Administrative Assistant (m/w/d)

Job@ctive GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein etabliertes Unternehmen im Personalmanagement sucht einen engagierten Administrative Assistant, der das Leitungsteam in Berlin unterstützt. Diese spannende Rolle umfasst die Organisation von Meetings, das Reisemanagement sowie die administrative Unterstützung in HR-Prozessen. Ideal für jemanden mit einer kaufmännischen Ausbildung und Erfahrung in der Pharma-Branche, der gerne in einem dynamischen Umfeld arbeitet. Nutzen Sie die Chance, Teil eines Teams zu werden, das für seine Kompetenz und Leidenschaft bekannt ist. Bewerben Sie sich jetzt und gestalten Sie Ihre Karriere aktiv mit!

Leistungen

Individuelle Beratung

Zugang zu verdeckten Stellen

Kostenlose Bewerbung

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Langjährige Erfahrung in der Assistenz eines Global Heads in der Pharma.

Aufgaben

• Unterstützung des Leitungsteams in administrativen Angelegenheiten.
• Planung und Koordination von Büroorganisation und Meetings.

Kenntnisse

Administrative Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeit

Proaktivität

Organisationstalent

Flexibilität

Ausbildung

Kaufmännische Berufsausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

SAP

SharePoint

Teams

BOB

Outlook

Jobbeschreibung

Die Jobactive GmbH steht für Kompetenz und Leidenschaft in den unterschiedlichsten Bereichen des Personalmanagements, ganz gleich ob Personalberatung, -beschaffung oder -vermittlung. Wir stellen unseren renommierten Kunden bei Personalengpässen und saisonbedingten Arbeitsspitzen unsere Mitarbeiter zur Verfügung.

Wir suchen für unseren Kunden aus der Pharmabranche in Berlin Wedding eine Administrative Assistant (m/w/d).

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung des Cluster Leads sowie anderer Mitglieder des Leitungsteams in allen administrativen Angelegenheiten
• Planung und Koordination der Büroorganisation des Clusters und der sub-Cluster
• Organisation und Nachbereitung von internen und externen Meetings und Veranstaltungen mit nationalen und internationalen Teilnehmenden einschließlich aller damit verbundenen logistischen Aufgaben
• Verantwortung für Vendor Management inklusive on-/offboarding
• Erstellen von POs inklusive Überwachung des Rechnungs- und Genehmigungsprozesses
• Korrespondenz mit internen und externen Partnern in deutscher und englischer Sprache
• Verantwortung für Reisemanagement (Planung, Buchung, Abrechnung, Genehmigung) in BOB und Concur
• Zeitdatenpflege in SAP
• Verantwortung für das allgemeine Bestellwesen in SmartBuy inkl. IT
• Administrative Unterstützung bei HR-Prozessen innerhalb der Funktion sowie On- und Offboarding Aktiv

Ihre Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung zum Fremdsprachensekretär (alle Geschlechter) oder vergleichbare Qualifikation
• Langjährige Berufserfahrung in der Assistenz der Funktionsleitung eines Global Head in einer Pharma Organisation
• Fundierte Kenntnisse der innerbetrieblichen Koordination und Organisation des Austauschs mit anderen Abteilungen sowie im Umgang mit externen Partnern
• Sehr gute EDV Kenntnisse (MS Office, SharePoint, Outlook, BOB, Teams, SAP)
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein sowie kompetentes, sicheres Auftreten in einem interkulturellen Umfeld und auf allen Managementebenen
• Eigenständige Arbeitsweise verbunden mit der Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren
• Hohes Maß an Proaktivität, Selbstständigkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit sowie Zuverlässigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten:

• Unsere Leistung ist für Sie als Bewerber (m/w/d) absolut kostenlos
• Ihre Bewerbung bei uns, die wir an die passgenauen Unternehmen weiterleiten
• Zugang zu nicht ausgeschriebenen Stellen (dem sogenannten verdeckten Stellenmarkt)
• Individuelle Beratung sowie hilfreiche Tipps und Informationen für das Vorstellungsgespräch bei unseren Kunden

Falls Sie sich in dieser Rolle und den Aufgaben wiedersehen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung per E-Mail. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern auch telefonisch zur Verfügung.