Assistenz / Sekretärin / Sekretär (d/w/m) Klinikdirektion Kardiologie

Charité Universitätsmedizin Berlin KdöR; Berlin; Vor Ort; EUR 38.000 - 52.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Charité Universitätsmedizin Berlin sucht eine Assistenz der Klinikdirektion zur Unterstützung in allen organisatorischen Angelegenheiten. Sie sorgt für reibungslose Abläufe, koordiniert Termine, Reisen und Vorlagen, erstellt Präsentationen und Auswertungen.

Die Position erfordert eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Sekretariats- bzw. Officemanagement-Erfahrung, gute Deutschkenntnisse (C1) und idealerweise Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder im Gesundheitswesen
• Mehrjährige Berufserfahrung als Sekretär/in, Officemanagement oder Assistenz
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) und Englischkenntnisse wünschenswert
• Umgangsformen und freundliches Auftreten
• Vertraulichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Selbstständige, präzise Arbeitsweise

Aufgaben

• Organisation des Sekretariats des Klinikdirektors
• Korrespondenz des Klinikdirektors in deutscher und englischer Sprache
• Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
• Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen sowie Empfang von Gästen
• Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen
• Rechnungsprüfung und -freigabe sowie Postbearbeitung
• Unterstützung des Klinikmanagements bei organisatorischen Angelegenheiten
• Administrative Unterstützung des Personalmanagements
• Professionelle Kommunikation und Telefondienst in deutscher und englischer Sprache
• Pflege von Datenbanken für bestimmte kardiologische Eingriffe und Ad-hoc-Auswertungen

Kenntnisse

Organisationstalent

Verlässlichkeit

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Zeitmanagement

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmann/-frau für Bürokommunikation oder Gesundheitswesen (Ausbildung)

Tools

Microsoft Office

EDV-Kenntnisse

Jobbeschreibung

Arbeiten am Deutschen Herzzentrum der Charité

Wir behandeln, pflegen und forschen mit dem Ziel, jeden Tag noch besser zu werden. Für Sie. Für uns. Für alle. Für jeden Herzschlag.

Unser Anspruch: In interdisziplinären, hochspezialisierten Heart Teams versorgen wir Patientinnen und Patienten aller Altersgruppen, mit kardiovaskulären Erkrankungen aller Schweregrade – rund um die Uhr.Unser Ziel: Gemeinsam schaffen wir eine interdisziplinäre, ganzheitliche und nachhaltige Herzmedizin und legen den Grundstein für eine weltweit führende Versorgungsqualität in der kardiovaskulären Medizin.

Die Klinik für Kardiologie, Angiologie und Intensivmedizin am Campus Charité Mitte ist eine universitäre Schwerpunktklinik. Sie deckt das gesamte Spektrum der modernen Herzkreislaufmedizin ab. Ein Schwerpunkt liegt auf der kathetergestützten Therapie von Herzrhythmusstörungen durch Ablation – inzwischen immer häufiger ambulant, ohne Übernachtung in der Klinik (Same Day Discharge). Mit der Herzschrittmachertherapie und der Behandlung von Vorhofflimmern zählen wir national und europaweit zu den führenden Zentren.

Die Stelle im Überblick

Als Assistenz in der Klinikdirektion stehen Sie in enger Zusammenarbeit mit der Klinikdirektion, den Ärztinnen und Ärzten sowie dem Klinikmanagement und unterstützen in allen organisatorischen Angelegenheiten, sorgen für reibungslose Abläufe und Prozessoptimierung. Dazu zählen konkret die

• Organisation des Sekretariats des Klinikdirektors


• Korrespondenz des Klinikdirektors und stellv. Klinikdirektors in deutscher und englischer Sprache


• Planung, Koordination und Administration von Dienstreisen


• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen


• Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen sowie Empfang von Gästen


• Inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen


• Rechnungsprüfung und -freigabe sowie Postbearbeitung


• Unterstützung des Klinikmanagements bei organisatorischen Angelegenheiten


• Administrative Unterstützung des Personalmanagements


• Professionelle Kommunikation und Telefondienst in deutscher und englischer Sprache


• Pflege von Datenbanken für bestimmte kardiologische Eingriffe und Ad-hoc-Auswertungen

Danach suchen wir

Sie überzeugen uns als ideale Verstärkung in der Klinikdirektion mit

• eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau oder Kaufmann für Bürokommunikation oder im Gesundheitswesen, als Sekretärin oder Sekretär (oder vergleichbar)


• mehrjährige Berufserfahrung als Sekretärin bzw. Sekretär, im Officemanagement oder als Assistenz


• sehr guten Deutschkenntnisse (mindestens C1) und fundierten EDV-Kenntnissen (besonders Microsoft Office), Englischkenntnisse wünschenswert


• überzeugenden Umgangsformen und einem freundlichen Auftreten


• einem hohen Bewusstsein für Verantwortung und Vertraulichkeit


• Ihre selbstständige, präzise Arbeitsweise, Ihrem Organisationsvermögen und starkem Zeitmanagement


• Zuverlässigkeit, Lern- und Leistungsbereitschaft sowie Belastbarkeit


• Kenntnissen der Hochschulstrukturen und medizinischen Terminologie (wünschenswert, aber kein Muss)

Das bringt das Deutsche Herzzentrum der Charité mit

• Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team


• Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum.


• Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten


• Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport


• Fahrradwerkstatt mit vergünstigten Preisen für Mitarbeitende am Campus


• Seit 2007 zertifiziert als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen (weitere Informationen finden Sie hier)