Assistent:in im Bereich Digital Solutions and Services (m/w/d)

Wbs Studienkolleg; Berlin, Pommritz; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Home-Office-Optionen

Sabbatical

Auslandsaufenthalt bis 180 Tage

Corporate Benefits

Weiterbildungsangebote

Job summary

WBS Gruppe in Berlin sucht eine Assistenz im Bereich Digital Services and Solutions. Sie unterstützen das zentrale Team, organisieren Abläufe und sorgen für reibungslose Zusammenarbeit in unserem technologiegeprägten Umfeld.

Zu den Aufgaben gehören Meeting-Organisation, Kalendermanagement, Reisekostenabrechnungen, Beschaffung von Arbeitsmitteln und Onboarding neuer Mitarbeitender. Sie arbeiten eng mit Fachbereichen und dem Kommunikationsmanagement zusammen.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion in technologieorientiertem Umfeld.
• Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten sowie Serviceorientierung.
• Professioneller Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitswerkzeugen.
• Strukturierte, eigenverantwortliche und proaktive Arbeitsweise gepaart mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit.

Responsibilities

• Bereichsweite Koordination sowie Bearbeitung interner und externer Anfragen.
• Organisation, Vorbereitung und Begleitung von Meetings, Workshops und Präsenzveranstaltungen inklusive Termin- und Kalendermanagement.
• Übernahme administrativer Standardprozesse wie Reisekostenabrechnungen, Beschaffung von Arbeitsmitteln sowie Materialbestellungen über Unite.
• Verantwortung für das Einkaufsmanagement im Bereich Digital Services and Solutions sowie die Rechnungsprüfung in Amagno.
• Gestaltung eines positiven Onboardings neuer Mitarbeitender und enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen sowie dem Kommunikationsmanagement.

Skills

Organisation

Kommunikation

Kooperation

Microsoft 365

Digitale Arbeitswerkzeuge

Tools

Microsoft 365

Job description

DEINE AUFGABEN.

Als Assistent:in Digital Services and Solutions bist du Teil des zentralen Bereichs. Mit deinem Organisationstalent und deiner Serviceorientierung sorgst du für reibungslose Abläufe und eine erfolgreiche Zusammenarbeit in unserem technologiegeprägten Umfeld. Du hältst unserem Team den Rücken frei, denkst mit und übernimmst vielfältige organisatorische und administrative Aufgaben. Dabei kümmerst du dich insbesondere um:

• Bereichsweite Koordination sowie Bearbeitung interner und externer Anfragen.
• Organisation, Vorbereitung und Begleitung von Meetings, Workshops und Präsenzveranstaltungen inklusive Termin- und Kalendermanagement.
• Übernahme administrativer Standardprozesse wie Reisekostenabrechnungen, Beschaffung von Arbeitsmitteln sowie Materialbestellungen über Unite.
• Verantwortung für das Einkaufsmanagement im Bereich Digital Services and Solutions sowie die Rechnungsprüfung in Amagno.
• Gestaltung eines positiven Onboardings neuer Mitarbeitender und enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen sowie dem Kommunikationsmanagement.

DEINE STÄRKEN.

DAS BENÖTIGEN WIR.

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise in einem technologieorientierten oder digital geprägten Umfeld.
• Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten sowie eine hohe Serviceorientierung.
• Professioneller und sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Arbeitswerkzeugen.
• Strukturierte, eigenverantwortliche und proaktive Arbeitsweise gepaart mit einem hohen Maß an Zuverlässigkeit.

DAS WÄRE SCHÖN.

• Erste Erfahrungen mit Einkaufs-, Bestell- oder Rechnungsprozessen sowie digitalen Dokumentenmanagementsystemen.
• Praxiserfahrung im Umgang mit KI-gestützten Tools und modernen digitalen Arbeitsmethoden.
• Gute Englischkenntnisse sowie Kenntnisse typischer IT-Prozesse, beispielsweise nach ITIL.

DEINE VORTEILE UND BENEFITS BEI UNS.

WORK-LIFE-BALANCE. Genieße 30 Tage Urlaub | Home-Office-Optionen | Sabbatical | Bis zu 180 Tage Arbeiten im Ausland | Urlaub und Workation in unseren Seminarhäusern in Berlin und Pommritz | Zahlreiche Angebote und Rabatte über Corporate Benefits

GESUNDHEIT. Mache mit bei Firmenläufen | Sport- und Entspannungsangebote mit Voiio | Jobrad | Firmenfitness mit EGYM Wellpass | Yoga-Retreats | Nahrungsergänzungsmittel | Ergonomische Arbeitsplatzausstattung | Coaching- und Beratungsangebote

PERSÖNLICHE ENTWICKLUNG. Bilde dich weiter mit diversen Trainingsangeboten | Drei Weiterbildungstage | Individuelle fachliche und persönliche Entwicklung | LinkedIn Learning | Teamentwicklungen | Leadership Management Programm | Microsoft 365 mit Copilot

BERUF UND FAMILIE. Profitiere von sehr guter Vereinbarkeit von Karriere und Familie | Bezahlte Kinderkrankentage | Familienurlaub in unseren Seminarhäusern | Bezahlter Sonderurlaub für die Pflege von Angehörigen | Digitale Kinderbetreuung und Nachhilfe mit Voiio

GEMEINSAM STARK. Erlebe unternehmensweit ein herzliches Miteinander mit deinen Kolleg:innen | Jahresfeiern | Achtsame Meetingkultur | Onboarding-Seminare und Startbegleiter:innen | Offene Fehler- und Feedbackkultur | Lösungen im Fokus - NiPsiLd ist unser Motto

ARBEITEN MIT SINN. Gestalte die Zukunft der Bildung mit KI | Eigenverantwortliches Arbeiten | Sinnstiftende Tätigkeiten mit gesellschaftlichem Mehrwert | Gemeinwohlorientierung mit Fokus auf Nachhaltigkeit | Spendenaktion Herzensprojekte by WBS GRUPPE

*Hinweis: Je nach Position und Standort variieren die Benefits.

DEIN KONTAKT ZUR WBS GRUPPE.

Sahra Babory | Recruiting Team WBS GRUPPE

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