Assistenz (all genders) im Vorstandsbüro der Dekanin und Geschäftsführerin im Dekanat der Mediz[...]

JR Germany; Hamburg; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Universitätsklinikum in Hamburg sucht eine engagierte Assistenz für das Vorstandsbüro der Dekanin. In dieser abwechslungsreichen Rolle sind Sie für die Organisation von Büroabläufen, die Koordination von Terminen und die Bearbeitung von Anfragen verantwortlich. Sie werden Teil eines dynamischen Teams, das sich der Förderung von exzellenter Forschung und Lehre widmet. Das Klinikum bietet ein unterstützendes Arbeitsumfeld mit vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und einer familienfreundlichen Atmosphäre. Wenn Sie eine Leidenschaft für Organisation und Verwaltung haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Leistungen

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA

Krisensicherer Arbeitsplatz

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme

Jobticket

Dienstrad-Leasing

Gesundheits- und Präventionsangebote

Mitarbeitendenrestaurant

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung oder Hochschulabschluss im administrativen Bereich.
• Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung ist wünschenswert.
• Gute Englischkenntnisse und technisches Grundverständnis.

Aufgaben

• Organisation der Büroabläufe und Terminkoordination für Dekanin und Geschäftsführung.
• Bearbeitung des Schriftverkehrs und Betreuung von Gästen.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Erstellung von Protokollen.

Kenntnisse

MS Office Anwendungen

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

Verhandlungsgeschick

Flexibilität

Gute Englischkenntnisse

Ausbildung

Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r

Kaufmännische Ausbildung

Hochschulabschluss im administrativen Bereich

Tools

Rechnungswesen

Buchhaltung

Jobbeschreibung

Assistenz (alle Geschlechter) im Vorstandsbüro der Dekanin und Geschäftsführerin im Dekanat der Medizinischen Fakultät, Hamburg (Eppendorf)

„Neben dem Arbeitsalltag den Weg zur Digitalen Verwaltung begleiten.“ Johannes S.: Personalbetreuer
Assistenz (alle Geschlechter) im Vorstandsbüro der Dekanin und Geschäftsführerin im Dekanat der Medizinischen Fakultät
Vollzeit/Teilzeit | Unbefristet | Arbeitsort: Hamburg Eppendorf

Gemeinsam besser. Fürs Leben. Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen. Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche.

Wir glauben fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. So vielfältig diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen. Willkommen im UKE.

Das macht die Position aus

Willkommen in unserer modernen Verwaltungsabteilung der Medizinischen Fakultät am UKE. Für unser Team in der Abteilung Fakultätsservice und Budget suchen wir tatkräftige Unterstützung für das Dekanatsbüro. Neben der anspruchsvollen Terminkoordination und -organisation für Dekanin und Geschäftsführung stehen vielfältige Aufgaben rund um die Fakultätssachbearbeitung an.

Das wartet in Ihrem Alltag auf Sie:

1. Organisation der Büroabläufe, Optimierung und Weiterentwicklung der zugrundeliegenden Prozesse (Qualitätsmanagement)
2. Terminkoordination und -überwachung
3. Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs und von internationalen Anfragen sowie die Betreuung von Gästen und Besucher:innen
4. Vor- und Nachbereitung von Kuratoriums-, Dekanats- und Gremiensitzungen, Erstellen von Tagesordnungen, Protokollen und die Versendung der Beschlussfassungen
5. Administrative Unterstützung und Dokumentation von Berufungsverfahren
6. Literatur- und Internetrecherche sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen/Präsentationen – auch in englischer Sprache
7. Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Klausurtagungen, Bereisungsverfahren und weiteren Veranstaltungen
8. Rechnungssachbearbeitung
9. Mitwirkung bei der administrativen und wissenschaftlichen Berichterstattung in Zusammenhang mit Behördenanfragen, der Erhebung, Aufbereitung und Kommentierung von Kennzahlen und Berichten
10. Erstellung und Pflege der Webseiten des Dekanats
11. Mitwirkung bei Projekten des Dekanats

Darauf freuen wir uns

Eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte:r, eine kaufmännische Ausbildung oder einen Hochschulabschluss im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ können Sie uns auch mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen überzeugen. Berufserfahrung und Erfahrung in der Hochschulverwaltung sind wünschenswert.

Sehr gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen, Kenntnisse in Rechnungswesen und Buchhaltung sind von Vorteil. Gute Englischkenntnisse, ein gutes technisches Grundverständnis, Kommunikationsfähigkeit, multikulturelle Sozialkompetenz, Organisationstalent, Verhandlungsgeschick, strukturierter und gewissenhafter Arbeitsstil sowie Flexibilität sind Ihre Stärken.

Das bieten wir

Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA, krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander, strukturierte Einarbeitung, umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme, Mitgestaltungsmöglichkeiten, nachhaltige Angebote wie Jobticket und Dienstrad-Leasing, familienfreundliche Arbeitsumgebung, Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote, Mitarbeitendenrestaurant und weitere Angebote.

Kontakt

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 19. Mail 2025. Kontakt zum Fachbereich: Susanne Falkenhof, [phone], [e-mail]

Kontakt zum Recruiting: Recruiting Team, [phone]

Hinweis: Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt.

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt. Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das gleiche Chancen unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion ermöglicht. Wir streben eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und berücksichtigen Personen mit Schwerbehinderung bei gleicher Eignung vorrangig.