Assistant to COO (m/w/d) / Head of Construction

Aroundtown; Berlin; On-site; EUR 52,000 - 76,000; Full time

Benefits offered by this job

Fitnessstudio im Headquarter

Wellhub Gesundheitsangebote

Betriebliche Gesundheitsmanagement

Zuschuss ÖV-Nutzung

Fahrrad-Leasing

Mitarbeiterrabatte

Job summary

Aroundtown sucht eine Assistentin des COO / Head of Construction zur operativen Unterstützung der Geschäftsführung in Berlin. Sie fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Management, Abteilungen und externen Partnern und tragen maßgeblich zur effizienten Steuerung des Tagesgeschäfts bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation, Reisemanagement, Erstellung von Präsentationen und Berichte sowie die Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Management, Office Management)
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres, professionelles Auftreten
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office

Responsibilities

• Organisation & Koordination – Termin- und Reisemanagement für den COO
• Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
• Koordination interner und externer Termine
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
• Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Pflege von Dokumenten, Daten und vertraulichen Unterlagen
• Zusammenführung von Inhalten aus unterschiedlichen Bereichen
• Zentrale Anlaufstelle zwischen COO, Geschäftsführung, Führungskräften und Fachbereichen
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
• Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines

Skills

Organisationsstärke

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Deutsch/Englisch-Kommunikation

Diskretion

MS Office-Kenntnisse

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Management, Office Management)

Tools

MS Office

Job description

Als Assistentin des COO / Head of Construction unterstützen Sie die operative Geschäftsführung in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Aufgaben. Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen Management, internen Abteilungen und externen Partnern und tragen maßgeblich zur effizienten Steuerung des Tagesgeschäfts bei. Mögliche Standorte: Berlin

Ihre Aufgaben

• Organisation & Koordination
  - Termin- und Reisemanagement für den COO
  - Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
  - Koordination interner und externer Termine
• Administrative Unterstützung
  - Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
  - Bearbeitung von Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  - Pflege von Dokumenten, Daten und vertraulichen Unterlagen
  -Zusammenführung von Inhalten aus unterschiedlichen Bereichen
• Schnittstellenmanagement
  - Zentrale Anlaufstelle zwischen COO, Geschäftsführung, Führungskräften und Fachbereichen
  - Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen Stakeholdern
  - Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten
  - Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines
• Projekt- und Prozessunterstützung
  - Mitarbeit an operativen und strategischen Projekten
  - Monitoring von Projekten und Maßnahmen, Nachverfolgung von To-dos und Fristen- Vorbereitung von Analysen und Auswertungen
  - Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen
• Vertrauliche Aufgaben
  - Umgang mit sensiblen Informationen auf höchster Diskretionsstufe
  - Unterstützung bei vertraulichen Themen der Geschäftsleitung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Management, Office Management)
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres, professionelles Auftreten
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office

Ihre Perspektive

• Interessantes, abwechslungsreiches und breites Aufgabenspektrum in einem der größten Immobilienunternehmen Deutschlands und Europas
• Gutes Betriebsklima, Kommunikationskultur „per Du“ und angenehme Arbeitsatmosphäre in einem Umfeld mit flachen Hierarchien
• Individuelle Trainings und Coachings für berufliche und persönliche Weiterentwicklung in unserer Academy und durch unseren hauseigenen Business Coach
• Professionell ausgestattetes, hauseigenes Fitnessstudio mit Trainer und Kursen im Headquarter in Berlin sowie Fitness- und Gesundheitsangebote durch die Plattform Wellhub an allen Außenstandorten
• Umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement und betriebliche Altersvorsorge
• Unterstützung auf dem Arbeitsweg durch Zuschuss für die Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel und die Möglichkeit des Fahrrad-Leasings durch Eurorad
• Spannendes virtuelles Angebot an familienfreundlichen Benefits, darunter Ferienprogramme, Freizeit- und Sportangebote sowie Beratungsservices mit unserem Partnerunternehmen Voiio
• Möglichkeit von Zuschauerbesuchen bei Bundesligaspielen des FC Union Berlin, unserem Herzensvereins
• Rabatte in ausgewählten Hotels weltweit mit bis zu 30 % auf Übernachtungen und Sonderkonditionen auf Speisen und Getränke
• Mitarbeiterrabatte für Sonderkonditionen aus den Bereichen Media, Mode, Freizeit, Einrichtungen u.v.m. über ein Partnerunternehmen
• Mobilität und Flexibilität durch die Nutzung von Pool- und Dienstwagen zur Ausführung der Tätigkeiten
• Zusätzliche freie Tage an Heiligabend & Silvester