168/2025 Sachbearbeitung im Studierendensekretariat (m/w/d)

Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg; Magdeburg; Vor Ort; EUR 20.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg sucht einen Sachbearbeiter im Studierendensekretariat. In dieser Rolle sind Sie für die Bearbeitung von Immatrikulations- und Zulassungsverfahren sowie die Beratung der Studierenden verantwortlich. Wir bieten eine moderne Arbeitsumgebung, flexible Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten.

Leistungen

Gute Weiterbildungsmöglichkeiten

Umfangreiche Verpflegung in Mensen und Cafeterien

Flexible Arbeitszeiten

Moderne Arbeitsplätze

Qualifikationen

• Berufsqualifizierender Abschluss, vorzugsweise im Bereich Verwaltung oder gleichwertige Qualifikation.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung in der (Hochschul-) Verwaltung wünschenswert.
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Bearbeitung des Immatrikulationsprozesses für internationale und nationale Studierende.
• Beratung von Studieninteressenten und Studierenden zu Bewerbungs- und Zulassungsangelegenheiten.
• Administrative Bürotätigkeiten, einschließlich Archivierung und Verwaltung der Studierendenakten.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Interkulturelle Kompetenz

Teamfähigkeit

Ausbildung

Berufsqualifizierender Abschluss im Bereich Verwaltung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

STELLEN-AUSSCHREIBUNG 168/2025

Die Otto-von-Guericke- Universität Magdeburg (OVGU) ist eine forschungsstarke, regional vernetzte und international orientierte Profiluniversität. Im Dezernat Studienangelegenheiten ist eine Stelle zur

Sachbearbeitung im Studierendensekretariat (m/w/d)

zu besetzen.

Entgeltgruppe:

9a TV-L

Einstellungsdatum:

01.10.2025

Befristung:

Elternzeit- vertretung für vorauss. 1 Jahr

Arbeitszeit:

100 %

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Das Dezernat für Studienangelegenheiten ist für die Organisation der Abläufe von der Bewerbung bis zur Exmatrikulation und die Betreuung der Studierenden zuständig. Als zentrale Schnittstelle zwischen Studierenden und Hochschulverwaltung verantwortet das Dezernat alle administrativen Aufgaben im Bereich Studium. Deutsche und internationale Bewerber*innen und Studierende werden bei der Organisation ihres Studiums begleitet und unterstützt. Das Dezernat bietet einen umfassenden Informations- und Betreuungsservice für Bewerber*innen, Studierende und Promovierende und trägt durch strukturierte Kommunikation, Information und Beratung zu sachgerechten Entscheidungen im Rahmen des Studiums bei. Des Weiteren berät und unterstützt das Dezernat hochschulintern bei Studiengangentwicklungen sowie bei der Erstellung und rechtlichen Prüfung von Studien- und Prüfungsordnungen. Das Verfahren der Systemakkreditierung wird durch das Dezernat koordiniert und begleitet.

Ihre Aufgaben:

• Eigenverantwortliche Bearbeitung des Immatrikulationsprozesses für internationale und nationale Studierende
• Eigenverantwortliche Bearbeitung von Prozessen der Zulassung für nationale Studierende
• Organisation und Durchführung der Studierendenverwaltung für internationale und nationale Studierende (u.a. Studiengangwechsel, Rückmeldung, Beurlaubung, Parallel- und Teilzeitstudium, Exmatrikulation)
• Telefonische, schriftliche und persönliche Beratung von Studieninteressenten und (ehemaligen) Studierenden zu allen Bewerbungs-, Zulassungs-, Immatrikulationsangelegenheiten sowie Prozessen der Studierendenverwaltung einschließlich dazu geltender rechtlicher Bestimmungen
• Bearbeitung inner- und außeruniversitärer Korrespondenz (Krankenkassen, Behörden, Studentenwerk, etc.)
• Zusammenarbeit mit anderen Hochschulbereichen (Prüfungsämter, Campus-Welcome-Center, Akademisches Auslandsamt etc.)
• Administrative Bürotätigkeiten (u.a. Archivierung, Ablage, Verwaltung der Studierendenakten)

Ihr Profil:

• Berufsqualifizierender Abschluss, vorzugsweise im Bereich Verwaltung oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
• Sicherer Umgang mit dem MS Office-Paket
• Möglichst Erfahrung im Umgang mit Hochschulinformationssystemen bzw. die Bereitschaft, sich in die hochschulspezifischen Datenbanksysteme (z.B. HISinONE) einzuarbeiten
• Erfahrung in einer (Hochschul-) Verwaltung sind von Vorteil
• Kenntnisse über einschlägige und für die Studierendenverwaltung und -zulassung relevante Gesetze und Ordnungen sind wünschenswert
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
• Serviceorientierung und interkulturelle Kompetenz
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit sowie ergebnisorientiertes, selbstständiges Arbeiten

Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Frau Ulrike Kolbe Tel. [phone] bzw. per E-Mail: ulrike.kolbe(at)ovgu.de

Gute Weiterbildungsmöglichkeiten und viele eigene Sport- und Freizeitangebote sowie eine umfangreiche Verpflegung in unseren Mensen und Cafeterien zeichnen uns aus. Diversität und Nachhaltigkeit sind uns ebenso wichtig wie eine wertschätzende Führungskultur. Alle üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsplätze sind selbstverständlich. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.ovgu.de/karriere.

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und ihnen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg setzt sich für die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ein.

Bitte beachten Sie die Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: https://www.uni-magdeburg.de/Datenschutz_Bewerber.html

Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) senden Sie bitte bis zum 17. Juli 2025 über das Online-Bewerbungsportal.

www.ovgu.de

Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

Dezernat Personalwesen