Administrative Assistant (m/w/d)

WPP Production; Hamburg; Hybrid; EUR 30.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrid Working

28 Urlaubstage pro Jahr

Job Bike

Corporate-Benefit-Programm

Zusammenfassung

WPP Production in Hamburg sucht eine(n) Administrative Assistant (m/w/d) in Vollzeit. Du unterstützt das Management im Kalender- und Terminmanagement, Reiseplanung, Kommunikationsorganisation bis hin zu Meeting-Vorbereitungen.

Gleichzeitig gestaltest du das Office Management aktiv mit und sorgst für eine erstklassige Büroatmosphäre an drei Standorten. Du bringst eine kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent, Diskretion sowie sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Kalender- & Terminmanagement: Koordination interner/externer Abstimmungen.
• Reiseplanung & Spesenabrechnung: Planung von Reisen & Abrechnung.
• Kommunikationsmanagement: Sichtung und Priorisierung von Aufgaben; teils eigenständige Kommunikation.
• Meeting-Vorbereitung: Agenden erstellen, Unterlagen zusammenstellen, Protokolle erstellen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch fließend

Englisch Grundkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Alternative Qualifikation mit Berufserfahrung

Tools

MS Office

PowerPoint

Excel

Outlook

Jobbeschreibung

About WPP Production

We are WPP Production - the unified global production company that brings together all of WPP's content producers, studios and craft experts into one connected organisation. We combine world-class human craft with next generation technology to originate, design, and deliver multi-channel content systems at scale. Built for borderless collaboration and powered by deep craft expertise, we are the production engine designed for today's always on, AI driven marketing world.

About WPP Production

We are WPP Production - the unified global production company that brings together all of WPP's content producers, studios and craft experts into one connected organisation. We combine world-class human craft with next generation technology to originate, design, and deliver multi-channel content systems at scale. Built for borderless collaboration and powered by deep craft expertise, we are the production engine designed for today's always on, AI driven marketing world.

About WPP

WPP is the trusted growth partner for the world’s leading brands. We unite cutting-edge media intelligence and data solutions, world-class creativity, next-generation production, transformative enterprise solutions and expert strategic counsel in a single company – powered by exceptional talent and our agentic marketing platform, WPP Open, to help our clients navigate change, capture opportunity and deliver transformational growth. For more information, visit WPP.com.

Was macht ein Administrative Assistant (m/w/d) bei WPP Production?

Als Administrative Assistant (m/w/d) hältst du unserem Management den Rücken frei – vom Kalender- und Terminmanagement, Reiseplanung, Kommunikationsorganisation bis hin zu Meeting Vorbereitungen. Gleichzeitig gestaltest du unser Office Management aktiv mit, sorgst für eine erstklassige Büroatmosphäre, kümmerst dich um das Bestellwesen und Dienstleister-Steuerung und bist für das Kultur- und Eventmanagement an allen drei Standorten verantwortlich. An den Schnittstellen zu HR und Finance übernimmst du zudem Verantwortung bei Themen wie der Dienstwagenverwaltung und der Kommunikation mit Behörden. Wenn du Lust hast, in einem dynamischen Agenturumfeld vorausschauend mitanzupacken und unsere Agenturkultur entscheidend prägen willst, freuen wir uns auf dich! Wir suchen dich in Vollzeit am Standort Hamburg.

Deine Aufgaben

• Kalender- & Terminmanagement: Koordination von internen und externen Abstimmungen im WPP Netzwerk und mit unseren Kunden
• Reiseplanung & Spesenabrechnung: Planung und Buchung von Reisetätigkeiten und anschließende Reisekostenabrechnung
• Kommunikationsmanagement: Priorisieren und Sichten von anstehenden Aufgaben und in Teilen eigenständige Kommunikation
• Meeting-Vorbereitung: Erstellen von Agenden, Zusammenstellen von Unterlagen, Erstellen von Protokollen und nachhalten von Aufgaben, unterstützende Erstellung von Office Dokumenten

Office Management

• Verantwortung für das Office Management und das Bestellwesen (z. B. Büromaterialien, Verpflegung) für unsere Standorte in Hamburg, Berlin und Düsseldorf
• Konzeption, Budgetierung und Organisation von Teamevents und Agentur-Veranstaltungen für alle drei Standorte (Hamburg, Berlin, Düsseldorf)
• Abwicklung der Post für die gesamte Agentur, Digitalisierung, Zuordnung und vertrauliche Weiterleitung von relevanten Dokumenten und Unterlagen an die zuständigen Ansprechpersonen in der Agentur
• Kontaktstelle für externe Anfragen
• Aktive Förderung einer positiven und einladenden Büroatmosphäre

Schnittstellen mit HR und Finance

• Betreuung der Dienstwagen in Zusammenarbeit mit dem zentralen WPP-Fuhrpark Management
• Proaktive Kommunikation und enge Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen (Finance, IT, Talent/HR)

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Hotelkaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenz-, Executive- oder Office-Management-Bereich (idealerweise im Agentur- oder Medienumfeld)
• Ausgeprägtes Organisationstalent, exzellentes Zeitmanagement und eine vorausschauende, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungsorientierung, Diskretion, Empathie sowie ein souveränes und verbindliches Auftreten gegenüber allen Hierarchieebenen
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office (PowerPoint, Excel, Word, Outlook) sowie eine hohe Affinität zu digitalen Tools
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für unser internationales Arbeitsumfeld
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität, Begeisterung für Eventorganisation und Freude daran, eine positive Agenturkultur aktiv mitzugestalten

Das bieten wir

Bei uns findest du nicht nur spannende Aufgaben, sondern auch ein Arbeitsumfeld, das deine Entwicklung, Flexibilität und dein Wohlbefinden in den Mittelpunkt stellt. Entdecke unsere vielfältigen Vorteile:

• Arbeitskultur & Perspektiven:
• Spannende, vielseitige Projekte in einem schnell wachsenden, internationalen Unternehmen
• Offene Vertrauenskultur mit flachen Hierarchien und viel Raum für Eigenverantwortung
• Regelmäßige Feedback-Gespräche zur Talentförderung und Karriereentwicklung.
• Umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten über unser globales WPP Netzwerk (Trainings, Webinare, E-Learning)
• Flexibilität & Work-Life-Balance:
• Hybrid Working und flexible Arbeitszeiten
• Cross-Border Working (europaweit) – Arbeite flexibel auch jenseits der Landesgrenzen
• Ein zusätzlicher bezahlter Urlaubstag pro Jahr für ehrenamtliche Tätigkeiten bei einer eingetragenen Wohltätigkeitsorganisation
• Moderne Arbeitsausstattung für eine produktive Umgebung
• 28 reguläre Urlaubstage pro Jahr, plus einem zusätzlichen freien Tag an deinem Geburtstag
• Gesundheit & Extras:
• Umfassende Gesundheits- und Wellness-Angebote (z. B. psychologische Beratung, Fitness, Prävention)
• Attraktives Corporate-Benefit-Programm mit Rabatten bei zahlreichen Marken
• Unterstützung bei der Altersvorsorge (inkl. vermögenswirksamer Leistungen / VWL)
• Jubiläumsprämien in Form von zusätzlichen Urlaubstagen
• Beteiligung am Deutschland Ticket
• Möglichkeit zur Nutzung eines Job Bikes

Why work here:

At WPP Production, you'll help shape the future of content production at a truly global scale. We bring together world-class talent, cutting-edge studios, and advanced technology to solve some of the most complex creative and production challenges in the industry. You'll work in a collaborative, borderless environment where craft excellence is valued, innovation is encouraged, and AI and next-generation tools are used to amplify not replace human creativity. With access to diverse projects, global career opportunities, and the backing of WPP’s unmatched network, this is a place where you can grow your skills, make real impact, and create work that performs for every audience, across every channel, at every moment.

Inclusion and Impact

WPP is an equal opportunity employer and considers applicants for all positions without discrimination or regard to particular characteristics. We are committed to fostering a culture of respect in which everyone feels they belong and has the same opportunities to progress in their careers.