Assistant to Head Global Medical Affairs (m/w/d)

Merz Therapeutics; Frankfurt; Hybrid; EUR 30,000 - 39,000; Part time

Benefits offered by this job

Hybrides Arbeitsmodell

Gute Verkehrsanbindung

Bezahltes Betriebsrestaurant

Flache Hierarchien

JobBike

Deutschlandticket

Job summary

Merz Therapeutics in Frankfurt sucht eine/n Assistant to Head Global Medical Affairs (m/w/d) in Teilzeit (20 Std./Woche). Sie unterstützen den Head of Global Medical Affairs Therapeutics sowie das Team in allen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen und fungieren als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern in einem internationalen Umfeld.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminplanung, Reiseorganisation, Dokumenten- und Kontaktdatenverwaltung, Unterstützung bei

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder Koordinationsfunktion.
• Erfahrung in der Pharma-, Healthcare- oder Medical-Affairs-Branche ist wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS Office 365.
• Kenntnisse von SharePoint, SAP, Ariba, Concur oder vergleichbaren Systemen sind von Vorteil.
• Strukturierte, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise mit Detailgenauigkeit.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, Prioritäten gleichzeitig zu managen.
• Professionelles Auftreten in einem internationalen Umfeld.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung, Termin- und Kalendermanagement, Organisation, Planung und Nachbereitung von Meetings, Geschäftsreisen, Workshops und internen GMA-Veranstaltungen des Head of GMAT in deutscher und englischer Sprache.
• Betreuung und Koordination von Besuchern sowie externen Ansprechpartnern.
• Unterstützung bei Vertrags-, Bestell- und Rechnungsprozessen sowie der Koordination interner Genehmigungen mit Nachverfolgung des Status für den Head of GMAT.
• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Datenbanken, SharePoint-Seiten, Laufwerken, Lieferanten- und Stammdaten, Verteilern und Kontaktdatenbank.
• Unterstützung von Compliance-, Qualitäts- und Trainingsprozessen innerhalb des GMAT Bereiches.
• Unterstützung bei Budgetübersichten und Kostenmonitoring.
• Bestellwesen sowie Koordination von Büro- und Arbeitsmaterialien.
• Zusammenarbeit mit relevanten internen und externen Stakeholdern sowie Unterstützung der zuständigen Kolleg:innen in den Bereichen Contract und Event Management.

Skills

Berufserfahrung in Assistenz-Office-管理

Koordinationsfunktion

MS Office 365

SharePoint

SAP

Ariba

Concur

Organisationsfähigkeiten

Kommunikationsfähigkeiten

Ausgeprägte Deutsch/Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office 365

SharePoint

SAP

Ariba

Concur

Job description

IHRE AUFGABE

Als Assistant to Head Global Medical Affairs (m/w/d) im Global Medical Affairs Therapeutics (GMAT) unterstützen Sie den Head of Global Medical Affairs Therapeutics sowie das gesamte Team in allen administrativen, organisatorischen und operativen Belangen. Die Position trägt wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf der täglichen Geschäftsprozesse bei und fungiert als wichtige Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern in einem internationalen Umfeld.

Die Stelle ist in Teilzeit mit 20Stunden/Woche ausgeschrieben und umfasst folgende Aufgaben:

• Administrative und organisatorische Unterstützung, Termin- und Kalendermanagement, Organisation, Planung und Nachbereitung von Meetings, Geschäftsreisen, Workshops und internen GMA-Veranstaltungen des Head of GMAT in deutscher und englischer Sprache
• Betreuung und Koordination von Besuchern sowie externen Ansprechpartnern
• Unterstützung bei Vertrags-, Bestell- und Rechnungsprozessen sowie der Koordination interner Genehmigungen mit Nachverfolgung des Status für den Head of GMAT
• Erstellung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Datenbanken, SharePoint-Seiten, Laufwerken, Lieferanten- und Stammdaten, Verteilern und Kontaktdatenbank
• Unterstützung von Compliance-, Qualitäts- und Trainingsprozessen innerhalb des GMAT Bereiches
• Unterstützung bei Budgetübersichten und Kostenmonitoring
• Bestellwesen sowie Koordination von Büro- und Arbeitsmaterialien
• Zusammenarbeit mit relevanten internen und externen Steakholdern sowie Unterstützung der zuständigen Kolleg:innen in den Bereichen Contract und Event Management

IHR PROFIL

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder Koordinationsfunktion
• Erfahrung in der Pharma-, Healthcare- oder Medical-Affairs-Branche ist wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office 365
• Kenntnisse von SharePoint, SAP, Ariba, Concur oder vergleichbaren Systemen sind von Vorteil
• Strukturierte, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise mit Detailgenauigkeit
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, Prioritäten gleichzeitig zu managen
• Professionelles Auftreten in einem internationalen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

IHRE BENEFITS

• Einem sinnstiftenden Beruf: Sie verbessern die Lebensqualität unserer Patient*innen!
• Hybrides Arbeitsmodell, das eine ausgewogene Work-Life-Balance ermöglicht
• Attraktiver Standort mit guter Verkehrsanbindung, modern ausgestatteten Arbeitsplätzen sowie bezuschusstem Betriebsrestaurants
• Internationales Familienunternehmen mit flachen Hierarchien und einer offenen, wertschätzenden Unternehmenskultur
• Attraktive Vergütung mit umfangreichen Sozialleistungen
• Vielzahl an arbeitgeberbezuschussten Benefits wie z.B. Wellpass, Deutschlandticket, Corporate Benefits und JobBike

ÜBER UNS

Willkommen bei Merz Therapeutics, einem führenden Unternehmen im Bereich Spezialneurologie, das innovative Therapien entwickelt, um Menschen mit Bewegungsstörungen, neurodegenerativen Erkrankungen, Lebererkrankungen und anderen schweren gesundheitlichen Herausforderungen dabei zu helfen, ihre Lebensqualität zurückzugewinnen.

Wir sind stolz darauf, ein familiengeführtes und werteorientiertes Unternehmen mit über 117 Jahren Tradition zu sein. Als globaler Innovationsführer sind wir mit unseren Therapien in mehr als 80 Ländern vertreten – angetrieben von unserer Leidenschaft für Forschung und unserem Engagement für Wachstum.

Unser Ziel ist es, dringend benötigte Behandlungsmöglichkeiten bereitzustellen, indem wir kontinuierlich in Forschung investieren, unser Portfolio erweitern und Menschen weltweit befähigen, ein besseres Leben zu führen.

Werden Sie Teil unserer internationalen und engagierten Merz Therapeutics Familie und helfen Sie uns, unsere Mission zu verwirklichen:
BETTER OUTCOMES FOR MORE PATIENTS