160/2025 Sachbearbeiter*in im Front- und Back-Office (m/w/d)

Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg; Magdeburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg sucht eine*n Sachbearbeiter*in im Front- und Back-Office für das Akademische Auslandsamt. In dieser Rolle betreuen Sie den Welcome Desk, unterstützen internationale Studierende, und arbeiten an der Optimierung interner Abläufe. Gute Englisch- und Deutschkenntnisse sind erforderlich, sowie eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement. Wir bieten ein internationales Arbeitsumfeld, gezielte Einarbeitung und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Gute Weiterbildungsmöglichkeiten

Vielfältiges Arbeitsumfeld

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement erforderlich.
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse (C1) und sehr gute Deutschkenntnisse (C1) erforderlich.
• Idealerweise Sprachkenntnisse in einer weiteren europäischen Sprache.

Aufgaben

• Betreuung des Welcome Desk und Koordination der Serviceangebote.
• Bearbeitung von Telefon- und E-Mail-Anfragen (D/E) zu Studien- und Aufenthaltsfragen.
• Veranstaltungsmanagement und Öffentlichkeitsarbeit.

Kenntnisse

Interkulturelle Kompetenz

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Ausbildung

abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement

Tools

Office-Software

Jobbeschreibung

STELLEN-AUSSCHREIBUNG 160/2025

Die Otto-von-Guericke- Universität Magdeburg (OVGU) ist eine forschungsstarke, regional vernetzte und international orientierte Profiluniversität.

Im Akademischen Auslandsamt ist eine Stelle als

Sachbearbeiter*in im Front- und Back-Office (m/w/d)

zu besetzen.

Entgeltgruppe:

9a TV-L

Einstellungsdatum:

zum nächstmögl. Zeitpunkt

Befristung:

3 Jahre

Arbeitszeit:

100 %

Wir sind eine Universität mit Schwerpunkten in den Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Wirtschaftswissenschaft, Humanwissenschaften und Medizin. 13.000 Studierenden aus dem In- und Ausland sowie ca. 3.000 Beschäftigten bieten wir hervorragende Studien- und Arbeitsbedingungen.

Das Akademische Auslandsamt der OVGU mit 13 Mitarbeitenden ist als Kompetenzzentrum für internationale Mobilität eine Service- und Koordinierungsstelle für die internationalen Beziehungen der Universität. Im neuen Campus Welcome Center sind wir als kollegiales Team Ansprechpartner*innen für unsere internationalen Studierenden und diejenigen, die von hier aus eine Zeit im Ausland verbringen wollen. Darüber hinaus beraten wir alle Bereiche der Universität in Fragen der Internationalisierung und Mobilität.

Als Sachbearbeiter*in am Welcome Desk sind Sie der/die erste Ansprechpartner*in für unsere Zielgruppen und repräsentieren die OVGU nach außen, während Sie gleichzeitig das Team im Backoffice mit organisatorischen und administrativen Aufgaben unterstützen.

Dieses Aufgabenfeld bietet beispielsweise Berufseinsteigern die ideale Gelegenheit, erste Erfahrungen in der Zielgruppenbetreuung und Organisation zu sammeln und dabei Verantwortung in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld zu übernehmen.

Ihre Aufgaben:

• Betreuung des Welcome Desk und Koordination der Serviceangebote
• Sicherstellung der Sprechzeiten am Welcome Desk (in Abstimmung mit International Office, Studierendenservice)
• Weiterentwicklung und Optimierung interner Abläufe zur Steigerung der Beratungsqualität.
• Beratungs- und Informationsmanagement
• Bearbeitung von Telefon- und E-Mail-Anfragen (D/E) zu Studien-, Aufenthalts- und Förderfragen.
• Erstellung und Pflege von Informationsmaterialien (Print & Online) für internationale Studierende.
• Unterstützung bei Mobilitätsprogrammen
• Unterstützung bei der Verwaltung von Mobilitätsprogrammen, einschließlich eigenständige Pflege relevanter Datenbanken (z. B. EU Mobility Tools).
• Unterstützung bei der Immatrikulation von Austauschstudierenden.
• Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung von Stipendienvergabeverfahren.
• Veranstaltungsmanagement und Öffentlichkeitsarbeit
• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (z.B. Welcome-Events, Info-Tage).
• Betreuung und Weiterentwicklung digitaler Kanäle (Webseiten, Welcome App etc.).
• Administrative und organisatorische Tätigkeiten
• Prüfung, Registrierung und Weiterleitung von Anträgen (International Office, Studierendensekretariat).
• Erstellung von Bescheinigungen, Beglaubigungen und Notenbestätigungen nach rechtlichen Vorgaben.
• Archivierung und strukturierte Ablage von Dokumenten.
• Analyse und Optimierung interner Arbeitsabläufe.

Ihr Profil:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder in einem vergleichbaren Ausbildungsberuf
• Kenntnisse der studien-/aufenthaltsrechtlichen Rahmenbedingungen im In- und Ausland.
• Interkulturelle Kompetenz und hohes Verantwortungsbewusstsein.
• sicherer Umgang mit Office-Software, Social Media und datenbankbasierten Anwendungen.
• Sprachkenntnisse: Englisch (verhandlungssicher, C1), Deutsch (sehr gut in Wort und Schrift, C1), idealerweise Sprachkenntnisse in einer weiteren europäischen Sprache
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.

Unser Angebot:

• Wir bieten Ihnen eine gezielte Einarbeitung und gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Als international ausgerichtete Universität bieten wir ein vielfältiges Arbeitsumfeld
• Eine offene Gesprächs- und Führungskultur, in der Diskussionen auf Augenhöhe geführt werden und neue Ideen willkommen sind, kennzeichnen unsere Zusammenarbeit
• Nutzen Sie das umfangreiche Angebot unseres betrieblichen Gesundheitsmanagements, die große Auswahl an eigenen Sport- und Freizeitmöglichkeiten sowie die abwechslungsreiche und gesunde Verpflegung in unseren modernen Mensen und Cafeterien.

Bei inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an den Dezernenten, Herr Dr. Uwe Genetzke unter Tel. [phone] bzw. per E-Mail: [e-mail].

Gute Weiterbildungsmöglichkeiten und viele eigene Sport- und Freizeitangebote sowie eine umfangreiche Verpflegung in unseren Mensen und Cafeterien zeichnen uns aus. Diversität und Nachhaltigkeit sind uns ebenso wichtig wie eine wertschätzende Führungskultur. Alle üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsplätze sind selbstverständlich. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.ovgu.de/karriere.

Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und ihnen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg setzt sich für die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ein.

Bitte beachten Sie die Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: https://www.uni-magdeburg.de/Datenschutz_Bewerber.html

Ihre vollständige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) senden Sie bitte bis zum 30. Juni 2025 über das Online-Bewerbungsportal.

www.ovgu.de

Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg

Dezernat Personalwesen