Vor Ort; EUR 31.000 - 44.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Erholungsurlaub

Job-Ticket für ÖPNV

Dienstrad-Leasing

Fortbildungsmöglichkeiten

Jahressonderzahlung (tariflich)

Zusammenfassung

Landeshauptstadt Hannover sucht eine engagierte Assistenz im Bereich Öffentliche Ordnung. Sie organisieren das Sekretariat, koordinieren Termine, bearbeiten Anfragen und unterstützen die Bereichsleitung in Administrativem.

Zu Ihren Aufgaben gehören Aktenpflege, Recherchen, Tabellenkalkulationen und Projektkoordination. Eine solide Büroausbildung sowie Teamfähigkeit und Diskretion sind erwünscht. Die Stelle bietet stabile Entgeltbedingungen und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene mindestens 3-jährige Ausbildung im büroorganisatorischen oder kaufmännischen Bereich vorzugsweise Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement oder Industriekaufleute.
• Wünschenswert ist Berufserfahrung in Sekretariat einer Führungskraft und Büroorganisation.

Aufgaben

• Selbständige Organisation des Sekretariats, Post- und Terminmanagement, Raumplanung, Bearbeitung von Anfragen, Organisation von Besprechungen, Koordination von Telefonanrufen und Besucher*innen
• Unterstützung der Bereichsleitung im Rahmen allgemeiner Verwaltungsaufgaben
• Pflege, Verwaltung und Archivierung von Akten und digitalem Schriftgut
• Selbstständiges Erfassen einfacher Schreiben und Erstellen von Tabellen
• Unterstützung und Koordination von Projekten und Sonderaufgaben

Kenntnisse

MS Office–Word, Excel, Outlook

Kanban-Board

Datenaustauschplattformen

Kollaborationstools

Ratsinformationssystem

Ausbildung

Abgeschlossene 3-jährige Ausbildung im büroorganisatorischen oder kaufmännischen Bereich

Tools

Ratsinformationssystem

Jobbeschreibung

für den Fachbereich Öffentliche Ordnung, Bereich Ordnungsrechtsangelegenheiten. Die Bereichsleitung Ordnungsrechtsangelegenheiten des Fachbereichs Öffentliche Ordnung mit seinen rund 227 Mitarbeitenden trägt die Verantwortung für die Aufgabengebiete Ordnungwidrigkeiten, Verkehrsaußen- und Städtischer Ordnungsdienst, allgemeine Ordnungswidrigkeiten, Waffenrecht und Fundbüro. Sie haben Lust die Bereichsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen zu unterstützen? Dann bewerben Sie sich!

Ihre Aufgaben

• Selbständige Organisation des Sekretariats, wie Post- und Terminmanagement, Raumplanung, Bearbeitung von Anfragen, Organisation von Besprechungen, Koordination von Telefonanrufen und Besucher*innen
• Unterstützung der Bereichsleitung im Rahmen allgemeiner Verwaltungsaufgaben
• Pflege, Verwaltung und Archivierung von Akten und digitalem Schriftgut
• Selbstständiges Erfassen einfacher Schreiben und Erstellen von Tabellen
• Unterstützung und Koordination von Projekten und Sonderaufgaben

Ihr Profil und Ihre Kompetenzen

eine abgeschlossene mindestens 3-jährige Ausbildung im büroorganisatorischen oder kaufmännischen Bereich vorzugsweise Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement oder Industriekaufleute, oder den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder vergleichbar bzw. einen gleichwertigen Abschluss und eine nachgewiesene, mehrjährige Berufserfahrung. Wünschenswert wäre in dem Bereich der Büroorganisation und Assistenz einer Führungskraft in einem Sekretariat mit ähnlichem Aufgabenspektrum.

Darüber hinaus verfügen Sie über folgende Fähigkeiten und Kompetenzen:

• Souveräner Umgang mit den MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel, Outlook), wünschenswert wären Erfahrungen mit digitalen Tools wie einem Kanban-Board, mit Datenaustauschplattformen und Kollaborationstools und einem Ratsinformationssystem,
• Ausgeprägtes Teamverständnis sowie Kommunikations-, Konflikt- und Kooperationsfähigkeit, da im Team Funktionszeiten bis 16 Uhr (bzw. 15 Uhr freitags) abzudecken sind
• Gutes Organisationsvermögen und ein hohes Maß an Selbstständigkeit, um strukturiert und priorisiert zu arbeiten und den Überblick behalten zu können
• Absolute Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität, sowie Belastbarkeit in Stresssituationen,
• Interkulturelle und soziale Kompetenzen sowie Gender- und Diversitykompetenz
• Gutes und sicheres schriftliches sowie sprachliches Ausdruckvermögen in Wort und Schrift sowie gute Rechtschreibkenntnisse
• Wünschenswert sind Kenntnisse kommunalen Verwaltung und deren Abläufe

Wir bieten

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe im öffentlichen Dienst
• einen sicheren Arbeitsplatz sowie eine attraktive Vergütung
• flexible Arbeitszeitmodelle
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche
• dienstfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung
• eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• im Einzelfall eine Leistungsprämie
• ein attraktives Job-Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Dienstrad-Leasing
• attraktive Sport- und Gesundheitsangebote

Hinweise und Werte

Die Eingruppierung richtet sich nach Entgeltgruppe E06 TVöD (A I 3 Anlage 1 – Entgeltordnung (VKA)). Der Arbeitsplatz ist für die Bewerbung von Beschäftigten im Tarifbereich offen.

Die Vollzeitstelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet mit wöchentlich 39 Stunden zu besetzen. Die Stelle ist grundsätzlich Teilzeit geeignet, sofern der Dienstbetrieb sichergestellt wird. Dies setzt voraus, dass die vollständige Abdeckung des ausgeschriebenen Stellenanteils gewährleistet ist. Wir kommen gern mit Ihnen über praktikable Arbeitszeitmodelle ins Gespräch. Die Wahrnehmung der Aufgaben erfordert eine überwiegende Präsenz vor Ort, weshalb Homeoffice/mobiles Arbeiten nur in eingeschränktem Umfang möglich ist.

Die Landeshauptstadt Hannover hat das Ziel, die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Stadtverwaltung abzubilden. Sie erkennt damit Vielfalt als wichtigen Teil ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein offenes Arbeitsumfeld zu schaffen, das Menschen unabhängig von ihrer ethnischen, kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Behinderung, ihrer Religion sowie ihrer sexuellen oder geschlechtlichen Identität gleiche Chancen bietet.

Schwerbehinderte Menschen oder ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir bestärken insbesondere Menschen mit einer Migrationsbiografie sich zu bewerben. Weitere Informationen und Hinweise über die Landeshauptstadt Hannover als Arbeitgeberin und das Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unter https://karriere.hannover.de/.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in den KW 45 statt.