Administration & Front Office (m/w/d)

ATP architekten ingenieure (Hamburg); Hamburg; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Job summary

ATP architekten ingenieure (Hamburg) sucht eine engagierte Assistenz zur Unterstützung im administrativen Bereich. Sie planen interne und externe Meetings, koordinieren Termine und Reisen, erstellen Korrespondenz und Protokolle und fungieren als erste Kontaktperson für Besucher.

Sie arbeiten selbstständig, sorgfältig und flexibel. Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sichere MS-Office-Kenntnisse sind Voraussetzung. Bewerbungen richten sich an die Verwaltung des Standorts Hamburg.

Qualifications

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Freude am Organisieren.
• Erfahrung in der Planung interner/externer Meetings und Reisen.
• First point of contact für Besucher und Besucherempfang.
• Verlässliche Korrespondenz und Protokollerstellung.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Planen und Koordinieren von internen und externen Meetings, Terminen, Feiern und Konferenzen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
• Terminmanagement und Reisekoordination inkl. Reisekostenabrechnung.
• Leiten und Koordinieren administrative Tätigkeiten.
• Unterstützen als erste Kontaktperson von Besuchern und externen Partnern.
• Diverse Korrespondenz, Erstellung von Protokollen und Protokollenpflege.
• Engagiertes und eigenverantwortliches Handeln sowie Teamfähigkeit.

Skills

Meetingplanung

Terminkoordination

Reisekoordination

Administrative Aufgaben

Kundenkontakt

Protokolle erstellen

MS Office Kenntnisse

Tools

MS Excel

MS Outlook

Job description

Komplexe Bauvorhaben gemeinsam planen – mit Spaß am Erfolg, mit Verantwortung für die Zukunft: Bei uns arbeiten Architekt:innen und Ingenieur:innen mit Begeisterung zusammen. Integral. Digital. Nachhaltig. In kleinen Projektteams am jeweiligen Standort sowie im Netzwerk der gesamten Unternehmensgruppe geben wir innovativen Ideen Raum zur Entfaltung. Das macht uns zu einem der führenden integralen Planungsbüros in Europa. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Siemit!

Stellenbeschreibung

Was dich erwartet

• Spaß und Erfahrung im Organisieren
• Planen von internen und externen Meetings, Terminen, Feiern und Konferenzen (Vor- und Nachbereitung von Teambesprechungen)
• Terminmanagement und Reisekoordination inkl. Reisekostenabrechnung
• Leiten und Koordinieren von administrativen Tätigkeiten
• Unterstützen als erste Kontaktperson von Besuchern
• Diverse Korrespondenz, Erstellung von Protokollen
• Engagiertes und eigenverantwortliches Handeln
• Starke Kommunikationsgabe und gute Teamfähigkeit
• Hervorragende in Zeitmanagement und Multitasking; mit der Fähigkeit zur Priorisierung
• Problemlösungskompetenz und Detailgenauigkeit
• Selbstständige, flexible und schnelle Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Starke Organisations- und Planungsfähigkeiten
• Kreative Denkweise mit der Fähigkeit, Verbesserungen vorzuschlagen
• Kompetente Verwendung von MS Office (insbesondere MS Excel und MS Outlook)
• Berufserfahrung als Assistenz von Vorteil

Zusätzliche Informationen

Was wir bieten

• Hohe Gestaltungsfreiheiten in einem internationalen Umfeld.
• Unterstützung von mehr als 40 Jahren integraler Planungserfahrung im gesamten ATP Netzwerk
• Individuelle zukunftsorientierte Karriere- und Entwicklungsperspektiven
• Spezifische Weiterbildungsmöglichkeiten an der ATP-Academy
• Möglichkeit, international standortübergreifend an komplexen Hochbauvorhaben zu arbeiten
• Zukunftsfähiges und sicheres Arbeitsumfeld
• Planung mit Fokus auf klimapositivem Bauen
• Flexible Arbeitszeiten

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