Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

VSB Holding GmbH; Dresden; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen im Bereich Projektentwicklung mit Standort Dresden sucht eine engagierte Assistenz der Abteilungsleitung. Du unterstützt die Abteilungsleitung bei alltäglichen Aufgaben und bringst Organisationstalent sowie gute Englisch- und Deutschkenntnisse mit. Diese Position erfordert eine kaufmännische Ausbildung oder ein akademisches Studium sowie mehrjährige Erfahrung in einem ähnlichen Umfeld.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Hohes Maß an Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit.

Aufgaben

• Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft.
• Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Berichten.
• Planung und Koordination von Meetings und Veranstaltungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

MS Office

Deutsch (fließend)

Englisch (fließend)

digitale Planungstools

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder akademischer Abschluss

Tools

Dokumentenmanagementsysteme

Reiseportale

Buchungssysteme

Jobbeschreibung

ÜBER UNS:

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Dresden:

Assistenz der Abteilungsleitung (w/m/d)

WELCHE AUFGABEN ERWARTEN DICH:

Als Assistenz der Abteilungsleitung Projektentwicklung unterstützt Du bei der Koordination von Vorhaben und hältst im Hintergrund die Fäden zusammen – folgende Aufgaben erwarten Dich in Deiner neuen Rolle:

• Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft sowie bei operativen und organisatorischen Aufgaben
• Erstellung von Protokollen, Präsentationen, Statistiken, Berichten und Entscheidungsvorlagen
• Planung und Koordination teamübergreifender Meetings und Veranstaltungen, einschließlich Organisation von Dienstreisen, Hotelbuchungen und Transfers
• Bearbeitung von Reisekosten- und Spesenabrechnungen sowie Kreditkartenabrechnungen
• Mitwirkung bei der Planung von branchenspezifischen Messen
• Terminmanagement sowie Übernahme klassischer Sekretariatsaufgaben
• Steuerung des internen Informationsflusses, inklusive Moderation des MS Teams-Kanals der Abteilung Projektentwicklung
• Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen der Abteilungsleitung und den Teams der regionalen Standorte

WELCHE VORAUSSETZUNGEN BRINGST DU MIT:

Zur Verstärkung unserer Projektentwicklung suchen wir eine engagierte Assistenz, die Organisationstalent mit einem Gespür für interdisziplinäre Zusammenarbeit verbindet. Diese Voraussetzungen machen Dich zur idealen Ergänzung für unser Team:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein akademischer Abschluss
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie fundierte Kenntnisse im Einsatz digitaler Planungstools, Dokumentenmanagementsysteme, Reiseportale und Buchungssysteme
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent, vorausschauende Denkweise und strukturierte Arbeitsmethodik
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Lösungsorientierung sowie Freude an der interdisziplinären Zusammenarbeit im Team
• Diskretion, Professionalität und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen