13.12.2024 Sekretär/in (m/w/d) - Kennwort: 74-2024-DFP - Hochschule Zittau/Görlitz | Bewerbungs[...]

Hochschule Zittau/Görlitz; Görlitz; Vor Ort; EUR 30.000 - 50.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine etablierte Hochschule sucht eine engagierte Person für eine Teilzeitstelle im Sekretariat. Diese Rolle umfasst die Organisation von Arbeitsabläufen, die Bearbeitung von Rechnungen und die Pflege des Intranetauftritts. Sie werden in einem flexiblen und familienfreundlichen Arbeitsumfeld tätig sein, das persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten bietet. Wenn Sie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise mitbringen und Freude an der Büroorganisation haben, dann ist diese Stelle genau das Richtige für Sie. Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil eines dynamischen Teams!

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Jahressonderzahlung

Vermögenswirksame Leistungen

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Jobticket

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich erforderlich.
• Erfahrungen in der Büroorganisation und Schriftgutverwaltung sind wichtig.

Aufgaben

• Organisation und Durchführung des Arbeitsablaufs im Sekretariat.
• Administrative Sachbearbeitung und Pflege des Intranetauftrittes.

Kenntnisse

Büroorganisation

Kommunikationskompetenz

Englischkenntnisse

Kenntnisse der geltenden DIN-Regeln

Organisationstalent

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich

Tools

Bürokommunikationstechnik

Dokumentenmanagementsystem

Jobbeschreibung

Hochschule Zittau/Görlitz | Bewerbungsende: 12.01.2025

An der Hochschule Zittau/Görlitz, im Dezernat Finanzen und Projektverwaltung, ist zum 01.01.2025 eine Teilzeitstelle (20 Stunden/Woche) als

zunächst befristet bis zum 30.11.2026 zu besetzen. Eine Verlängerung wird angestrebt.

Der/die StelleninhaberIn hat insbesondere folgende Aufgaben:

• Organisation und Durchführung des Arbeitsablaufs und Geschäftsverkehrs im Sekretariat, insbesondere
  • Terminplanung und -organisation,
  • Postbearbeitung,
  • Aktenverwaltung,
  • Büromaterialverwaltung und -bestellung,
  • Telefonkommunikation (Annahme, Weiterleitung von Telefonaten; Erfassung und entsprechende Bearbeitung der Anliegen/Sachverhalte) und Erledigung der schriftlichen Korrespondenz,
  • Besuchermanagement,
  • Verwaltung des Inventarbestandes einschl. Bestellung technischer Ausstattung,
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Beratungen,
  • Dienstreisemanagement,
• Administrative Sachbearbeitung:
  • Bearbeitung des elektronischen Rechnungseingangs (Indexierung im Dokumentenmanagementsystem), einschl. Rechnungsklärung,
  • Vorbereitung der Rechnungslegung,
  • Fristenkontrolle,
  • Aktualisierung von Unterschriftenproben zur sachlichen und rechnerischen Richtigzeichnung bzw. Unterstützung bei der Aktualisierung von Rollen und Berechtigungen sowie
• Pflege des Intranetauftrittes.

Es werden folgende Kenntnisse und Fähigkeiten vorausgesetzt

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich (z.B. Kauffrau/-mann für Bürokommunikation),
• Anwendungssicherer Umgang mit moderner und einschlägiger Bürokommunikationstechnik und -software,
• Praktische Erfahrungen in der Organisation, Koordinierung und Abwicklung von Arbeitsabläufen,
• Erfahrungen in der Schriftgutverwaltung und Registratur,
• Sehr guter mündlicher und schriftlicher Ausdruck und Kenntnisse der geltenden DIN-Regeln,
• Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift.

Darüber hinaus sind wünschenswert

• Erfahrungen in den Bereichen Hochschulverwaltung, und -strukturen,
• Interesse an neuen Trends und Technologien zum Aufgabengebiet für die Anwendung in der Hochschule.

Wir erwarten von Ihnen

• Ausgeprägte Kompetenzen in der Büroorganisation (selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise),
• Kommunikationskompetenz und Organisationstalent,
• Freundliches, professionelles Auftreten,
• Bereitschaft sowie Interesse, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln,
• Engagement, Zuverlässigkeit und Flexibilität.

Wir bieten Ihnen

• ein interessantes und anspruchsvolles Tätigkeitsfeld,
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung,
• persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Fort- und Weiterbildung,
• attraktive Sozialleistungen (betriebliche Altersvorsorge, Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen),
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit Angeboten zur betrieblichen Gesundheitsförderung sowie
• die Möglichkeit zur Nutzung eines Jobtickets.

Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 6 TV-L. Die 1. Tätigkeitsstätte ist Zittau. Die Hochschule Zittau/ Görlitz strebt eine ausgewogene Personalstruktur an und begrüßt daher die Bewerbung von Personen jeglichen Geschlechts. Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Konnten wir Ihr Interesse wecken? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse) bis zum 12.01.2024 (Posteingang) per E-Mail an:

[e-mail]
(Dokumente ausschließlich im pdf-Format)

Der Umwelt zuliebe möchten wir darum bitten, von postalischen Bewerbungen möglichst abzusehen (eine Rücksendung von Bewerbungsunterlagen ist nicht möglich). Wir bitten um Verständnis, dass Kosten, die Ihnen im Laufe des Auswahlverfahrens entstehen, nicht erstattet werden können. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Leiterin des Dezernates, Frau Jenny König (J.Koenig(at)hszg.de , Tel.: [phone]). Weitere Informationen finden Sie unter www.hszg.de.