Assistentin / Assistent / Sekretärin / Sekretär (w/m/d) - Teilzeit - 80%

Karlsruher Institut für Technologie; Verwaltungsverband Philippsburg; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Institut sucht eine engagierte Person für das Sekretariat, die Freude an vielfältigen Aufgaben hat. Die Rolle umfasst die Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben, die Unterstützung bei Forschungsprojekten sowie die Planung und Organisation von Dienstreisen. Bewerber sollten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Verwaltungsdienst mitbringen. Das Institut bietet hervorragende Arbeitsbedingungen, flexible Arbeitszeitmodelle und zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten. Wenn Sie Teil eines internationalen Umfelds sein möchten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Leistungen

Gleitzeit

Homeoffice

Sport- und Freizeitangebote

Zuschuss zum Jobticket BW

Weiterqualifizierungsangebote

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Kenntnisse.
• Berufserfahrung im Verwaltungsdienst ist wünschenswert.

Aufgaben

• Bearbeitung von Organisations- und Verwaltungsaufgaben im Büroalltag.
• Unterstützung von Forschungsprojekten und Personalangelegenheiten.

Kenntnisse

MS-Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Zur Unterstützung der Institutsleitung und des gesamten Instituts für Baustatik (https://www.ibs.kit.edu/index.php ) suchen wir eine versierte Person im Sekretariat mit Freude an vielfältigen Aufgaben.

Organisationseinheit

Institut für Baustatik (IBS)

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung sämtlicher Organisations- und Verwaltungsaufgaben, die im Büroalltag am Institut anfallen, z. B. Korrespondenzen sowie Planungen und Organisation von Besprechungen, Abwicklung des Post- und E-Mail-Verkehrs, Terminmanagement.
• Kontrolle und Koordination des Zahlungsverkehrs, Rechnungsstellungen sowie Bearbeitung von Bestellungen.
• Unterstützung von Forschungsprojekten durch Mittelanforderungen und die Erstellung von Verwendungsnachweisen sowie Verwaltung der Finanzen von Drittmittelprojekten.
• Vorbereitung und Unterstützung von laufenden Personalangelegenheiten (z. B. Neueinstellungen von wissenschaftlichen und studentischen Mitarbeitenden).
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen.
• Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und studentischen Angelegenheiten (z. B. digitale Prüfungsverwaltung).

Eintrittstermin

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Ihre Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Sie bringen Berufserfahrung im Verwaltungsdienst (wünschenswert) sowie einen sicheren Umgang mit MS-Office mit.
• Zudem haben Sie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung in der Anwendung von SAP ist wünschenswert.
• Eine sorgfältige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Kommunikationsstärke runden Ihr Profil ab.

Das bieten wir Ihnen

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Entgelt

EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Vertragsdauer

Unbefristet.

Bewerbungsfrist bis

01.05.2025.

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr.-Ing. Steffen Freitag, Tel. [phone].

Bitte bewerben Sie sich online über den unten stehenden Button für die Ausschreibungsnummer 1131/2025.

Ausschreibungsnummer: 1131/2025.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung:
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung
Frau Jung
Telefon: [phone],
Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe.