Assistenz der Amtsleitung Stadtbibliothek

Stadt Bielefeld; Bielefeld; Vor Ort; EUR 36.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Stadt Bielefeld sucht eine Büroassistenz für die Stadtbibliothek. Die Rolle umfasst eine Vielzahl von Sekretariatsaufgaben und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams. Die idealen Kandidaten bringen eine abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement mit, sowie relevante Erfahrung in assistierenden Positionen. Es handelt sich um eine unbefristete Teilzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten, die in einem dynamischen Umfeld stattfindet.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder ähnlichem.
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-/Sekretariatsposition.
• Gute Kenntnisse in der Redaktion von Print- und Onlinemedien.

Aufgaben

• Verantwortliche Organisation aller Sekretariatsaufgaben der Stadtbibliothek.
• Zusammenarbeit mit der Amtsleitung und anderen Mitarbeitern.
• Erstellung von Presseinformationen und Jahresberichten.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Planungs- und Organisationsfähigkeit

Flexibilität

Ausbildung

drei Jahre kaufmännische/verwaltungsnahe Ausbildung

Tools

SAP

ATOSS

MS Office

Jobbeschreibung

Entgeltgruppe: EG 7 TVöD

Arbeitszeit: 19,5 Std./Woche (Regelarbeitszeiten: mittwochs halbtags ab 13 Uhr, donnerstags und freitags ganztags)

Beschäftigungsart: unbefristet
Beginn: nächstmöglich
Bewerbungsfrist: 27.07.2025

Ihre künftigen Aufgaben

Als zentrale Schnittstelle stellen die Tätigkeiten im Sekretariat eine wichtige Kernfunktion in den Strukturen der Stadtbibliothek Bielefeld dar. Das Aufgabengebiet ist vielfältig und umfangreich:

• Eigenverantwortliche Organisation und Bearbeitung aller Sekretariatsaufgaben der Stadtbibliothek (in Zusammenarbeit mit der zweiten Büroassistenz)
• Zusammenarbeit mit der Amtsleitung, den Führungskräften und den Mitarbeitenden der Stadtbibliothek
• Mitarbeit bei der Organisation des Raummanagements und der Veranstaltungsplanung
• Zusammenarbeit mit Verbänden, Vereinen und anderen öffentlichen Institutionen
• Kommunikation mit Behörden, Partner/innen, Förderern
• Zeiterfassung in ATOSS, Erfassung von Krankmeldungen und Weiterleitung der Informationen an die entsprechenden Abteilungs-/Teamleitungen
• Mitwirkung an der Erstellung von Presseinformationen, Jahresberichten, Flyern u. ä. sowie anschließender Versand
• Erstellen von Text- und anderen Vorlagen

Ihre Qualifikation

Das müssen Sie mitbringen

• Abgeschlossene dreijährige kaufmännische/verwaltungsnahe Berufsausbildung im Sinne des Aufgabenprofils (z. B. Kauffrau/mann für Büromanagement, Veranstaltungskauffrau/mann etc.)

Überzeugen Sie uns auch mit diesen Kompetenzen

• Mehrjährige Berufserfahrung im kultur- oder verwaltungsnahen Bereich, vorzugsweise in einer Assistenz-/Sekretariatsposition
• Erfahrungen in der Konzeption & Redaktion von Print- und Onlinemedien
• Erfahrung im Umgang mit den städtischen Fachverfahren (SAP, ATOSS)
• Sehr gute EDV-Anwendungskenntnisse (MS Office, Recherche)
• Fähigkeit zur Erstellung von Sitzungsprotokollen
• Teamfähigkeit, starke Dienstleistungsorientierung, sicheres und höfliches Auftreten in Kundenkontakten, ausgeprägtes Einfühlungsvermögen
• Planungs- und Organisationsfähigkeit sowie selbstständige Arbeitsweise
• Flexibilität hinsichtlich der Gestaltung der Arbeitszeit

Ihr Weg zu uns

Gestalten Sie das Leben in Bielefeld aktiv mit - Starten Sie Ihre Karriere in einem sicheren Beschäftigungsverhältnis bei der Stadt Bielefeld!

Informieren Sie sich in unserer Rubrik "Karriere bei der Stadt" über die Arbeitgeberin Stadt Bielefeld. Es gibt viele gute Gründe, bei uns zu arbeiten.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung innerhalb der Bewerbungsfrist über unser Online-Formular. Dort geben Sie Ihre persönlichen Daten ein und übermitteln uns Ihre Dateien mit den Bewerbungsunterlagen.

Sie haben noch Fragen? Gerne stehen wir Ihnen hierfür persönlich zur Verfügung.

• Frau Capros, Tel. [phone], oder Herr Neubauer, Tel. [phone], von der Stadtbibliothek zu fachlichen Fragestellungen
• Frau Weidner, Tel. [phone], vom Amt für Personal zum Beschäftigungsverhältnis

Vielfalt bei der Stadt Bielefeld

Die Stadt Bielefeld setzt sich aktiv für Chancengleichheit und Diversität ein. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung und geschlechtlicher Identität.

Die Stadt Bielefeld fördert Frauen beruflich und stellt sie nach den Zielsetzungen des Gleichstellungsplans bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt ein. Bewerbungen von Menschen mit Behinderung sind erwünscht.