Admin Assistant (im Reg Affairs Team) (m/w/d)

Kelly Services GmbH; München; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in der Pharmabranche sucht einen engagierten Admin Assistant für das Regulierungs-Team in München. In dieser spannenden Rolle unterstützen Sie das Team bei administrativen Aufgaben, dem Lieferanten- und Vertragsmanagement sowie der Planung von Veranstaltungen. Sie bringen Ihre ausgezeichneten organisatorischen Fähigkeiten und Ihre Liebe zum Detail ein, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Wenn Sie eine Leidenschaft für die Pharmaindustrie haben und in einem dynamischen Umfeld arbeiten möchten, ist dies die perfekte Gelegenheit für Sie.

Qualifikationen

• Mindestens 2-3 Jahre Verwaltungserfahrung, vorzugsweise in der Pharmaindustrie.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung für das Regulierungs-Team, einschließlich Planung und Protokollierung.
• Lieferanten- und Vertragsmanagement sowie Finanzverfolgung.

Kenntnisse

Verwaltungserfahrung

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Zeitmanagement

Detailgenauigkeit

Korrekturlesen

Problemlösungsfähigkeiten

Teamarbeit

Ausbildung

Universitätsabschluss

Akademischer Abschluss in Naturwissenschaften

Tools

MS Office

Oracle/SAP

Zoom

Teams

Jobbeschreibung

Kelly bietet dir interessante Job- und Karrieremöglichkeiten als Admin Assistant (im Reg. Affairs Team) (m/w/d) bei unserem Kunden aus der Pharmabranche in München.

Das sind deine Aufgaben:

1. Administrative Unterstützung des Teams für Regulierungsangelegenheiten (Planung von Sitzungen, Erstellung von Sitzungsprotokollen, Zusammenstellung von Berichten, Erstellung von Folien, Pflege der öffentlichen und Intranet-Webseiten des Teams für Regulierungsangelegenheiten, Archivierungsaktivitäten usw.)
2. Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement, Verwaltung von Bestellungen und Rechnungen, Finanzverfolgung, Kontaktaufnahme mit den relevanten internen und externen Beteiligten
3. Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Erstellung und Verwaltung des Jahresbudgets einschließlich regelmäßiger Überwachung und Aktualisierung
4. Planung und logistische Koordinierung (d. h. Buchung von Hotels, Transfers usw.) von externen Veranstaltungen und Sitzungen, wie z. B. Vorbereitungs- und Nachbesprechungssitzungen im Zusammenhang mit Sitzungen des wissenschaftlichen Rates
5. Koordinierung der Einführungs- und Ausscheidungsaktivitäten für neue/ausscheidende Teammitglieder
6. Unterstützung des Abteilungsleiters/TA-Leiters bei administrativen Aufgaben wie Kalender, Korrespondenz, Reisen, Spesenverwaltung

UNTERSTÜTZUNG BEI REGULATORISCHEN AUFGABEN:

Beitrag zu operativen regulatorischen Aufgaben, einschließlich aber nicht beschränkt auf:

1. Textüberprüfungen (Beipackzettel, Verpackungsmaterial, Etikettierung usw.)
2. Übersetzung von Schreiben der zuständigen Behörden
3. Unterstützung bei der Verwaltung von Anträgen für klinische Prüfungen
4. Unterstützung bei der Erstellung/Pflege von Kompendieneinträgen (z. B. Gelbe Liste Identa)
5. Unterstützung bei den operativen Aspekten des Beschwerdemanagements

Neugierig geworden? Dann bewirb dich als Admin Assistant (im Reg. Affairs Team) (m/w/d) unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung und deines frühestmöglichen Eintrittstermins direkt online oder per E-Mail unter [emailprotected]

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Deine Kelly Ansprechpartnerin für diese Position:

Stephanie Schunk - Account Manager
Tel. [phone]

Über Kelly:
#WHATSNEXT – Kelly Services ist dein Partner und Spezialist für die Vermittlung von Fach- und Führungskräften. Wir bringen dich mit genau dem Unternehmen zusammen, das zu dir passt. Uns ist es wichtig, dich mit einem Job zu verbinden, der zu deinem Leben und deinen Erwartungen passt. Eine Vermittlung über uns ist persönlich, vertraulich und unkompliziert.

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Unser Versprechen:

Als Arbeitgeber, der für Chancengleichheit steht, begrüßen wir Bewerbungen aller entsprechend qualifizierten Personen, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Herkunft, Religion/Weltanschauung oder Alter. Informationen zum Umgang mit deinen Daten findest du in unserer Datenschutzerklärung.

Das bringst du mit:

1. Universitätsabschluss mit mindestens 2-3 Jahren Verwaltungserfahrung, vorzugsweise in der Pharmaindustrie (ein akademischer Abschluss in Naturwissenschaften wäre von Vorteil)
2. Fließende Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift
3. Ausgezeichnete mündliche, schriftliche, organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten
4. Ausgeprägte Fähigkeiten im Zeitmanagement
5. Liebe zum Detail und sehr gute Kenntnisse im Korrekturlesen und Bearbeiten technischer Dokumente
6. Fortgeschrittene Kenntnisse und praktische Erfahrung im Umgang mit einer Reihe von Bürosoftware - hervorragende Kenntnisse in MS Office-Programmen, Oracle/SAP, Zoom, Teams usw.
7. Kenntnis und Verständnis der Verwaltungs- und Bürotechniken und -verfahren
8. Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten und ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten
9. Ausgezeichneter Teamplayer mit "Can do"-Einstellung