Administrative Assistant (m/w/d)

TN Germany; Berlin; Vor Ort; EUR 35.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine innovative Firma in der Pharmabranche sucht eine engagierte Administrative Assistant, die das Leitungsteam in Berlin unterstützt. In dieser spannenden Rolle sind Sie verantwortlich für die Büroorganisation, das Reisemanagement und die Koordination von Meetings. Sie bringen Ihre ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch ein und arbeiten in einem dynamischen, interkulturellen Umfeld. Wenn Sie eine proaktive, zuverlässige und teamorientierte Persönlichkeit sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Nutzen Sie die Chance, Teil eines wachsenden Unternehmens zu werden, das Ihnen spannende Entwicklungsmöglichkeiten bietet.

Leistungen

Kostenlose Bewerbungsberatung

Zugang zu nicht öffentlich ausgeschriebenen Stellen

Individuelle Tipps für Vorstellungsgespräche

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Langjährige Erfahrung in der Assistenz der Funktionsleitung in der Pharma-Industrie.

Aufgaben

• Unterstützung des Leitungsteams in administrativen Angelegenheiten.
• Planung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen.

Kenntnisse

Büroorganisation

Kommunikationsfähigkeit

EDV-Kenntnisse (MS Office, Outlook)

Projektmanagement

Verantwortungsbewusstsein

Flexibilität

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

SharePoint

Teams

BOB

Outlook

Jobbeschreibung

Administrative Assistant (m/w/d) JETZT BEWERBEN

Wir suchen für unseren Kunden aus der Pharmabranche in Berlin Wedding eine Administrative Assistant (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung des Cluster Leads sowie anderer Mitglieder des Leitungsteams in allen administrativen Angelegenheiten
• Planung und Koordination der Büroorganisation des Clusters und der Sub-Cluster
• Organisation und Nachbereitung von internen und externen Meetings und Veranstaltungen mit nationalen und internationalen Teilnehmern, einschließlich aller logistischen Aufgaben
• Verantwortung für Vendor Management inklusive On-/Offboarding
• Erstellen von POs sowie Überwachung des Rechnungs- und Genehmigungsprozesses
• Korrespondenz mit internen und externen Partnern in Deutsch und Englisch
• Verantwortung für Reisemanagement (Planung, Buchung, Abrechnung, Genehmigung) in BOB und Concur
• Zeitdatenpflege in SAP
• Verantwortung für das allgemeine Bestellwesen in SmartBuy, inklusive IT
• Administrative Unterstützung bei HR-Prozessen sowie bei On- und Offboarding-Aktivitäten

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung zum Fremdsprachensekretär (alle Geschlechter) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Langjährige Berufserfahrung in der Assistenz der Funktionsleitung eines Global Head in einer Pharma-Organisation
• Fundierte Kenntnisse in der innerbetrieblichen Koordination und Organisation sowie im Umgang mit externen Partnern
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, SharePoint, Outlook, BOB, Teams, SAP)
• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie kompetentes, sicheres Auftreten in einem interkulturellen Umfeld und auf allen Managementebenen
• Eigenständige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
• Proaktivität, Selbstständigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten:

• Unsere Leistungen sind für Sie als Bewerber (m/w/d) absolut kostenlos
• Ihre Bewerbung wird von uns an passende Unternehmen weitergeleitet
• Zugang zu nicht öffentlich ausgeschriebenen Stellen (verdeckter Stellenmarkt)
• Individuelle Beratung sowie Tipps und Informationen für das Vorstellungsgespräch bei unseren Kunden

Wenn Sie sich in dieser Rolle und den Aufgaben wiedersehen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern auch telefonisch zur Verfügung.

Die Jobactive GmbH steht für Kompetenz und Leidenschaft in den Bereichen Personalmanagement, Personalberatung, -beschaffung und -vermittlung. Wir unterstützen unsere renommierten Kunden bei Personalengpässen und saisonbedingten Arbeitsspitzen.

Stelleninformationen:

• Einsatzort: 13353 Berlin
• Branche: Chemie & Pharma
• Referenznummer: 29576922

Kontakt:

• Jobactive GmbH
• Frau Janina Chmura
• Schumannstraße 10, 10117 Berlin
• Telefon: [phone]
• Email: [e-mail]
• Website: http://.jobactive

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