Teamassistenz (Mensch)

WPP Media; Köln; Hybrid; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Work-Life-Balance

Urlaubstage 30 + flexibler Tag

Wellbeing & Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Events & Mitarbeiterrabatte

Be yourself – Chancengleichheit

Zusammenfassung

WPP Media Köln sucht eine Teamassistenz (Mensch), die als zentrale Schnittstelle für das Leadership Team, den Bürostandort und People-, Culture- sowie Operations-Themen sorgt.

Sie unterstützen CEO und Managing Directors bei Kalendern, Terminen, Meetings und Geschäftsreisen, koordinieren Office-Angelegenheiten und betreuen externe Partner.

Sie bringen Erfahrung in Personal Assistance, Office Management oder Operations mit, arbeiten strukturiert, hands-on und kommunikationsstark im Team.

Qualifikationen

• Erfahrung in Personal Assistance, Office Management, Business Administration oder vergleichbare Bereiche.

Aufgaben

• Executive & Office Support: Kalender, Termine, Meetings & Geschäftsreisen; zentrale Ansprechperson.
• Office & Facility Management: Köln-Standorte, Inventar, Bestellungen, IT-Themen & externe Dienstleister.
• People & Operations: On-/Offboarding, interne Tools, reibungsloser Ablauf für Mitarbeitende.
• Projects, Culture & Events: interne Prozesse, eigene Projekte rund um Operations, People & Culture, DEI & Sustainability; Budgetkoordination.
• Insights & Stakeholder Management: Mitarbeiterrückmeldungen analysieren, Leadership-Insights vorbereiten; enge Zusammenarbeit mit Leadership, HR, IT, Facilities.

Kenntnisse

Personal Assistance

Office Management

Business Administration

Operations

Jobbeschreibung

WPP steht für kreative Transformation. Mit der Kraft von Kreativität gestalten wir eine bessere Zukunft für unsere Mitarbeitenden, unsere Kunden, unsere Gemeinschaften und unseren Planeten. Genau hier setzt WPP Media an: Als globales Mediennetzwerk von WPP vereinen wir die besten Plattformen, Talente und Partner, um in einer vernetzten Medienwelt neue Chancen für grenzenloses Wachstum zu schaffen.

Wir bei T&P verstehen uns als datengetriebene Kommunikationsagentur, deren Mission es ist, Kreativität, Technologie und Daten auf neue, aufregende und effektive Weise zu verknüpfen. Wir nennen es das &Modell und die Prämisse ist einfach:Kreation, Strategie, Media und Daten/CRM arbeiten Hand in Hand und lösen Herausforderungen als ein Team, das nah und partnerschaftlich mit dem Kunden zusammenarbeitet.

Das bieten wir dir:

• Work-Life-Balance: Dank flexibler Arbeitszeiten mit Schwerpunkt auf dem persönlichen Austausch im Office und ergänzender Remote Work passt sich dein Job deinem Leben an. Überstunden kannst du flexible ausgleichen.
• Vacation mode on: Du erhältst 30 Urlaubstage plus einen flexiblen Tag – zusätzlich sind der 24. und 31.12. frei.
• Wellbeing first:Gesundheitsleistungen, attraktive Altersvorsorge sowie Mental Health Awareness Days stellen deine Gesundheit in den Mittelpunkt.
• Practice makes perfect: Entfalte dich mit unseren vielfältigen Weiterbildungen und nutze unsere internen Karriereprogramme für deine Entwicklung im WPP-Netzwerk.
• More than just a job: Dich erwarten unvergessliche Events, Mitarbeitendenrabatte und weitere Highlights wie das Job Ticket, Wellhub oder das Job Bike.
• Be yourself: Bei uns ist jede:r herzlich willkommen - Vielfalt und Chancengleichheit liegen uns am Herzen.

Das bewegst du:

Als Teamassistenz(Mensch) bist du eine zentrale Schnittstelle für unser Leadership Team, den Bürostandort sowie verschiedene People-, Culture- und Operations-Themen. Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft, und bringst gleichzeitig eigene Projekte und Ideen voran.

• Executive & Office Support: Du unterstützt den CEO und die Managing Directors bei der Organisation von Kalendern, Terminen, Meetings und Geschäftsreisen und bist zentrale Ansprechperson für administrative und organisatorische Themen im Büro.
• Office & Facility Management: Du verantwortest die Organisation unserer beiden Kölner Standorte – von Inventar, Bestellungen und Zugangskarten bis hin zur Koordination von Facility-, Gebäude-, Reparatur- und IT-Themen sowie externen Dienstleistern.
• People & Operations: Du steuerst operative On- und Offboarding-Prozesse, unterstützt bei internen Tools und Services und stellst gemeinsam mit den relevanten Schnittstellen einen reibungslosen Ablauf für unsere Mitarbeitenden sicher.
• Projects, Culture & Events: Du entwickelst interne Prozesse weiter und übernimmst eigene Projekte rund um Operations, People & Culture, DE&I und Sustainability. Außerdem planst und koordierst du interne Events und Culture-Initiativen inklusive Budget.
• Insights & Stakeholder Management: Du analysierst Mitarbeiterfeedback und relevante Daten, bereitest Insights für das Leadership Team auf und arbeitest eng mit Leadership, HR, IT, Facilities sowie nationalen und internationalen Schnittstellen zusammen.

Das zeichnet dich aus:

• Erfahrung: Du bringst relevante Erfahrung in Personal Assistance, Office Management, Business Administration, Operations oder einem vergleichbaren Umfeld mit
• Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt Prioritäten und arbeitest strukturiert, zuverlässig und selbstständig.
• Hands-on-Mentalität: Du packst gerne selbst mit an, bist lösungsorientiert und findest auch für spontane Herausforderungen pragmatische Lösungen.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst souverän mit unterschiedlichen Stakeholdern und bewegst dich sicher im Austausch mit Leadership, Kolleg und externen Partnern.
• Prozess- & Digital Mindset: Du hast ein gutes Verständnis für Prozesse und digitale Tools, arbeitest dich schnell in neue Systeme ein und hast Freude daran, Strukturen kontinuierlich zu optimieren.

Darüber hinaus bist du: #trendaffin #neugierig #motiviert

Arbeiten bei WPP Media:

Als WPP Media gestalten wir die Zukunft der Medien und investieren dabei konsequent in unsere Mitarbeiter:innen. Jede:r Kolleg:in genießt die Vorteile des globalen Netzwerks von WPP Media und WPP, um sich weiterzuentwickeln und an der Spitze von Marketing und Werbung zu lernen. Vielfalt und Zusammenhalt leben wir durch zahlreiche Employee Resource Groups und regelmäßige interne Events - zum Austausch, zur Inspiration und zum gemeinsamen Feiern unserer Erfolge.
WPP Media ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir berücksichtigen alle Bewerber:innen für alle Positionen ohne Diskriminierung. Unser Ziel ist eine Kultur des Respekts und der Zugehörigkeit, in der jede:r die gleichen Möglichkeiten hat, sich einzubringen und beruflich zu wachsen.

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