Assistant COO - Live Entertainment (x/w/m)

Live Nation GSA (Germany - Austria - Switzerland); Köln; On-site; EUR 60,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterbildungsbudget

Aktienprogramm für Mitarbeitende

Familienplanung Unterstützung

Job summary

Live Nation GmbH in Köln sucht eine Assistenz der Geschäftsführung (COO) in Vollzeit, unbefristet, zur proaktiven Unterstützung im Tagesgeschäft. Sie koordinieren Projekte, kalkulieren Tourneen und bereiten Abrechnungen vor.

Zudem bearbeiten Sie Reisekosten, legen Tourneen an und erstellen Verträge mit Agenturen. Sie arbeiten eigenständig, flexibel und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch, unterstützen bei der Prozessoptimierung und sorgen für eine strukturierte Datenablage sowie eine

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in BWL/Projek­tmanagement.
• Erste Berufserfahrung in kaufmännischen Bereichen oder Assistenzfunktion.
• Sehr gutes Zahlenverständnis, analytisches Denkvermögen und strukturierte Arbeitsweise.
• Souveräner Umgang mit MS Office, ideal Concur.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung des COO im Tagesgeschäft und bei administrativen Themen.
• Vorbereitung von Projekt-, Tournee- und Konzertkalkulationen sowie Abrechnungen.
• Bearbeitung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen.
• Anlegen von Tourneen in Systemen und Pflege relevanter Daten.
• Verantwortung für Vertragsentwürfe mit Agenturen und Veranstaltern.
• Koordination von Terminen, Meetings und Fristen.
• Eigenständige Korrespondenz auf Deutsch/Englisch und Erstellen von Unterlagen.
• Digitale Ablage und Dokumentenformatierung sicherstellen.
• Unterstützung bei Prozessoptimierung.

Skills

Assistenz/Koordination

Office Management

MS Office (Excel/PowerPoint)

Englisch (fließend)

Zahlenverständnis

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Concur

Job description

Intro

Die Abteilung Touring Operations bildet bei Live Nation eine zentrale Schnittstelle zwischen Booking, Finance und Ticketing. Sie kommuniziert und koordiniert Informationen sowie Aufgaben im Sinne der aktuellen Künstler:innen, Tourneen und Firmenrichtlinien. Du organisierst gerne, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und möchtest Verantwortung in der dynamischen Live-Entertainment-Branche übernehmen? Live Nation sucht ab sofort eine:n

Gesellschaft

Live Nation GmbH

Intro

Die Abteilung Touring Operations bildet bei Live Nation eine zentrale Schnittstelle zwischen Booking, Finance und Ticketing. Sie kommuniziert und koordiniert Informationen sowie Aufgaben im Sinne der aktuellen Künstler:innen, Tourneen und Firmenrichtlinien. Du organisierst gerne, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und möchtest Verantwortung in der dynamischen Live-Entertainment-Branche übernehmen? Live Nation sucht ab sofort eine:n Assistant COO (x/w/m) in unbefristeter Festanstellung (Vollzeit) für unser Büro in vorzugsweise Köln.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt den COO proaktiv im Tagesgeschäft und arbeitest ihm bei administrativen sowie strategischen Themen vertraulich zu.
• Du bereitest Projekt-, Tournee- und Konzertkalkulationen sowie Konzertabrechnungen auf Basis der jeweiligen Dealvorgaben vor.
• Du übernimmst die Vorbereitung und Bearbeitung von Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen.
• Du legst Tourneen eigenständig in unseren Systemen an und pflegst die relevanten Daten.
• Du erstellst Verträge mit Agenturen und örtlichen Veranstaltern.
• Du recherchierst relevante Informationen, sammelst Daten und bereitest diese strukturiert als Grundlage für Entscheidungen auf.
• Du unterstützt bei der Koordination und Nachverfolgung von Projekten.
• Du organisierst und koordinierst Termine, Meetings, Wiedervorlagen und Fristen.
• Du führst eigenständig Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und erstellst sowie bereitest Unterlagen und Präsentationen auf.
• Du verantwortest die digitale Ablage und Archivierung und stellst eine sorgfältige Formatierung von Dokumenten und Präsentationen sicher.
• Du wirkst aktiv bei der Optimierung administrativer Prozesse und Strukturen mit.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement oder ein Studium im Bereich BWL, Business Administration, Projektmanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Du bringst erste Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, im Projektmanagement, Touring oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion mit. Auch als motivierte:r Berufseinsteiger:in bist du bei uns willkommen.
• Du verfügst über ein sehr gutes Zahlenverständnis, analytisches Denkvermögen und arbeitest strukturiert sowie sorgfältig.
• Mit MS Office, insbesondere Excel, Outlook, Word und PowerPoint, gehst du sicher um; idealerweise hast du Erfahrung mit Concur sowie eine ausgeprägte Technikaffinität.
• Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch und Englisch - schriftlich wie mündlich.
• Du begeisterst dich für die Musikbranche und bringst idealerweise bereits erste Kenntnisse der Live Entertainment oder Veranstaltungsbranche mit.
• Du arbeitest selbstständig, lösungsorientiert und vorausschauend, setzt klare Prioritäten und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.
• Du überzeugst durch Kommunikationsstärke, Organisationstalent, Teamgeist, Loyalität und Diskretion sowie durch ein professionelles Auftreten.
• Auch in arbeitsintensiven und dynamischen Phasen bleibst du souverän und bringst die nötige zeitliche Flexibilität mit - gelegentlich auch abends oder am Wochenende.

Warum wir?

• Du arbeitest in einer verantwortungsvollen Rolle für spannende Entertainment-Projekte
• Du bekommst tiefgehende Einblicke in die Musik- und Veranstaltungsindustrie mit Zugang zu exklusiven Events
• Dir steht ein jährliches Weiterbildungsbudget zur Verfügung, um deine persönliche und berufliche Entwicklung zu fördern
• Du hast Zugang zu einem Aktienprogramm für Mitarbeitende
• Wir bieten umfangreiche Unterstützung in der Familienplanung

Über uns

Die Live Nation GmbH ist im Bereich der Musik für die Werbung, Organisation und Durchführung musikalischer Veranstaltungen im deutschsprachigen Raum tätig, insbesondere für Konzerte, Tourneen, Open-Air-Veranstaltungen und andere Live-Events sowie für die Betreuung und Vermarktung von Künstlern. Die Live Nation GmbH gehört zum größten internationalen Konzertveranstalter Live Nation Entertainment mit Hauptsitz in Beverly Hills. Live Nation Entertainment setzt sich aus vier Marktführern zusammen: Ticketmaster.com, Live Nation Concerts, Front Line Management Group und Live Nation Network. Ticketmaster.com ist ein Event-Ticketing-Anbieter und eine der fünf größten eCommerce-Seiten. Live Nation Concerts produziert über 20.000 Shows jährlich für mehr als 2.000 Künstler. Front Line Artist Nation ist ein weltweites Künstler-Management-Unternehmen und betreut über 250 Künstler. Gemeinsam mit diesen Firmen bedient Live Nation Network als Anbieter von Entertainment-Marketing-Lösungen weltweit über 800 Werbekund:innen. Diese erhalten Zugang zu den 200 Millionen Menschen, die jährlich die Live Nation Veranstaltungen und die digitalen Plattformen besuchen.