Assistent*in der Geschäftsführung (m/w/d)

AKSB; Bonn; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine etablierte Fachorganisation im Bereich der politischen Bildung sucht eine persönliche Assistenz für die Geschäftsführerin. Diese Rolle umfasst die Unterstützung bei der Organisation von Vorstandssitzungen, die Erstellung von Dokumenten und die Pflege des Terminkalenders. Zudem sind Sie verantwortlich für die Organisation von Veranstaltungen und die allgemeine Büroorganisation. In einem familiären Team haben Sie die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und aktiv zur Stärkung der Demokratie beizutragen. Flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten runden das Angebot ab. Wenn Sie Freude an neuen Herausforderungen haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

30 Urlaubstage/Jahr

Betriebliche Altersvorsorge

Interne Fortbildungen

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der Erstellung und Bearbeitung von Geschäftsbriefen und Protokollen.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführerin bei der Organisation von Sitzungen.
• Organisation von bundesweiten Veranstaltungen und allgemeiner Büroorganisation.

Kenntnisse

Schriftliche Ausdrucksfähigkeit

Veranstaltungsorganisation

Kommunikationsfähigkeit

Digitale Büroorganisation

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Teams

Outlook

Jobbeschreibung

Die Arbeitsgemeinschaft katholisch-sozialer Bildungswerke in der Bundesrepublik Deutschland e.V. (AKSB) ist eine bundesweit tätige Fachorganisation der politischen Jugend- und Erwachsenenbildung. Wir repräsentieren über 60 katholische Akademien, Bildungseinrichtungen, Vereine und Verbände. Als Zentralstelle verschiedener Förderprogramme leiten wir Mittel an unsere Mitgliedseinrichtungen weiter, die Bildungsveranstaltungen zu politischen und gesellschaftlichen Themen anbieten. Zudem setzen wir als Bundesverband eigene Projekte und Veranstaltungen um, koordinieren die bundesweite Zusammenarbeit unserer Mitglieder und engagieren uns in Fachgremien der politischen Bildung.

Aufgaben

Als persönliche Assistenz der Geschäftsführerin:

1. Unterstützung der Geschäftsführerin bei der Organisation und inhaltlichen Vorbereitung von Vorstandssitzungen und Gremiensitzungen
2. Erstellung und Korrektur von Beschlussvorlagen, Anschreiben, Briefen, Einladungen nach Vorgaben sowie eigenständiges Verfassen von Texten
3. Pflege und Verwaltung des Terminkalenders der Geschäftsführerin, Vorbereitung von Besprechungen sowie Organisation von Dienstreisen

Für die Geschäftsstelle im Allgemeinen:

1. Organisation von bundesweiten AKSB-Veranstaltungen: Buchung von Tagungshäusern, Erstellung von Honorarverträgen und Teilnahmelisten, Versand von Einladungen sowie Koordination und Anmeldemanagement vor Ort
2. Allgemeine Büroorganisation: Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit, Erteilung telefonischer Auskünfte, Aktenführung im Bereich der Geschäftsführung und des Sekretariats, Organisation des Postein- und -ausgangs
3. Weitere administrative Aufgaben im Bereich der Geschäftsführung und Büroorganisation nach Bedarf

Qualifikation

1. Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Kauffrau*mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikation
2. Erfahrung in der Erstellung und Bearbeitung von Geschäftsbriefen, Protokollen und Vorlagen, ausgezeichnete schriftliche Ausdrucksfähigkeit und sehr gute Rechtschreibkenntnisse
3. Sicherer Umgang mit digitaler Büroorganisation und gängigen Kollaborationstools (MS Office, Teams, Outlook)
4. Eigenständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
5. Erfahrung in der Organisation und Planung von Veranstaltungen, Bereitschaft zu Dienstreisen
6. Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit, insbesondere im Umgang mit unseren Mitgliedseinrichtungen und Kooperationspartnern
7. Kenntnisse im Bereich öffentlicher Vergaben sind von Vorteil
8. Identifikation mit christlichen Werten und Offenheit gegenüber Menschen katholischen Glaubens

Benefits

Wir bieten:

1. Verantwortungsvolle Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
2. Zusammenarbeit in einem familiären Team mit der gemeinsamen Vision, mit unserer Arbeit zu einem guten Zusammenleben in unserer Gesellschaft und einer gestärkten Demokratie beizutragen
3. Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten
4. Teilnahme an internen Fortbildungen und Möglichkeiten der Weiterbildung
5. 30 Urlaubstage/Jahr (bei einer 5-Tage-Woche)
6. Bezuschussung zur betrieblichen Altersvorsorge nach der Probezeit

Die Stelle ist zunächst befristet für 24 Monate mit konkreter Absicht der Übernahme. Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der personen- und tätigkeitsbezogenen tariflichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 9a TVöD.

Sie erfüllen nicht alle Anforderungen? Kein Problem! Wenn Sie Interesse und Freude an neuen Herausforderungen mitbringen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung - auch wenn Ihr Profil nicht zu 100 % mit der Stellenbeschreibung übereinstimmt.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Nadine Krumscheid, Telefon [phone].

Wir freuen uns auf Sie!