Administratief specialist

Randstad Belgium; Norderstedt; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Randstad Belgium sucht am Standort Norderstedt einen Junior Business Support Officer (Vollzeit, vor Ort). Ihre Aufgaben umfassen die zeitnahe Einreichung von Compliance-Dokumenten, die Optimierung der Dokumentenverwaltung und des Aktenmanagements sowie die Unterstützung bei Audits und regulatorischen Anforderungen.

Sie verfügen über einen Hochschulabschluss in BWL oder Büroverwaltung, starke organisatorische Fähigkeiten und ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse.

Qualifikationen

• Sie haben einen Abschluss in BWL/Büroverwaltung oder in einem relevanten Bereich.
• Sie verfügen über regulatorische Kenntnisse und Erfahrung im Aktenmanagement sowie in der Dokumentenverwaltung.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz.
• Gute Kenntnisse von Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) und idealerweise weiterer Informationsmanagementsysteme.

Aufgaben

• Unterstützung bei der zeitnahen und genauen Einreichung von Compliance-Dokumenten.
• Optimierung der Dokumentenverwaltung und des Aktenmanagements.
• Unterstützung bei der Einreichung von Berichten und Unterlagen bei Behörden.
• Beantwortung von Prüfungsanfragen durch Bereitstellung von Unterlagen.

Kenntnisse

Administrative skills

Analytical thinking

Problem solving

Multitasking

German & English communication

Ausbildung

BWL/Büroverwaltung oder äquivalenter Abschluss

Tools

Microsoft Office Suite

Salesforce.com

Workday

Jobbeschreibung

Junior Business Support Officer (Norderstedt, Deutschland)

Wir suchen derzeit einen Junior Business Support Officer in Vollzeit, um Dienstleistungen für unseren Kunden in der pharmazeutischen Industrie in Norderstedt, Deutschland, zu erbringen.

In dieser Rolle unterstützen Sie das Unternehmen bei der zeitnahen und genauen Einreichung von Compliance-Dokumenten, optimieren die Dokumentenverwaltung und das Aktenmanagement und reduzieren das Risiko der Nichteinhaltung. Dadurch bleibt das Unternehmen über regulatorische Änderungen auf dem Laufenden, was zu weniger Compliance-Problemen und besseren Ergebnissen führt. Administrative Unterstützung trägt auch zur Optimierung der Dokumentenverwaltung und des Aktenmanagements bei und gewährleistet, dass wichtige Dokumente sicher und effizient gespeichert werden.

Ihre Aufgaben als Business Support Officer:

Zu den Hauptaufgaben gehören unter anderem:

• Dienstleistungen zur Dokumentenverwaltung, die Teams dabei unterstützen, ihre wichtigen Dokumente sicher und effizient zu verwalten und zu speichern: Abrufen, Drucken, Unterschreiben, Scannen, Versenden per E-Mail und Post von Dokumenten.
• Dienstleistungen zum Aktenmanagement, die Teams dabei unterstützen, genaue und aktuelle Akten abzurufen, zu archivieren und zu pflegen, um die Einhaltung regulatorischer Anforderungen zu gewährleisten.
• Dienstleistungen zur Einreichung von Compliance-Dokumenten, die Teams dabei unterstützen, die regulatorischen Anforderungen durch zeitnahe und genaue Einreichungen zu erfüllen: Hochladen, Drucken und Einreichen von Berichten und Dokumenten bei Regierungsbehörden.
• Auditing: Beantwortung von Prüfungsanfragen durch das Sammeln und Bereitstellen von Unterlagen.

Was Sie in die Organisation einbringen:

• Sie haben einen Abschluss in BWL/Büroverwaltung oder in einem anderen relevanten Bereich, in dem Sie starke administrative und organisatorische Fähigkeiten erworben haben.
• Kenntnisse der regulatorischen Anforderungen und Compliance-Standards sind wichtig, ebenso wie Erfahrung im Aktenmanagement und in der Dokumentenverwaltung.
• Starke analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz, um Akten und Dokumente effektiv zu verwalten. Die Rolle erfordert ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben effektiv zu bewältigen.
• Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) sind für diese Rolle erforderlich. Erfahrung mit anderen Informationsmanagementsystemen (Salesforce.com, Workday, ...).
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache.
• Sie können vor Ort arbeiten (on-site).
• Kenntnisse der Compliance-Anforderungen in der pharmazeutischen Industrie sind ein Pluspunkt.

Was wir Ihnen bieten:

• Einen Arbeitsvertrag mit unserem Vertragspartner.
• Ein dynamisches und kollaboratives Arbeitsumfeld in einem internationalen Kontext.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Karrierewachstum.

Dann machen wir Ihnen ein Angebot und freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen.